Macierz Eisenhowera. Case Studies

Aby osiągnąć sukces w jakimkolwiek biznesie, konieczne jest, po pierwsze, nakreślić jasny plan działania dla siebie, a po drugie, ściśle go przestrzegać. Często jednak zdarza się, że po sporządzeniu listy spraw osoba zaczyna je odkładać w nieskończoność, rozpraszając się czymś nieistotnym lub po prostu leniwym do podjęcia pracy. Często ludzie popełniają błąd, wybierając niewłaściwe priorytety i kolejność, w jakiej są przeprowadzane.

W wyniku niewłaściwego i nieefektywnego planowania biznesowego akumulują się, a ich niezwłoczne wykonanie wymaga ogromnego nakładu czasu i wysiłku. W ten sposób kilka dni można łatwo wymazać z życia i wypełnić jedynie męczącymi czynnościami. Stres i zły nastrój - to właśnie osoba dostaje w wyniku niekończących się opóźnień, za które sam jest odpowiedzialny. A potem zaczyna się jeszcze bardziej obawiać tej rutyny i wpada w błędne koło.

Macierz Eisenhowera, lub, jak to często się nazywane, matrycę priorytetową Eisenhowera, może przyjść na ratunek w takiej sytuacji. Jest to jeden z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów organizacji czasu pracy, który opiera się tylko na dwóch parametrach - ważności i pilności.

Ten sposób przydzielania spraw nosi imię 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych, Dwighta Eisenhowera. Był bez wątpienia bardzo zapracowanym człowiekiem i dlatego opracował unikalną metodę przydzielania czasu i kolejności wykonywania spraw.

Czym jest Matryca Eisenhowera

Główną ideą jest szybkie i skuteczne rozdzielanie spraw według ważności i pilności. Oceniając je za pomocą tych dwóch parametrów, możemy podkreślić priorytet i wyeliminować całkowicie nieistotne.

Matryca Eisenhowera została podzielona na 4 grupy:

• Pilne i ważne.
• Nie jest to pilne, ale ważne.
• Nie ważne, ale pilne.
• Nie ważne i nie jest pilne.

Według Amerykański prezydent, Wszystkie zadania bez wyjątku można podzielić na te cztery kategorie, ważne jest, aby móc krytycznie ocenić ich znaczenie dla przyszłej ludzkiej przyszłości.

Teraz rozważ każdą kategorię bardziej szczegółowo.

Ważne i pilne sprawy

Eisenhower nazwał je "pytaniami o życie i śmierć". Przypadki, które należy wykonać w ciągu dnia, które mogą znacząco wpłynąć na twoje przyszłe życie i karierę.

Przykłady: rozwiązywanie kryzysów lub nagłe problemy, pilne zadania, projekty z bliskimi terminami.

Jeśli w tej sekcji jest dużo przypadków, oznacza to, że nie zarządzasz swoim czasem wystarczająco dobrze i niepoprawnie dystrybuujesz siły. Idealnie ten kwadrat powinien być pusty.

Jeśli wiele ważnych rzeczy w tym samym czasie wymaga szybkiego rozpatrzenia, oznacza to, że żyjesz od pośpiechu do pośpiechu, a po prostu potrzebujesz matrycy Eisenhowera jako dobrego przykładu prawidłowego rozkładu czasu i wysiłku. Nawyk odkładania pracy do ostatniej pokazuje niski poziom samodyscypliny i może później prowadzić do wielkich problemów w karierze. Ponadto pozostanie w odwiecznym stresie już zdarzyło się lub po prostu zbliża się do szkodliwego wpływu avulla na twoje zdrowie.

Ważne, ale nie pilne

To jest twój potencjał. Przypadki, które mają wielki wpływ na przyszłość, ale nie wymagają decyzji w nagłych wypadkach. Eisenhower był pewien, że ta kategoria powinna być najważniejszą z czterech. Przypisanie określonego zadania temu elementowi i jego systematyczne wdrażanie zapewni wystarczającą ilość czasu na przemyślane i wysokiej jakości wykonanie.

Możliwość wyboru z listy przypadków, które powinny należeć do tej kategorii, jest jednym z najważniejszych zadań, które wykonuje macierz Eisenhowera. Przykładem takich przypadków jest ocena uzyskanych wyników, opracowywanie nowych projektów, identyfikacja perspektyw rozwoju i nawiązywanie relacji.

Bardzo często ludzie odkładają właśnie takie przypadki, ale nie można tego zrobić, ponieważ są kluczem do sukcesu w życiu. Aby uniknąć pokus, bardzo przydatne jest ustalenie daty ich wykonania.

Nieważne, ale pilne sprawy

Sprawy, które wymagają dużo czasu, ale w rzeczywistości nie mają znaczenia dla dalszego rozwoju. Prezydent umieścił zadania w tej kategorii, które odwracają uwagę i przeszkadzają w efektywnej działalności.

Przykładem nie są zbyt ważne telefony do pracy, codzienne spotkania, rozważenie pilnych materiałów, spotkania biznesowe.

Większość ludzi bierze lwią część czasu na takie sprawy. Należy je natychmiast rozwiązać. Pozwoli to wystarczająco dużo czasu na bardziej poważne zadania.

Nie pilne i nie ważne sprawy

Nie ma znaczenia dla przyszłości. Są to sprawy, które odwracają uwagę od głównej pracy. Są zwykle bardzo przyjemne, ale całkowicie bezużyteczne. Sam Eisenhower nazywał ich "pożeraczami czasu" i uważał je za katastrofalne z punktu widzenia efektywnego przepływu pracy.

Przykłady: prywatne rozmowy telefoniczne i listy, sieci społecznościowe, gry komputerowe, niekończące się przekąski i przerwy na herbatę.

Te przypadki można bezpiecznie usunąć z listy i radzić sobie z nimi tylko wtedy, gdy naprawdę masz wolny czas.

Jak pracować z matrycą

Oto kilka prostych zasad, które pomogą ci ocenić z pierwszej ręki, jak efektywna jest macierz Eisenhowera. Zasada metody jest niezwykle prosta.

Dla jasności weź kartkę papieru i napisz listę wszystkich zadań, które musisz wykonać przez pewien okres czasu - dzień, tydzień lub miesiąc. Dokładnie oceń je według ważności i pilności.

Kolejna kartka papieru jest podzielona na cztery części: na pierwszym placu będą ważne i pilne sprawy, w drugim - ważne, ale nie pilne, i tak dalej. Zapisz wszystkie zadania w tym arkuszu, rozkładając je na kwadratach. To, co widzisz przed sobą, to własna matryca Eisenhowera.

Łatwo zrozumieć, że musisz rozdawać swój czas głównie między ważnymi sprawami, czyli między pierwszymi dwoma kwadratami. Te zadania, które trafiają na trzeci i czwarty kwadrat, można wykonać po wykonaniu ważniejszych zadań.

Podczas rozwiązywania problemu bardzo ważne jest, aby nie rozpraszać się przed biznesem w poszukiwaniu przekąsek, przerw na papierosa i sprawdzania poczty. Zakończ zadanie, a następnie możesz nagrodzić się czymś przyjemnym.

Macierz Eisenhowera nadaje się również do planowania długoterminowego. W tym celu ważne jest również nakreślenie głównego zadania i uporządkowanie wszystkich spraw, które przyczynią się do jego osiągnięcia.

Pomimo faktu, że metoda ma ponad pół wieku, nie straciła swojej skuteczności. Matryca Eisenhowera jest z powodzeniem stosowana przez wielu odnoszących sukcesy ludzi. Jest to jedna z podstawowych metod współczesnego zarządzania czasem. Prosta, a zarazem genialna metoda pozwala na świeże spojrzenie na własne działania, aby zrozumieć, skąd bierze się cenny czas pracy.