Wiadomość telefoniczna - co to jest?

Nowoczesne technologie pozwalają szybko i sprawnie przekazywać dowolne informacje, więc wiadomość telefoniczna nie jest obecnie najpopularniejszym typem wiadomości. Niemniej ta metoda informowania jest nadal istotna. W jakim celu jest wiadomość telefoniczna? Jak odebrać i zorganizować taką wiadomość telefoniczną?

Co to jest?

Co to jest wiadomość telefoniczna? Jest to metoda szybkiej transmisji wiadomości serwisowej przez telefon. W jaki sposób ta metoda informowania różni się od zwykłego połączenia telefonicznego? Przede wszystkim fakt, że odbiór i przesyłanie, a także dalsze przechowywanie powinny być odpowiednio udokumentowane i zarejestrowane. Tylko w takim przypadku wiadomość może zostać uznana za wiadomość telefoniczną i mieć moc prawną.

Informacje, które może zawierać wiadomość telefoniczna, to ogłoszenie, wiadomość biznesowa lub zamówienie od kierownictwa (wyższej organizacji). Możliwość zgłoszenia w ten sposób jest ustalana nie tylko w przepisach (instrukcjach) obiegu dokumentów przedsiębiorstwa, ale także w aktach prawnych regulujących postępowanie sądowe (APC i RF CPC). Tak więc wiadomość telefoniczna to nie tylko rozmowa, ale krótka i niezwykle przystępna forma przekazywania informacji o usługach.

Jakie informacje mogę wysłać telefonicznie?

Z reguły za pomocą wiadomości telefonicznej zwykle przekazuje się informacje i zapytania niezbędne do szybkiego rozwiązania problemów produkcyjnych i organizacji procesu pracy:

• Informacje o powołaniu, odwołaniu, przeniesieniu czasu i daty wydarzenia. Ta kategoria obejmuje powiadomienie o miejscu i czasie rozprawy sądowej, zgodnie z zasadami proceduralnymi.
• Prośby o pilne dostarczanie informacji, raportowanie i tak dalej.
• Zaproszenia na wydarzenia: spotkania, konferencje, stowarzyszenia metodyczne i tak dalej.

• Wnioski i propozycje dotyczące delegowania przedstawicieli organizacji na wyjazdy służbowe, w terenie.
• Raporty podsumowujące, wyniki badań, ankiety i inne.

Jak wysłać wiadomość telefoniczną?

Jak poprawnie wysłać powiadomienie o połączeniu telefonicznym? Przygotowanie i przekazywanie informacji w ten sposób obejmuje następujące kroki:

• Przygotowywanie wersji roboczej. Będziesz musiał napisać tekst przyszłej wiadomości telefonicznej. Musi być napisany przystępnym, zwięzłym językiem, unikając złożonych, slangowych lub ewidentnie wspólnych zwrotów mowy, niejasności, trudnych do wymówienia zdań. Objętość tekstu nie powinna zawierać więcej niż 50 słów. Jeśli to konieczne, wiadomość telefoniczna jest uzgadniana z osobą, w imieniu której informacje są przesyłane.
• Komunikat telefoniczny wydawany jest zgodnie z zasadami obiegu dokumentów ustalonymi w organizacji: na papierze z przypisaniem daty i porządkowym indywidualnym numerem. Osoba, w imieniu której wiadomość jest wysyłana, powinna przeczytać i podpisać wiadomość telefoniczną.
• W sytuacji, gdy wiadomość jest wysyłana do kilku subskrybentów, oprócz wiadomości telefonicznej tworzona jest lista aplikacji zawierająca nazwisko i numer telefonu każdej organizacji.

• Wiadomość telefoniczna jest zarejestrowana w specjalnym czasopiśmie (jeśli taki jest przechowywany w organizacji) lub korespondencji wychodzącej.
• Przeniesienie wiadomości telefonicznej: aby zadzwonić do subskrybenta, poprosić o wiadomość telefoniczną, aby zgłosić pełne imię i nazwisko. i ich stanowisko oraz osoba, w imieniu której przekazywane są informacje, twój numer telefonu.
• Jasno i czytelnie dyktuj tekst wiadomości telefonicznej. Poproś subskrybenta, aby ponownie przeczytał nagranie, aby uniknąć błędów w transmisji.
• Znajdź i zapisz numer przychodzący, pod którym wiadomość telefoniczna jest zarejestrowana w organizacji subskrybenta.

Jak wziąć?

W jaki sposób odbierana jest wiadomość telefoniczna? Proces ten obejmuje dosłowne rejestrowanie wiadomości, późniejsze projektowanie i rejestrację zgodnie z obowiązującymi w organizacji zasadami, a także szybkie przesyłanie otrzymanej wiadomości do pracy.

• Po otrzymaniu prośby telefonicznej o przyjęcie wiadomości telefonicznej, przede wszystkim konieczne będzie sporządzenie projektu, czyli dosłownie, zapisanie lub wpisanie przesłanego tekstu na komputerze.
• Sprawdź poprawność nagranej wiadomości, czyli ponownie odczytaj tekst do pracownika wysyłającego wiadomość telefoniczną.
• Aby dowiedzieć się od osoby dzwoniącej nazwisko, stanowisko osoby, w imieniu której wiadomość jest przesyłana, numer wychodzący, pod którym zarejestrowana jest wiadomość telefoniczna oraz informacje o pracowniku, który przesyła informacje (stanowisko i nazwisko).
• Zgłaszanie numeru przychodzącego, pod którym zarejestrowana jest wiadomość telefoniczna w organizacji macierzystej, jak również pozycji i imienia i nazwiska pracownika, który otrzymał wiadomość telefoniczną.
• Następnie należy wydać odebrane informacje w formularz dokumentu i zarejestruj się (przykład telefonii telefonicznej pokazano poniżej).

Ogólne wymagania dotyczące rejestracji

Obecnie istnieją tylko zalecenia dotyczące sposobu przygotowania wiadomości telefonicznej, więc zasady dotyczące przesyłania i odbierania wiadomości telefonicznej określa instrukcja zarządzania zapisami przyjęta w organizacji. Istnieją ogólne wymagania, zgodnie z którymi należy napisać wiadomość telefoniczną:

• Otrzymana wiadomość jest wydana na oddzielnym pustym arkuszu lub na specjalnym formularzu zatwierdzonym przez organizację. Dopuszcza się posiadanie w organizacji przyjmującej zatwierdzonej instrukcją "Rejestr odbioru telefonicznego", zawierającą sekcje do zapisywania wszystkich niezbędnych szczegółów tego typu informacji. Sam komunikat telefoniczny jest wprowadzany bezpośrednio do dziennika, którego przykład można zobaczyć w artykule, natomiast nie jest wymagany żaden dodatkowy projekt w formie formularza.
• Ważność prawna dokumentu jest potwierdzona obowiązkowymi wymaganiami: numery przychodzące i wychodzące, informacje o osobie, która wysłała wiadomość telefoniczną i ją przyjęła (stanowisko, imię i nazwisko, podpis osobisty). Ponadto powinieneś określić nazwa organizacji z miejsca, w którym wysłano wiadomość telefoniczną oraz datę odbioru.
• W formularzu można również określić konkretny czas otrzymania informacji.
• Data wiadomości telefonicznej to dzień, w którym wiadomość została odebrana przez subskrybenta (chyba że zostało to inaczej zatwierdzone instrukcje pracy biurowej organizacje).

Kto powinien podpisać?

Z reguły wiadomość telefoniczna jest kompilowana w jednym egzemplarzu (inna liczba kopii może zostać zatwierdzona w instrukcji obsługi pracy biurowej organizacji) i nie jest przesyłana do organizacji subskrybenta na papierze. W związku z tym może powstać pytanie: w jaki sposób dokument powinien być podpisany przez pracowników, którzy otrzymali i przesłali taki komunikat, a także osoby, w imieniu których przekazywane są informacje?

Podczas wysyłania wiadomości telefonicznej przez pracownika organizacji nadawczej, dokument w pełni określa szczegóły dotyczące składania trzech podpisów:

• przesłał wiadomość.
• przyjął wiadomość;
• urzędnika, w imieniu którego wysyłana jest wiadomość telefoniczna.

W takim przypadku tylko urzędnicy organizacji wysyłający wiadomość telefoniczną podpisują dokument. Odbiorca robi jego kopię w podobny sposób, ale tylko pracownik odbierający ją podpisuje.

Rejestracja

Podczas rejestracji wiadomości telefonicznych należy również kierować się zasadami zatwierdzonymi przez standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej organizacji. Jeśli procedura przypisywania numeru do tego typu dokumentu nie jest uregulowana, możliwe są następujące opcje:

• Najbardziej dostępnym i powszechnym sposobem jest rejestrowanie odebranych wiadomości telefonicznych w ogólnym dzienniku korespondencji przychodzącej. Dozwolone z numerem seryjnym jest przypisanie indeksu alfabetycznego wskazującego ten typ korespondencji.
• Utwórz osobny dziennik w organizacji, w którym rejestracja wiadomości telefonicznych będzie prowadzona osobno.

Jak i ile wiadomości telefonicznych są przechowywane?

Zgodnie z obecnie istniejącymi listami, które regulują procedurę i warunki przechowywania zarchiwizowanych dokumentów, dziennik do zapisywania wychodzących lub przychodzących wiadomości telefonicznych powinien być uroczo przechowywany w archiwum organizacji przez 3 lata. W przypadku telefonów telefonicznych nie ustalono jasnej kolejności przechowywania. Dlatego kierownictwo organizacji ma prawo do samodzielnego określenia, w jaki sposób przekazać wypełnione wiadomości telefoniczne do magazynu archiwalnego. Dopuszczalne jest na przykład składanie dokumentu w sprawach związanych z przedmiotem przekazywanych informacji, a następnie archiwizowanie go w sposób odpowiedni do przechowywania tego typu spraw.