Audyt personalny. Audyt HR

W wielu firmach zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest ustalenie jakości pracy personelu i prawidłowe wykonanie wszystkich zadań. Pomoże w tym kontrola audytu. Audyt personalny jest czymś, na czym żadna organizacja nie może się obejść. Ta procedura pomaga uniknąć licznych problemów i optymalizuje pracę personelu w przedsiębiorstwie.

Pojęcie audytu personelu

Audyt personalny jest oceną struktury organizacyjnej firmy i jej systemu zarządzania personelem. Jest niezależny i realizowany w kompleksie, który ma największy pozytywny wpływ na firmę.

Jeśli rozważymy tę koncepcję bardziej szczegółowo, oznacza to sprawdzenie i analizę całej dokumentacji związanej z personelem i nie tylko. Zgodność z prawem Federacji Rosyjskiej (prawo pracy, podatki i inne kodeksy i przepisy) oraz najnowsze zmiany w tym zakresie są sprawdzane. Wpływa to również na pracę personelu, co jest weryfikowane poprzez analizę wskaźników ekonomicznych.

Nie można nie zgodzić się ze skalą i korzyściami dla wszystkich stron. rodzaj audytu.

Sytuacje, w których wymagana jest weryfikacja

Audyty personelu powinny być przeprowadzane w następujących przypadkach.

1. Podczas zmiany pracownika odpowiedzialnego za utrzymanie dokumentacji personelu. Pozwoli to wykryć i wyeliminować błędy oraz ułatwić wejście na stanowisko nowego pracownika.
2. W przypadku zmian w ustawodawstwie - wszystkie dokumenty muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami, a niezbędne uzupełnienia i zmiany muszą być wprowadzone natychmiast.
3. Zmieniając przywództwo firmy. Obejmując urząd, nowy szef musi być pewien, że nie ma żadnych naruszeń, a praca może być kontynuowana w tym samym tempie, w jakim była.
4. Przed różnymi czekami z boku. Daje to pewność nie tylko podziałowi, ale także całej firmie, że prawo jest szanowane w stosunku do pracowników.
5. Jeśli chcesz sprawdzić lub poprawić pracę personelu. Zidentyfikowane problemy mówią o słabościach działu personalnego i pokazują kierunek poprawy.

Ale oczywiście lepiej jest uczynić tę procedurę stałą (na przykład raz na kwartał lub pół roku). Nie zajmie to dużo czasu i wysiłku, aby go przeprowadzić i przyniesie organizacjom znacznie więcej korzyści niż jednorazowe sprawdzenie.

Kto przeprowadza audyt personelu w organizacji?

Kto jest upoważniony do przeprowadzenia tej procedury? Misja może być wykonywana przez dział personalny firmy lub zewnętrznych specjalistów od firm świadczących podobne usługi.

Obie opcje są dopuszczalne dla każdej organizacji. Podczas samodzielnej kontroli konieczne jest utworzenie prowizji. Powinien on obejmować wykwalifikowanych specjalistów posiadających wiedzę i doświadczenie w zakresie ustawodawstwa, pracy biurowej i pracy z dokumentami. Pozwoli to zidentyfikować niespójności, naruszenia i niespójności lub ich brak.

Zapraszanie zewnętrznych audytorów

Jeśli kierownictwo ma wątpliwości co do kompetencji swoich menedżerów personalnych, lepiej jest skorzystać z drugiej opcji. Zapewni to niezależny wygląd i ocenę pracy działu personalnego z różnych stron i przyczyni się do jego poprawy.

Nie należy zapominać, że nawet najmniejsze wady są zawsze widoczne z zewnątrz. Pracownik, który stale angażuje się w tę samą pracę, może po prostu nie zauważyć, że popełnia błędy, a zaproszeni audytorzy z łatwością je zobaczą.

Kolejną zaletą drugiej opcji jest fakt, że osoby te zdobyły już doświadczenie, a procedura zajmie najmniej czasu z wysoką jakością wykonania. Oraz znajomość takich pracowników w zakresie wypełniania dokumentów, wykonywania umów i praw na wysokim poziomie.

Nie zwracaj szczególnej uwagi przy wyborze takiej firmy do reklam. Lepiej znać reputację recenzji innych firm, które korzystały z usług zewnętrznych audytorów. Pozwoli to uniknąć substandardowej inspekcji i współpracy z pozbawionymi skrupułów audytorami.

Metody audytu

Jakie są sposoby wdrożenia tej procedury? Audyt zarządzania dokumentacją kadrową może być przeprowadzony przy użyciu takich metod jak:

• Organizacyjne i analityczne - przeprowadzane są kontrole sprawozdań, dokumentów i wskaźników pracy. Identyfikacja i terminowa korekta błędów w tym bloku pozwala uniknąć odpowiedzialności (od płacenia kar pieniężnych do sankcji karnych).
• Socjopsychologiczne - różne rodzaje ankiet i rozmów z personelem. Ich wynikiem jest uzyskanie pomysłów na temat chęci pracownika do pracy w organizacji, sposobów motywacji, adaptacji i relacji w zespole. Ta metoda pozwala znaleźć bardziej proste i skuteczne sposoby zwiększenia wydajności personelu.
• Metody ekonomiczne - porównanie różnych wskaźników z ogólnie przyjętymi i wewnątrzgałęziowymi standardami. Pomagają one ujawnić, jak efektywna jest praca pracowników firmy.

Wymienione metody audytu są skuteczne zarówno w przypadku użycia złożonego, jak i niezależnego. Każda z nich przynosi wielkie korzyści firmie, identyfikując obszary problemowe i pomagając w identyfikowaniu metod rozwiązywania problemów. Razem obejmują one wszystkie obszary, które wpływają wydajność pracy i zyski firmy.

Zachowanie i wynik

Audyt personalny obejmuje bardzo dużą liczbę dokumentów i informacji. Sprawdza się wszystko, co jest związane z personelem: umowy o pracę, książki, warunki pracy, płace, odpoczynek, transfery i tak dalej. I zajmuje dużo czasu i wysiłku ze strony komisji wyznaczonej przez kierownictwo (lub audytorów zewnętrznych). W związku z tym możliwe jest przeprowadzenie audytu personelu na dwa sposoby.

1. Selektywna - zajmuje mniej czasu i ma na celu znalezienie niespójności w problematycznych i słabych miejscach obsługi personelu.
2. Full - cała objętość jest sprawdzana przez długi czas. Zgodnie z jego wynikami eliminowane są wszystkie możliwe błędy, a także pełny zestaw zaleceń dotyczących usprawnienia pracy z personelem.

Wykryte niespójności i naruszenia są zwykle wymienione według pozycji. Jednocześnie podano opis sposobu dokonywania niezbędnych korekt oraz ramy czasowe, w których dział personalny musi to zrobić.

Raporty z audytu

W tym celu specjalnie opracowano formularz do weryfikacji. Może zawierać informacje dla każdego pracownika, a także według działu lub sprawdzanego dokumentu. Im dokładniejsza jest ta forma, tym szybciej i łatwiej będzie wyeliminować błędy znalezione w przyszłości.

Na szczególną uwagę zasługuje również korekta wad. Pod koniec danych czasowych dla wyeliminowania błędów, należy sprawdzić, czy zostało to zrobione i jakie jest prawidłowe. Dzięki temu zamówienia będą realizowane zgodnie z planem, a pracownicy rozumieją popełnione błędy. To z kolei pozwoli im uniknąć w przyszłości.

Korzyści dla firmy

Polityka kadrowa audytorów daje ogromny pozytywny wpływ na firmę. Dopiero po spotkaniu można mieć pewność, że cała dokumentacja jest wykonywana zgodnie z najnowszymi zmianami w ustawodawstwie.

Zwiększa to zaufanie pracowników do zarządzania. Mogą być pewni, że są chronione prawem i nie mogą obawiać się jakichkolwiek kontroli. To samo dotyczy firmy.

Również audyt dokumentacji personelu zapewnia, że ​​w przypadku sporów i rozstrzygania ich w sądzie, firma nie będzie miała dodatkowych problemów i kar za naruszenia podczas rejestracji. To nie tylko oszczędza pieniądze właściciela, ale także utrzymuje jego reputację jako odpowiedzialnego pracodawcy.