Jak prawidłowo uszyć dokumenty w dokumentacji, w archiwum, pod kątem podatku?
Wielu przedsiębiorców, sekretarek i księgowych, zwłaszcza początkujących, ma pytanie: "Jak szyć dokumenty?" Wydawałoby się, że w tym trudnym? Jednak nie tak proste. Dokumenty są przekazywane organom regulacyjnym lub składane w archiwum, a zatem muszą być wykonywane zgodnie ze wszystkimi zasadami i przepisami. Przyjrzyjmy się szczegółowo niuansom tego tematu.
Zalecenia metodyczne pracy biurowej
Zarządzanie dokumentami jest złożonym procesem w zakresie dokumentacji. Dotyczy to również dokumentów biznesowych oprogramowania układowego. Nie można po prostu złożyć paczki prześcieradeł i uszyć. Bardzo często dokumenty są zwracane właśnie dlatego, że pliki są niepoprawnie zaaranżowane.
Aby zrozumieć, jak prawidłowo poszyć dokumenty w dokumentacji, należy zapoznać się z zaleceniami metodologicznymi. Są zatwierdzone przez Rosarchiw (12/23/09).
Po co szyć dokumenty?
Zanim dowiemy się, jak prawidłowo łączyć dokumenty, omówmy, dlaczego tak naprawdę jest potrzebna. Nie wszyscy wiedzą, dlaczego tak się dzieje. Ale istnieje wiele organizacji, w których dokumenty są przyjmowane tylko w poprawnej, prawidłowo wykonanej formie. Na przykład, przy składaniu do archiwum, do udziału w przetargach, przy składaniu dokumentów w podatku itp.
Chcemy zauważyć, że nie ma jednoznacznych instrukcji na ten temat. Istnieją jednak przepisy regulujące procedurę rejestracji dokumentacji. Uważa się, że absolutnie wszystkie dokumenty powinny być szyte, jeśli ich objętości są większe niż jeden arkusz. Dotyczy to również kopii, na przykład dokumentów karty osób prawnych (na kopiach nie są stemplowane kopie firmy). Ponadto, szyte arkusze są ponumerowane. Cyfry arabskie. Umieszczono je w prawym górnym rogu. W przypadku dokumentów oprogramowania układowego potrzebna jest specjalna sznurka, szydło, igła. Na odwrocie ostatniego arkusza musi być wklejony list z informacją o liczbie stron. Jest podpisany przez szefa i koniecznie pieczęć przedsiębiorstwa.
Projekt okładki
Prawidłowo sporządzając dokumenty, powinieneś zadbać o osłonę. Najczęściej jest to karton. Ponadto może być przeznaczony do długotrwałego użytkowania, być standardowym (format A4) i niestandardowy.
Osłony wykonane są z grubej tektury w przypadkach, w których pierwotnie planowano długoterminowe przechowywanie dokumentów (ponad dwadzieścia pięć lat). A do zgłoszenia w archiwum stanowym będzie odpowiednia i prostsza opcja.
Lista dokumentów
Przed zszywaniem dokumentów należy prawidłowo rozmieścić wszystkie elementy wewnątrz obudowy, aby nie musieć ich łączyć w przyszłości. W końcu może zawierać więcej niż jeden pakiet dokumentów. W takim przypadku każdy zestaw musi być szyta oddzielnie i zawierać przejrzyste informacje o nazwie folderu, dacie inwentarza, liście wszystkich arkuszy, pełnej nazwie. osoba odpowiedzialna. Sam spis nie jest ponumerowany.
Jak prawidłowo są ponumerowane arkusze
Aby poprawnie zliczyć arkusze, powinieneś znać pewne zasady:
- Liczby są przypisywane do arkuszy, ale nie do stron. Zapamiętaj to.
- Inwentaryzacja nie jest numerowana.
- Jeśli pomiędzy dokumentami znajdują się listy, koperty są ponumerowane na początku, a następnie na przemian na każdym arkuszu.
- Numery arkuszy są umieszczane w rogu powyżej (prawy górny róg) za pomocą prostego ołówka. Używają cyfr arabskich.
- Jeśli sprawa zawiera więcej niż jedną objętość, to każda z nich jest ponumerowana osobno.
- Jeśli w środku znajdują się dokumenty z własną numeracją, to nadal muszą przejść przez wspólną numerację.
- Arkusze dużego formatu (A2, A3) są rozłożone, a numer seryjny jest umieszczany w górnym rogu. Są tylko obrębione na jednej krawędzi.
- Jeśli arkusz zawiera całkowicie sklejone fragmenty, to ma tylko jeden numer, a poniżej trzeba podać całą listę sklejonych czeków, wyciągów.
- Jeśli zdjęcie, czeki są dołączone do arkusza tylko z jednej strony, w tym przypadku każdy z nich będzie miał swój własny numer.
- Wykresy, rysunki i zdjęcia również są ponumerowane.
- Schematy i mapy sklejone z kilku arkuszy mają jeden numer, ale w ogólnym inwentarzu wskazuje się, z ilu arkuszy składają się.
Czy dozwolone są błędy numerowania?
Przed zszywaniem dokumentów z nitkami lepiej jest upewnić się, że wszystko jest odpowiednio udekorowane. Szczególnie sprawdź, czy wszystkie strony zawierają poprawne liczby. W przypadku drobnych błędów (na przykład brak liści) dozwolone jest numerowanie list, ale tylko za zgodą pracowników archiwum. Oznacza to, że wszystkie arkusze pozostają bez poprawek, a na tych, które zostały pominięte, umieszcza się figurę (z poprzedniego arkusza) i literę.
Jeśli występują poważne błędy, musisz całkowicie przerobić pracę. Do tego potrzebny jest prosty ołówek, aby można było usunąć nieprawidłowe informacje. Ale nawet jeśli używałeś pióra, nie ma to znaczenia. Stare liczby są starannie przekreślone, a obok są nowe. W tym przypadku notatka świadka również się zmienia. Ona, oczywiście, nie jest wycofana ze sprawy. Po prostu inwestujesz nowe.
Jak prawidłowo szyć dokumenty?
Jeśli przygotowałeś wszystkie dokumenty i jesteś pewien poprawności wszystkich inwestycji, możesz przejść do następnego kroku. Zszyj arkusze tylko specjalnymi nitkami (są one również nazywane sznurkiem bankowym) i igłą. A jak szyć dokumenty w papierkowej robocie? Przyjrzyjmy się szczegółowo, jak to się robi, krok po kroku.
Musisz uporządkować sprawę w taki sposób, aby można ją było przeczytać później. Dlatego po lewej stronie, w odległości półtora centymetra od krawędzi, trzy dziury przebijają szydłem, jeden pod drugim. Środkowy otwór powinien znajdować się dokładnie pośrodku, a pozostałe dwa powinny znajdować się w odległości trzech centymetrów od niego.
Jeśli sprawa jest niewielka, wygodniej jest użyć dziurkacza. A dla ważniejszych tomów lepiej jest wziąć szydło. Bardzo często pogarsza się pierwsza i ostatnia strona. Dlatego lepiej jest zabrać i przykleić paski tektury w miejscach nakłuć, w których będzie trzymany sznur. Lepiej przygotować nić z góry, przed zszyciem dokumentów. Nie rób tego zbyt długo, ponieważ może się zdezorientować. Siedemdziesiąt centymetrów powinieneś wystarczyć.
Aby uprościć wyjaśnienie, policzmy dziury. Niech najwyższa będzie pod numerem 1, środkowa - 2, a dolna - 3. Zaczniemy szyć z tylnej części obudowy przez przeciągnięcie igły przez otwór 2 (jeden koniec sznurka jest pozostawiony za folderem) na przednią stronę, a następnie przeciągnięcie igły przez otwór 1, znowu nić ciągnie po przeciwnej stronie. Kiedy wolny koniec sznurka i igła znajdują się z tyłu folderu, a następnie przez otwór trzy, należy przesunąć ponownie na przednią stronę, a następnie ponownie do tyłu przez 2 otwory. Oto sposób łączenia dokumentów w archiwum.
Rzecz, jak mówią, została zakończona. Papier szyte. Teraz musisz zawiązać sznurek na węźle (tył). Węzeł musi być wystarczająco ciasny i ściśle przylegać do ostatniej strony, ponieważ będzie musiał zostać naprawiony za pomocą notatki o świadectwie umieszczonej na kleju. Końcówki sznurka powinny zwisać luźno z przyklejonego papieru.
Poświadczamy dokumenty z podpisem
Jak szyć dokumenty, pozornie zorientowane. Teraz pozostaje poświadczenie pliku podpisem. Ona, nawiasem mówiąc, jest nazywana - świadkiem. Odbywa się to na osobnym arkuszu i wkleja z tyłu ostatniej strony. Uwaga musi zawierać informacje o liczbie zszytych papierów, ze wskazaniem cech (być może jest to dostępność referencji, zdjęć, rysunków, rysunków).
Pismo świadka podpisuje bezpośrednio dyrektor lub jego zastępca, który wskazuje na swoje stanowisko. Sama nuta jest starannie przyklejona do sznurka, którym zasznurowaliśmy skrzynkę. Na nim umieszczona jest pieczęć przedsiębiorstwa. Ale jest jeden niuans. Pieczęć powinna być częściowo na notatce, a częściowo na kartce. To bardzo ważna kwestia. I o nim należy pamiętać.
Stopniowo zastanawialiśmy się, jak łączyć dokumenty. Zdjęcia przedstawione w artykule będą wyraźniej obrazować proces.
Czy są jakieś różnice w dokumentacji podatkowej?
Nie bez powodu chcemy zwrócić szczególną uwagę na formalności podatkowe. Znajomość niuansów i osobliwości pozwoli uniknąć pewnych problemów, a mianowicie quibbles ze strony kontrolowania osób. Zaniedbanie w tej kwestii może prowadzić do niepotrzebnych roszczeń.
Istnieje wiele takich przypadków, gdy sprawy są zwracane, motywując je nieodpowiednim projektem. Nie bez powodu Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej wydało specjalne wyjaśnienie (pismo nr 03-02 z dnia 29 października 2015 r.) Dotyczące poprawności dostarczania zszytych dokumentów, a także ich kopii w formie papierowej.
Chciałbym przypomnieć, że podczas inspekcji organ podatkowy ma prawo zażądać kopii dokumentów na papierze, który musi być certyfikowany. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że kopia jest kopią w pełni odtwarzającą oryginał. Certyfikowany jest tylko opcja, na której znajdują się wszystkie szczegóły, które nadają moc prawną papierowi. W takim przypadku Urząd przedstawia zalecenia dotyczące prawidłowego łączenia dokumentów i ich kopii. Nawet kserokopie są zszywane. I nie przyjęty w żaden inny sposób.
Jak szyć dokumenty podatkowe?
Zakłada się, że zgłoszenie nie powinno być zbyt duże, nie więcej niż sto pięćdziesiąt arkuszy. Numeracja arkuszy jest wymagana tylko cyframi arabskimi (bryła), zaczynając od pierwszej. Wszystkie arkusze są szyte w dwóch lub czterech punktach ze specjalnym gwintem. Końce tej nici powinny być rozciągnięte do tylnej strony ostatniej strony i są połączone silnym węzłem.
Zaleca się nie tylko sporządzanie dokumentów, ale także wydawanie papierowych naklejek z tyłu. Powinien zamknąć miejsce oprogramowania i samego węzła. Wymiary naklejki nie przekraczają czterdziestu - pięćdziesięciu milimetrów. Zawiera podpis świadka wskazujący liczbę ponumerowanych stron. Wszystko to podpisuje szef organizacji lub inny przedstawiciel, który ma taką władzę. Ponadto pieczęć przedsiębiorstwa jest umieszczona w taki sposób, że przechwytuje zarówno naklejkę, jak i podpis z pełną nazwą. osoba, która poświadczyła dokumenty.
Urząd jednoznacznie podkreśla, że przy tworzeniu plików należy zapewnić bezpieczeństwo i integralność oryginałów i ich kopii. Dokumenty szyte są dostarczane do podatku z listem motywacyjnym. Wskazuje podstawę do przechowywania plików, ich liczby, liczby arkuszy w każdym z nich.
Przeanalizowaliśmy rekomendacje Ministerstwa Finansów dotyczące zszywania dokumentów po ich przekazaniu organom regulacyjnym. Jak widać, zasady są takie same, ale są małe niuanse.
Zamiast posłowia
W naszym artykule rozmawialiśmy o tym, jak prawidłowo łączyć dokumenty w archiwum, za podatki lub tylko w papierkową robotę. Istnieje wiele kontrowersji w tym zakresie, ponieważ nie ma jednego standardu. Ale jeśli tworzysz zbiórkę gazet i dokumentów tylko do przechowywania w biurze przez pewien czas, nie czyni to wielkiego wysiłku, to konieczne jest potraktowanie szwów i dokumentów, aby przekazać je organom kontrolującym z pełną odpowiedzialnością, aby uniknąć problemów. Ogólnie uważa się, że przechowywanie jest najbardziej niezawodnym sposobem przechowywania dokumentów biznesowych, ponieważ są one trudniejsze do zmiany lub kucia. Mamy nadzieję, że nasze informacje będą dla Ciebie przydatne.