System BPM (zarządzanie procesami biznesowymi, zarządzanie procesami biznesowymi): przegląd, przykłady, cele wdrożenia

Zarządzanie procesami biznesowymi to zarządzanie procesami biznesowymi. Działalność ta jest często omawiana na imprezach tematycznych iw mediach, ale, niestety, poziom rozmów często nie jest wysoki. Wydaje się, że niektórym brakuje podstawowych elementów.

Informacje ogólne

Metodologia zarządzania procesami biznesowymi (BPM) z właściwym i adekwatnym podejściem pozwala osiągnąć znaczną poprawę wydajności. Wysokie ceny stosowanych rozwiązań nie przyczyniają się jednak do jego szerokiej dystrybucji. Aby to zrozumieć, należy najpierw przestudiować i zrozumieć koncepcję procesów biznesowych.

Jednocześnie należy zachować ostrożność, ponieważ techniki reklamowe twórców BPM wprowadzają pewne zamieszanie. Tutaj możesz przypomnieć systemy zarządzania bazami danych który kiedyś stał się relacją błyskawiczną. Na przykład projektanci procesów biznesowych, skupieni na pracy z personelem systemu i oprogramowaniem pośredniczącym w celu koordynowania usług sieciowych, idą naprzód jako uniwersalne rozwiązania. Co robić w tej sytuacji? Ze strony sektora technologii informatycznych istnieje dezorientacja. Dlatego bardziej odpowiednie byłoby rozważenie obecnej sytuacji z perspektywy biznesowej. W końcu można powiedzieć, że instynktownie dąży do rozwoju myślenia procesowego, które jest podstawowym czynnikiem CPM.

Aby lepiej sobie z tym poradzić, zostaną rozważone systemy BPM. Przegląd istniejących rozwiązań zapewni wyobrażenie o ich funkcjonalności i możliwościach. Chociaż jest mało prawdopodobne, aby zapisy struktur handlowych ze ścieżki prób i błędów.

Pierwszy przykład

Załóżmy, że mamy dynamiczne krajowe średniej wielkości przedsiębiorstwo produkcyjne. Z powodzeniem wdraża zasady zarządzania procesami. Ale jednocześnie termin "proces biznesowy" jest zabroniony. Dlaczego? Rzecz w tym, że poprzednio negatywne doświadczenia, kiedy zespół zewnętrznych konsultantów był w stanie dostarczyć tylko paczkę papierów o wątpliwej wartości praktycznej, informacje, w których już się nieaktualne.

Co jest potrzebne w tym przypadku? Stała i codzienna opieka nad procedurami, które obowiązują w przedsiębiorstwie. Chociaż w rzeczywistości - jest to proces biznesowy. To bardzo dobry przykład kompromisu terminowego. Co ciekawe, występowanie takich sytuacji nie ogranicza się do przestrzeni byłego Związku Radzieckiego. Dzieje się tak w wielu krajach Europy Zachodniej i Stanach Zjednoczonych. Istnieje popularne podejście radykalnego złomowania istniejącego porządku i restrukturyzacji optymalnego schematu procesów biznesowych od zera. W tym przypadku jako przykład podaje się podejście japońskie. Co, co ciekawe, opiera się na małych, ale stałych ulepszeniach. Jeżeli omawiamy wdrażanie systemu BPM, cele i podejścia realizowane, istnieje ryzyko zagubienia się w bagnach terminologicznych.

Logicznym wynikiem jest zaniedbanie metodologii efektywnego zarządzania i prowokowanie jej odrzucenia przez specjalistów. Aby tego uniknąć, należy sformułować kluczowe tezy, które dają możliwości orientacji w tym temacie.

Czym jest proces biznesowy?

Szukając odpowiedzi, nie należy zaczynać od zasad języka rosyjskiego i zdrowego rozsądku. Pomyśleć, że jeśli weźmiesz firmę i proces, a na ich skrzyżowaniu dostaniesz to, czego potrzebujesz, to pomyłka. Najlepiej odwołać się do oryginalnego źródła tego terminu. Davenport i Hummer wprowadzili je do nowoczesnego słownictwa w zakresie zarządzania w 1990 r. Jako część rozwijającej się metodologii. Ten termin jest całkiem w stanie się ustatkować. Oprócz metodologii, która została doceniona. Jednak liczne próby jego redefiniowania powodują tylko zamieszanie.

Czym jest proces biznesowy? Oznacza to uporządkowaną i skoordynowaną sekwencję działań, której celem jest osiągnięcie określonego wyniku końcowego. Założyciele w tym przypadku oznaczali zadowolenie klienta. Wydaje się, że - co jest dziwnego w stwierdzeniu, że wszystkie działania komercyjnej organizacji powinny zostać usprawnione i ukierunkowane na osiągnięcie pozytywnego wyniku handlowego?

Aby zrozumieć istotę tego pojęcia, konieczne jest uświadomienie sobie podstawowych niedociągnięć w funkcjonalnej organizacji zarządzania. To jest z kategorii tego, co wyśmiał Arkady Raikin: Nie mam żadnych skarg na guziki, ale kto jest odpowiedzialny za kostium? Podejście funkcjonalne oznacza, że ​​wszyscy są zajęci i tylko klienci stają się stopami, odwracając uwagę od pracy. Podczas gdy koncepcja procesu biznesowego przewiduje "przedzieranie się przez tunel" pomiędzy siedzibami menedżerów, technologów, pracowników produkcyjnych, dostawców, finansistów i księgowych. Wszyscy powinni zobaczyć klienta, co jest przy jego wejściu i pracować razem jako zespół, aby osiągnąć określony cel. Niestety, ale ta podstawowa idea nie była realizowana wszędzie i nie zawsze. W rezultacie podczas przejścia na zarządzanie procesami często wystarczy utworzyć nową jednostkę strukturalną. Nie ma to znaczenia, ponieważ konieczne jest nie wytwarzanie biurokracji, ale zmiana pracy organizacji, menedżerów, specjalistów. Można to osiągnąć, na przykład, poprzez zmianę zasad zachęt. Jeśli jest coś, co nazywa się "procesami biznesowymi działu finansowego", oznacza to porażkę.

BPM nie jest oprogramowaniem!

Wiele osób uważa, że ​​system BPM służy do sprzedaży, zarządzania personelem, magazynu i czegoś innego. Nie! Przede wszystkim jest to metodologia zarządzania. Ale jeśli już zagłębisz się w szczegóły, pojawia się podział. W tym przypadku metodologię optymalizacji i reorganizacji procesów biznesowych z oprogramowania należy odróżnić od oprogramowania, które jest narzędziem często wykorzystywanym w tym celu. Ogólnie termin "rozwiązania BPM" jest używany do ich oznaczania. Czy istnieje między nimi duża różnica? Dla porównania możesz przynieść rachunkowość. Potrafi postrzegać zarówno metodologię zarządzania, jak i program. W życiu codziennym jedno i drugie zastępuje się po prostu słowem "rachunkowość". W takich przypadkach kontekst pomaga zrozumieć, co się mówi.

Kontynuując analogię, możemy powiedzieć, że: rozliczanie można prowadzić bez użycia komputera. Ale w praktyce nie robią tego teraz. Dlatego BPM często towarzyszy obecność i działanie wyspecjalizowanego oprogramowania. Mogą występować inne problemy percepcyjne. Wynika to z faktu, że omawiana koncepcja zarządzania jest bardzo nowa. W tym samym czasie często można usłyszeć opinię, że BPM zawsze był. W takich wypowiedziach stosowana jest bardzo szeroka interpretacja tego pojęcia, co utrudnia zrozumienie istoty zmian, jakie zaszły w zarządzaniu pod koniec XX wieku.

Zdobywanie popularności

W latach 90. ubiegłego wieku reengineering biznesu był popularny na całym świecie. Został zastąpiony przez system BPM dla biznesu. Ta sytuacja powstała z dwóch ważnych punktów:

1. Nacisk na ciągłe doskonalenie procesów firmy (zamiast jednorazowej radykalnej transformacji).

2. Praca ze specjalistycznym oprogramowaniem niezbędnym do bezpośredniej realizacji planu. Koncepcja BPM nie zmieniła się w porównaniu z reengineeringiem. Jednak poprawą był proces projektowania, opracowywania, wdrażania i eksploatacji. Mówiąc o wpływie metod i praktycznych doświadczeń, nie można pominąć faktu, że radykalna reengineering jest rodzajem terapii szokowej. Oznacza to, że wiąże się z bardzo dużym ryzykiem. Należy zauważyć, że dla programistów takie przejście jest normą, ponieważ w oprogramowaniu ta metamorfoza wystąpiła wcześniej. A teraz, tworząc oprogramowanie, często stosuje się krótsze cykle - projektowanie, rozwój i testowanie, zamiast tradycyjnego wodospadu. Dodatkowo należy zauważyć większą zmienność procesów biznesowych w porównaniu do poszczególnych funkcji. Jak to się przejawia w praktyce? Możesz pisać programy do fakturowania. Prawdopodobnie potrwa to kilka lat. Oto tylko proces biznesowy w tym czasie będzie miał czas, aby zmienić kilka razy. Dlaczego? Jest kilka powodów: fakt, że organizacja stale poszukuje skuteczniejszych systemów funkcjonowania lub "opieka" państwowych agencji regulacyjnych, z pewnością przyczyni się do tego. System BPM pozwala zapewnić rozliczanie i wdrażanie wszystkich tych zmian i wymagań. Ale tylko przy odpowiednim podejściu.

Informacje o komponencie oprogramowania

Architektura systemów BPM może znacząco wpłynąć na zakres wykonywanych zadań i osiągane cele. Przede wszystkim należy zauważyć, że istnieje potrzeba narzędzi wizualnych, które zapewnią rozwój systemów. Ponadto powinny być zorganizowane w taki sposób, aby analityk mógł samodzielnie, bez przyciągania programistów, wprowadzać zmiany.

Przykład: regionalna sieć sklepów z bronią przemieszcza się z codziennej wysyłki towarów przez całą dobę, aby zapewnić ich dostarczenie do dowolnego klienta w ciągu dwudziestu czterech godzin. Jednak wygląd faktury i faktury pozostają takie same. Ale niektóre kroki są odwrócone. Inne zaczynają działać równolegle, a nie sekwencyjnie. Idealnie byłoby, gdyby dane analityczne wystarczyły do ​​przesunięcia kilku pól na wykresie za pomocą myszy, przekierowania strzałek i przesłania zmian do silnika systemu. W takim przypadku pracownicy otrzymają zadania zgodnie z nowym podejściem do pracy. I tutaj spotykamy się z wyróżnieniem BPM - możesz nie tylko zarządzać procesami, ale także dynamicznie je odbudowywać. Taka funkcja u niektórych osób powoduje fałszywe wyobrażenie, że ten system jest przeznaczony do zarządzania zmianami. Ale w rzeczywistości zapewnia wytyczne dla procesów biznesowych, które są przeprowadzane, ale w taki sposób, że można je łatwo zmienić. Z jednej strony komponent oprogramowania nie powinien być niedoceniany. Ale wzniesienie go do nieba, biorąc pod uwagę alfa i omegę, również nie wchodzi w grę.

Komunikacja z przepływem pracy

Podczas badania działania systemów BPM często dochodzi do zamieszania w poszczególnych kwestiach. Jednym z nich jest Workflow. Sam w sobie oznacza "sekwencję pracy" (składa się na proces - uwaga). Ale często jest używany do oznaczenia funkcji kontroli przepływu w tradycyjnym systemie workflow.

Jeśli mówimy abstrakcyjnie, możemy powiedzieć, że BPM jest rozszerzeniem Workflow. Ale nawet w tym przypadku należy zauważyć, że BPM poświęca więcej uwagi interakcji między systemami i gromadzeniu statystyk dotyczących wydajności procesów biznesowych. Teoretycznie powinny działać równie dobrze z ludźmi i z innymi systemami. Ale w praktyce wykonują lepszą pracę z jedną rzeczą. Na przykład standard BPEL opisuje koordynację wywołań usług sieciowych i wcale nie uwzględnia możliwości interakcji z ludźmi.

Częsty błąd

Bardzo często BPM są postrzegane jako proste procedury obsługi procesów biznesowych. Ma to sens, ponieważ edytor wizualny przyciąga wiele uwagi. To tylko początek pracy, ale nie wszystko, co warto robić. Po utworzeniu schematu musi on zostać załadowany do silnika. Następnie rozpoczyna pracę kopii. Na przykład w usłudze konserwacji samochodów wszystko zaczyna się od zamówienia klienta. Jest to przykład procesu biznesowego, który powstaje w momencie rozpoczęcia współpracy. Każde zamówienie przechodzi określoną sekwencję etapów: pracownik początkowo negocjuje z klientem ilość potrzebnej pracy, przeprowadza wstępną inspekcję samochodu, a następnie wysyła ją do warsztatu do majstra, ten wykonuje swoje zadanie, a końcowym etapem jest zapłata i otrzymanie samochodu. W trakcie realizacji możliwe są dodatkowe zatwierdzenia. Wszystkie informacje o kopiach są przechowywane w BPM silnika. Kto i kiedy go uruchomił, na jakim etapie jest teraz, osoba odpowiedzialna - wszystko to. Możliwe jest uruchomienie ręczne (w rozważanym przykładzie) lub automatyczne (gdy klient samodzielnie zarejestruje się w celu serwisowania). W takim przypadku zarówno administrator, kapitan, jak i księgowy widzą informacje i zadania przypisane do każdego z nich. Po ich uruchomieniu wprowadzane są wszystkie niezbędne dane i rozpoczyna się proces ich transferu. Przejście do następnego poziomu (jeśli to nie koniec). Ponadto każda instancja ma określoną treść. Mianowicie - zbiór szczegółów, które są zdefiniowane w samym programie. W powyższym przykładzie jest to numer i marka samochodu, numer telefonu i nazwisko klienta, nazwa części potrzebnych do naprawy. Wszystkie te informacje mogą być przechowywane bezpośrednio w samym silniku BPM (jego wewnętrzna baza danych) lub w wyspecjalizowanym systemie zewnętrznym. W tej części czynności wykonywanych przez automatyzację. Na przykład - wyciąg z konta. Ponadto można zapewnić dodatkowe sterowanie procesem. Tak więc, w przypadkach, gdy pewien etap zajmuje więcej niż wyznaczony czas, do menedżera wysyłane jest powiadomienie za pomocą wiadomości. Aby tak się stało, należy dokładnie przemyśleć cele wdrożenia BPM.

Pracuj z systemami korporacyjnymi

Wiele osób uważa, że ​​BPM może zastąpić wiele aplikacji, takich jak: CRM, ERP, systemy budżetowania. Ale, niestety, to nie jest prawda. Przecież ona w rzeczywistości nie zastępuje, a jedynie uzupełnia je. A oprogramowanie nie powinno być uważane za zastosowane, ale za system lub półprodukt. W końcu najpierw ustalono schemat pracy i dopiero wtedy zaczęły działać instancje procesów biznesowych.

Nawiasem mówiąc, w wielu systemach CRM i ERP istnieje wbudowany moduł BPM. To rozwiązanie służy do szybkiej rekonfiguracji systemu, zapewniając minimalne koszty programowania lub bez niego. I nie jest to zaskakujące. W końcu wszystkie zalety BPM bardzo dobrze przejawiają się w tych przypadkach, gdy przedsiębiorstwo nie ma jednej, ale całej gamy systemów korporacyjnych. Sytuację tę napotykają korporacje, które mają już ustaloną infrastrukturę informacyjną podczas przejęcia spółek o podobnej sytuacji. Podobnie jest w przedsiębiorstwach, w których jeden system nie może zaspokoić żądań. Nawet jeśli nie ma takiej potrzeby, to jako dodatkowy punkt można przynieść oprogramowanie "klient - bank", którego nie ma w systemie. Ale nawet bez niego aktywność nie będzie wygodna.

Najbardziej naturalnym sposobem integracji w tym przypadku jest praca poprzez procesy biznesowe. I nie jest to zaskakujące, ponieważ ich pierwotnym pomysłem było właśnie zniszczenie barier pomiędzy tradycyjnymi funkcjonalnymi obszarami zarządzania, dla których tworzone są indywidualne aplikacje korporacyjne. Chociaż nie wszystko jest tak proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Brak jednolitych standardów stwarza szereg trudności przy próbie konfiguracji interakcji między różnymi systemami.

Wniosek

To zakończyło przegląd systemu BPM. I jeszcze raz trzeba przypomnieć, że jest to nie tylko jedno, a nie jedno oprogramowanie. BPM na pierwszym miejscu zawsze odnosi się do koncepcji zarządzania procesami, która traktuje procesy biznesowe jako specjalne zasoby przedsiębiorstwa, które muszą być stale dostosowywane i zmieniane. Opiera się na zasadach przejrzystości i widoczności, wykorzystywaniu oprogramowania z funkcjami modelowania, symulacji, monitorowania i analizy.

Przykłady systemów BPM omówione w tym artykule powinny umocnić takie przekonanie. Należy pamiętać, że to tylko narzędzie. I w jaki sposób zostanie użyty, zależy od tego, w jakie ręce wpadnie. Kompetentny, odpowiedni, wykształcony i skuteczny lider znajdzie sposób, w jaki skutecznie zastosować CPM. A jeśli nie ma tych właściwości i umiejętności, to nawet najdroższe i wysokiej jakości rozwiązania raczej nie pomogą organizacjom w usprawnieniu ich działalności i zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Czy to w obecności wielkiego szczęścia i dobrego kierownictwa i średniego personelu zarządzającego.