Co to jest faksymile? Jakie dokumenty mogę mieć podpis faksu?

Co to jest faksymile? Od razu należy stwierdzić, że jest to pieczęć z dokładnym odwzorowaniem podpisu osoby upoważnionej, która jest szeroko stosowana w obiegu dokumentów organizacji. Jest po prostu niezastąpiony w sytuacji, gdy menedżer nie jest na miejscu i musisz pilnie podpisać swoje nazwisko na niektórych dokumentach. Dowiesz się więcej na ten temat podczas czytania tego artykułu.

Definicja

Co to jest faksymile? To bardzo interesujące pytanie, odpowiedź, na którą wiedzą, oczywiście, nie wszystkie. Prawo nie zawiera pojęcia faksymile, niemniej jednak termin ten jest używany w działalności gospodarczej wielu przedsiębiorstw.

Faks jest stemplem, na którym jest wyświetlany lustrzany podpis osoby odpowiedzialnej (na przykład kierownika działu lub kierownika całego przedsiębiorstwa). Jego obecność jest bardzo pomocna w przypadku, gdy do oficjalnej dokumentacji wymagana jest duża liczba podpisów osoby upoważnionej. Niestety nie zawsze pracownicy organizacji, a nawet szefowie przedsiębiorstw sami wiedzą, kiedy korzystanie z telefaksu jest dopuszczalne, a gdy odcisk podpisu nie ma mocy prawnej. Ten fakt należy wziąć pod uwagę.

Jakie dokumenty są nakładane?

Kiedy dozwolone jest używanie faksymilów? W prawodawstwie nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Organizacja może niezależnie opracować i zatwierdzić przepis dotyczący faksów, a także procedurę korzystania z faksów.

Podpisy tego rodzaju na dokumentach pierwotnych i przy zawieraniu transakcji są możliwe tylko w przypadkach określonych prawem lub za zgodą stron. Z reguły znaczek ten jest używany do podpisu na listach uznania, listach z podziękowaniami, które nie należą do ścisłych formularzy odpowiedzialności. W niektórych przypadkach podpisy faksymilowe są również używane przy podpisywaniu umów cywilnoprawnych, ale zdarza się to bardzo rzadko. Mimo że kampanie reklamowe ze względu na dużą liczbę dokumentów po prostu nie mogą obejść się bez takiego znaczka.

Czy mogę użyć podczas składania pełnomocnictwa?

Jeszcze raz chciałbym wrócić do pytania, czym jest faksymile i do czego jest przeznaczony. Odpowiedź w tym przypadku jest bardzo prosta. Faks jest dokładnym odwzorowaniem podpisu osoby upoważnionej, sporządzonej w formie wydruku. Wielu obywateli, a nawet organizacji, czasami nie może odróżnić pieczęci na dokumentach od faktycznego podpisu. Nie oznacza to jednak, że faksy mogą być używane we wszystkich dokumentach wychodzących.

Czy można skorzystać z tego wrażenia podpisu urzędnika podczas składania pełnomocnictwa? Odpowiedź na to pytanie będzie negatywna. Potwierdzeniem tego jest list Ministerstwa Podatków i Podatków od RF Nr 18-0-09 / 000042.

Dlatego też, nawet w przypadku duplikowania pełnomocnictwa, faksy są zabronione. Konieczne jest poznanie wszystkich liderów organizacji.

W głównej dokumentacji księgowej

Co to jest faksymile? Chciałbym jeszcze raz powrócić do tego problemu. Faks jest nazywany odciskiem podpisu głowy, który jest małym prostokątnym stemplem. Jego użycie w przygotowaniu pierwotnej dokumentacji księgowej jest prawnie zabronione. Ponieważ dokumenty te muszą być podpisane osobiście przez kierownika firmy lub głównego księgowego. W przeciwnym razie urząd skarbowy może mieć uzasadnione roszczenia wobec podatnika. Należy to wziąć pod uwagę.

Do powyższego

Jakie dokumenty mogą być faksymile? Odpowiedź na to pytanie jest dość prosta. Faks można umieścić na dokumentach, które nie mają charakteru finansowego i nie należy ich przekazywać organowi podatkowemu do celów sprawozdawczych. Wyjątek stanowi pełnomocnictwo wydane przez kierownika organizacji jednemu z pracowników w celu otrzymania dóbr materialnych lub reprezentowania interesów organizacji w organach rządowych i sądowych. W takim przypadku wymagany jest prawdziwy podpis szefa.

Nawiasem mówiąc, jeśli organizacja stale stosuje faksy przy podpisywaniu dokumentów wewnętrznych, konieczne jest przydzielenie w oddzielnym zamówieniu tylko tych osób, które ze względu na swoje zawodowe potrzeby mają prawo do używania tego znaczka. Przykładem może być inspektor rozmieszczenia personelu, który drukuje i wydaje certyfikaty pracownikom firmy.

Jakie dokumenty można umieścić na faksach, z wyjątkiem dokumentacji wewnętrznej? Bardzo często taki odcisk jest wykorzystywany, gdy dziękuję pracownikom, podpisując specyfikacje i certyfikaty.

Ważne

Faks powinien być używany tylko w przypadkach, w których nie zabraniają stosowania przepisów. Na przykład w umowie cywilnej znajduje się klauzula stwierdzająca, że ​​strony mają prawo używać tej pieczęci przy zawieraniu umowy.

W związku z tym podpis faksu jest dozwolony w następujących przypadkach:

• skonsolidować stosunki cywilnoprawne;
• jeżeli istnieje zgoda stron, że nie wyrażają sprzeciwu, tak że przy sporządzaniu dokumentów używana jest pieczęć z nadrukiem podpisu osoby odpowiedzialnej;
• jeśli jest to zgodne z osobistym podpisem strony transakcji.

Punkty te należy uznać za menedżerów organizacji.

W przypadku umieszczenia podpisu faksymilowego na dokumentach przesłanych do organów państwowych lub na dokumentach będących księgami pierwotnymi, na listach przewozowych lub na pełnomocnictwie, pieczęć ta nie będzie miała mocy prawnej. Należy pamiętać.

Mała funkcja

Faks na dokumentach może zastąpić osobisty podpis upoważnionej osoby tylko wtedy, gdy jest to przewidziane przez prawo lub na mocy porozumienia stron po zawarciu transakcji. Na przykład, jeśli instytucja miejska świadczy usługi edukacyjne bezpłatnie, wówczas przy zawieraniu umowy wykonawca, jako jedna ze stron umowy, może korzystać z telefaksu. Nie ma w tym nic nielegalnego.

Jeśli jednak dojdzie do podpisania dokumentów dla urzędu skarbowego lub innych agencji rządowych, użycie telefaksu będzie nielegalne. Ponieważ w tym przypadku potrzebny jest osobisty podpis szefa organizacji.

Użycie faksu w projektowaniu pełnomocnictw jest również niedopuszczalne. Wynika to z faktu, że pełnomocnictwo jest ważnym dokumentem prawnym, który zawiera upoważnienie jednej osoby do reprezentowania interesów innego przed organami państwowymi i organizacjami. Wynika z tego, że pełnomocnictwo może być podpisane jedynie przez kierownika organizacji osobiście, bez pomocy osoby używającej telefaksu. Ta zasada jest bardzo ważna, a jej przestrzeganie pozwoli uniknąć wielu problemów.

Gdzie mogę dokonać?

W przypadku, gdy dyrektor kampanii doszedł do wniosku, że nie może osobiście podpisać wszystkich dokumentów przychodzących lub zleceń wewnętrznych organizacji ze względu na zbyt dużą dokumentację, po prostu nie może tego zrobić bez użycia telefaksu.

Produkcja takiego nadruku odbywa się w prywatnych firmach produkujących pieczęcie i pieczątki. W małych miastach takie usługi świadczone są nawet w drukarniach. Koszt i czas produkcji będą zależeć od złożoności podpisu i projektu faksu. Z reguły utworzenie takiego pieczęci trwa nie dłużej niż tydzień, jeśli firma ma wielu klientów. Najlepiej skontaktować się z firmami, które od dawna zajmują się produkcją pieczątek i znaczków oraz mają dużą liczbę stałych klientów.

Potrzebujesz czy nie?

Jeśli szef organizacji wątpi, że potrzebuje telefaksu jako odpowiednika podpisu, nie powinieneś spieszyć się i zamówić tego znaczka. Zwłaszcza, jeśli w organizacji nie ma wielu dokumentów, a szef jest stale na miejscu i może osobiście podpisać oficjalny dokument w dowolnym momencie.

W obecności odcisku podpisu głowy, pieczęć ta może być używana przez podwładnych do ich osobistych celów. To również należy wziąć pod uwagę.

W umowach o pracę

Drukowanie faksymilu jest czasem używane w przypadku ubiegania się o nowego pracownika, gdy kierownik nie jest na miejscu, a specjalista ds. Zasobów ludzkich wypełnia wszystkie papiery. Czy legalne jest używanie tego podpisu w tym przypadku? To pytanie jest kontrowersyjne. Niektórzy prawnicy twierdzą, że szef powinien podpisywać umowę o pracę z pracownikiem tylko osobiście. W tym dokumencie mówimy nie tylko o czasie pracy pracownika, ale także o jego wynagrodzeniu. I to jest pytanie finansowe. Dlatego nie należy tutaj używać faksymilu.

Niemniej jednak wielu urzędników sztabowych jest przekonanych, że możliwe jest skonsolidowanie stosunków pracy stron z takim stemplem. Zwłaszcza jeśli pracownik i pracodawca uzgodnili ze sobą.

Trzeba też powiedzieć, że reguły podpisywania tego dokumentu w ten sposób nie są nigdzie ustalone. Dlatego mówienie o zakazie wykorzystywania faksów w umowach o pracę nie jest uzasadnione.

Wniosek

Każdy menedżer firmy powinien być bezpośrednio zaangażowany w podpisanie wszelkich dokumentów firmy. Nawet jeśli ten ostatni ma faks z nadrukiem jego podpisu, nie oznacza to, że ten znaczek może być w rękach każdego pracownika. Organizacja musi wprowadzić przepis "w sprawie wykorzystania faksymilów" i zatwierdzić wyczerpującą listę urzędników, którzy ze względu na charakter swojej działalności mogą z nich korzystać. Na przykład bardzo często faksy są wymagane w ramkach do umieszczenia podpisu osoby upoważnionej na niektórych dokumentach wydawanych pracownikom. Ponadto sekretarze prezydenccy są często wykorzystywani do drukowania tego wrażenia po podpisaniu podpisu wodza na listach, kartkach okolicznościowych lub listach z podziękowaniami.