Opis stanowiska Kierownik biura i administrator: jaka jest różnica?

W przypadku większości dużych i poważnych firm wprowadzenie stanowiska kierownika biura od dawna było niezbędnym środkiem do udanego działania. Co więcej, większość firm należących do kategorii małych i średnich przedsiębiorstw coraz częściej zaczyna wprowadzać tę jednostkę strukturalną w personel. W związku z tym opis stanowiska kierownika biura, który w pełni ujawnia funkcjonalność tego pracownika, ostatnio zyskał na znaczeniu.

Jaka jest funkcjonalność menedżera biura?

Wakat kierownika biura jakiejkolwiek firmy często wiąże się z różnymi funkcjami. Dlatego jako dodatek do umowa o pracę dość często wymagany jest dokument, taki jak opis stanowiska kierownika biura, w którym wszystkie obowiązki takiego pracownika są jasno określone. Przede wszystkim należy zrozumieć, że podstawowe wymagania dla takiego pracownika to wdrożenie zarządzania i kontroli nad podziałem administracyjnym firmy. Tak więc przez "biuro" rozumie się nie konkretne pomieszczenie, ale wydział przedsiębiorstwa, którego specjaliści pełnią funkcje administracyjne i kierownicze. Opis stanowiska Office Manager powinien obejmować cały zakres obowiązków kontrolnych przypisanych do danego specjalisty. W szczególności mogą mieć do nich zastosowanie następujące funkcje:

• planowanie działań personelu administracyjnego;
• opracowanie i wprowadzenie kultury korporacyjnej i etyki komunikacji z kontrahentami firmy wśród specjalistów firmy;
• organizacja i kontrola nad funkcjonowaniem systemu urzędniczego utworzonego pomiędzy działami firmy;
• stała kontrola dostępności materiałów niezbędnych do pełnego funkcjonowania biura;
• raportowanie do zarządzania wcześniej ustalonymi formularzami.

Różnica między menedżerem biura a administratorem

Opis stanowiska kierownika biura może zostać rozszerzony według uznania władz spółki i uzupełniony o wszystkie niezbędne obowiązki, które są wymagane dla specjalisty zajmującego odpowiednie stanowisko w celu wykonywania normalnego funkcjonowania istniejącej jednostki administracyjnej. Taki dokument powstaje nieco inaczej niż administrator opisu pracy biuro. W tym drugim przypadku, z reguły, specjaliście należy przypisać funkcje ekonomiczne związane z organizacją jednostki pracy. Należy pamiętać, że menedżer wykonuje przede wszystkim obowiązki związane z zarządzaniem działaniami pracowników. Administrator jest odpowiedzialny za zorganizowanie warunków, które umożliwiają wszystkim specjalistom pełne wdrożenie przydzielonej funkcji.

Obowiązki Specjalisty HR

Ponadto nadal istnieje taki dokument, jak opis stanowiska pracy działu personalnego. Obowiązki opisane w tym dokumencie są również związane z organizacją pracy personelu. Różnica polega na tym, że pracownik działu personalnego jest odpowiedzialny przede wszystkim za zatrudnianie pracowników, kontroluje przepływ specjalistów w firmie. Organizacja pracy w zakresie pracowników nie jest ich obowiązkiem.