Zasady korespondencji biznesowej: przykłady. Elektroniczna korespondencja handlowa: zasady rejestracji i utrzymania

Sukces w działalności jakiejkolwiek organizacji, firmy handlowej czy przedsiębiorstwa jest nierozerwalnie związany z kulturą zachowania i etykiety. Wszystkie działania szefa, pracownicy powinni zawsze brać pod uwagę dobre zasady i dopasuj sytuację.

Jedną z najważniejszych części etykiety jest korespondencja biznesowa.

Szacuje się, że prawie 50% czasu pracy stanowiło znajomość dokumentów, poczty. Jest to jednak konieczne, ponieważ kompetentna korespondencja biznesowa może znacznie zwiększyć obroty firmy, przyspieszyć interakcję różnych służb i działów.

Oczywiście są tu pewne szablony i na pewno zostaną omówione w tym artykule. Zasady korespondencji biznesowej od dawna zostały ustandaryzowane. Istniejący GOST R.6.30-2003 pomoże poprawnie umieścić tekst na arkuszu, zasugeruje, jak zrobić wcięcia, marginesy, czcionki. Korespondencja biznesowa charakteryzuje się jednolitością i powtarzalnością zwrotów mowy.

Jednak każda litera jest indywidualna. Duży odcisk na nim narzuca tożsamość nadawcy, jego pozycję, sytuację i adresata. W pewnym stopniu korespondencja biznesowa to połączenie kreatywności i ciężkiej pracy.

Rodzaje korespondencji biznesowej

Obieg dokumentów odbywa się na papierze i e-mailem.

Całą korespondencję w przedsiębiorstwie można podzielić na następujące grupy:

- oficjalna / nieoficjalna korespondencja;

- wewnętrzny i zewnętrzny.

Oficjalna korespondencja obejmuje oferty komercyjne, podziękowania i listy gwarancyjne, umowy handlowe, zamówienia na przedsiębiorstwo, oficjalne obowiązki, zapytania, wymagania, roszczenia.

Nieformalna korespondencja zawiera różne gratulacje od partnerów biznesowych, klientów, pracowników; kondolencje, przeprosiny, zaproszenia i podziękowania.

Dokumenty wewnętrzne są używane tylko między działami jednego przedsiębiorstwa, a dokumenty zewnętrzne są poza jego zakresem.

Zasady korespondencji biznesowej: Treść wewnętrzna

Głównym wymaganiem jest zwięzłość i pojemność listu. Nie rozciągaj tekstu na kilka stron. Najlepszym rozwiązaniem jest trzymanie się w jednym.

Zasady korespondencji biznesowej implikują wykluczenie z tekstu złożonych, niezrozumiałych, obcych i wysoce specjalistycznych słów i wyrażeń. Wszystkie propozycje powinny być krótkie, z głównymi myślami autora i bez "wody".

Unikaj niejednoznacznych interpretacji w liście, inaczej w przypadku sporu będzie trudniej bronić twojego punktu widzenia i udowodnić, że masz na myśli pewną frazę.

Zasady formalizacji korespondencji biznesowej wymagają od pisarza wywoływania adresata po imieniu, przed którym widnieje apel "Drogie ...". I upewnij się, że "ty", nawet jeśli istnieje dobra przyjaźń z odbiorcą listu.

We wstępie, oprócz podania imienia i nazwiska, napisano główny cel wiadomości. Przykłady korespondencji biznesowej znają wystarczającą liczbę szablonów i znaczków dla takich przypadków: "W związku z poprzednim listem ...", "Przypominamy ...", "Informujemy ..." i innych.

Niekorzystne dla odpowiedzi odbiorcy (odrzucenie propozycji, ze współpracy) osłabiają frazę: "Niestety, nie możemy użyć proponowanych warunków ..." lub tym podobnych.

Projekt zewnętrzny papierkowej roboty

List firmowy musi być napisany na papierze firmowym firmy wraz z danymi firmy i wszystkimi danymi kontaktowymi.

Pamiętaj, aby podać dokładną datę dokumentu.

W prawym górnym rogu arkusza znajdują się inicjały adresata i adres przedsiębiorstwa odbiorcy.

Podziel tekst na akapity semantyczne, aby ułatwić czytelnikowi zrozumienie i postrzeganie. Nie więcej niż 4-5 linii.

Pisz wszystkie słowa wielkimi literami - zła forma.

Dokumenty można dołączyć do listu. W takim przypadku są one wymienione w oddzielnym wierszu w lewym dolnym rogu arkusza. W przypadku etykiety biznesowej odpowiedź na list musi wpłynąć w ciągu 10 dni. Jeśli problem wymaga więcej czasu na rozwiązanie, adresat musi o tym powiadomić.

Po napisaniu, pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić tekst pod kątem błędów, zarówno pisowni, jak i gramatyki. Jeśli masz czas, warto odłożyć ten list i wrócić do niego później. Z reguły będą niedokładności, które nie zostaną zauważone jako pierwsze. Najważniejsze takie porady w przypadku odpowiedzi na reklamację klienta. Nie powinieneś nawet denerwować osoby, której list jest źle napisany.

Kiedy dokument zostanie napisany i sprawdzony kilka razy, wydrukuj go format papieru A4. Ten rozmiar jest standardowo używany do każdej korespondencji, nawet jeśli sam tekst zajmuje tylko połowę arkusza.

Przed drukowaniem sprawdź atrament w drukarce, aby uniknąć rozmazania i wyczerpującego obrazu.

W niektórych przypadkach można dołączyć wizytówkę do dokumentu i dołączyć wydrukowany arkusz do przezroczystego pliku.

Kopertę firmową z logo firmy również uważa się za dobrą formę.

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej na płaszczyźnie nieformalnej są często bardziej emocjonalne niż w dokumentach biznesowych, a mniej naznaczone. Skróty, użycie kolorowych przymiotników są tutaj odpowiednie, na przykład w gratulacjach: cudowne, sympatyczne, życzliwe.

E-maile biznesowe

Fakt, że nie wysyła się korespondencji w kopercie za pośrednictwem sieci pocztowej, nie powinien być relaksujący. W takich przypadkach obowiązują zasady dotyczące korespondencji handlowej.

Właściwe i poprawne elektroniczne wiadomości biznesowe tworzą pozytywny wizerunek zarówno firmy, jak i konkretnej osoby. Reputacja w biznesie jest warta wiele!

Podstawowe zasady korespondencji e-mailem

Użyj firmowego adresu e-mail tylko zgodnie z jego przeznaczeniem.

Zwróć uwagę na nazwę skrzynki pocztowej. Nie zezwalaj na pracę z niepoprawnymi nazwami, takimi jak "baby", "supermen", nawet jeśli są one określone w transkrypcji angielskiej.

Zawsze wypełniaj kolumnę "przedmiot", w przeciwnym razie Twój list może dostać się do spamu. Opisy takie jak "plan", "lista", "oferta handlowa", "raport" nie będą działać. W skrzynce odbiorczej odbiorcy może być sporo podobnych liter. Określ jak konkretnie, o czym jest Twoja wiadomość. Nie używaj więcej niż pięciu słów. Napisz temat za pomocą wielka litera. Nie ma potrzeby, aby punkt na końcu.

Jeśli wyślesz odpowiedź na otrzymany wcześniej list, nie zapomnij usunąć napisu "Re" w temacie.

Styl komunikacji

Zachowaj format listu biznesowego. Usuń groźny, żebracy, mandatujący ton.

Zasady elektronicznej korespondencji handlowej nie pozwalają na użycie emotikonów, dużej liczby pytań lub wykrzykniki w tekście.

Bądź grzeczny. Obowiązkowe powitanie na początku i pożegnanie z rozmówcą na końcu to dobry ton. Na przykład "Z poważaniem ..." lub tak: "Z poważaniem ...".

Biznesowa poczta e-mail i jej "złota zasada": nie mieszaj kilku różnych tematów w tej samej wiadomości. Lepiej wysłać serię listów.

E-mail powinien być dwa razy krótszy niż papierowy.

Pracuj z załącznikami

Jeśli istnieje zbyt wiele informacji do przesłania, nie umieszczaj ich w treści listu, ale dołączaj je do osobnych dokumentów w załączniku.

Dla wygody odbiorcy zmień nazwę przygotowanych dokumentów na zrozumiałe nazwy. To pokaże twoje zainteresowanie i wygra. Zastanów się, ile folderów roboczych ma odbiorca na komputerze i w jaki sposób wyszuka Twój list.

Pamiętaj, aby zgłosić pliki wysyłane do odbiorcy, aby nie uważał ich za przypadkowych wirusów. Archiwizuj masowe dokumenty.

A co najważniejsze, zbyt duże załączniki (od 200 kB) powinny być wysyłane w inny sposób, na przykład za pośrednictwem serwera ftp.

Formaty takie jak COM, EXE, CMD, PIF i wiele innych, niektóre serwery pocztowe nie pozwalają i blokują.

Jeśli było kilku odbiorców twojego listu, nie bądź leniwy za każdym razem, aby usunąć wszystkie dowody masowego transportu. Taka zbędna informacja nie jest w ogóle potrzebna adresatowi. Pomożesz zespołowi "ukrytej kopii".

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej drogą e-mailową wymagają poinformowania drugiej strony o otrzymaniu korespondencji. Jeśli w tej chwili nie ma możliwości udzielenia odpowiedzi, powiadom rozmówcę. Zachowaj historię korespondencji, aby uniknąć dalszych pytań i postępowań.

Gdy ważność i pilność odpowiedzi jest dozwolona, ​​dodatkowo powiadamia adresata telefonicznie, przez Skype'a lub "ICQ". Jeśli nie można osiągnąć tego pozytywnego wyniku, przypomnij sobie jeszcze raz.

Często zdarza się, że w przypadku żądania dokumentu pojawia się pusta litera z dołączonym plikiem. Jest to niedopuszczalne. Przykłady korespondencji biznesowej obejmują obowiązkowe umieszczenie w treści istotnych dla dokumentu informacji. Na przykład: "Wysyłam niezbędne dane do Twojego żądania."

Nie zapomnij podać współrzędnych na końcu litery: wszystkie dostępne metody komunikacji, pozycja, strona firmy, linki do sieci społecznościowych.

Pisząc kontakty do organizacji, podaj jak najwięcej informacji - telefon z kodem miasta, adres z indeksem. W końcu twoja komunikacja odbywa się nie tylko z mieszkańcami twojego regionu. Dzięki wszystkim danym będziesz łatwiej się skontaktować.

I ostatnia zasada: kto rozpoczął korespondencję, musi zakończyć elektroniczny dialog.

Wniosek

Korespondencja biznesowa to delikatna sprawa. Czasami wystarczy jedno spojrzenie, aby sformułować pewną opinię na temat osoby i organizacji, którą reprezentuje. Znajomość zasad pisarstwa biznesowego może bardzo pomóc w Twojej karierze.