Przykładowe protokoły z walnego zgromadzenia. Data i miejsce posiedzenia, porządek obrad, skład prezydium, uczestnicy

Wszystkie ważne decyzje podejmowane na walnych zgromadzeniach muszą być rejestrowane. Dokumentacja dotycząca tego, jak wydarzenie miało miejsce, może być później potrzebna w przypadku braku porozumienia - aż do odwołania się do władz wyższych.

Czym jest ten dokument

Próbki protokołów walnego zgromadzenia muszą spełniać szereg wymagań, które rozważymy w naszym artykule. Jeżeli prawidłowa forma nie jest przestrzegana, z prawnego punktu widzenia podjęte decyzje można uznać za nieważne.

Dlatego bardzo ważna jest znajomość zasad tworzenia protokołu. Każdy, kto będzie za to odpowiedzialny, jest zobowiązany do posiadania tych informacji.

Protokoły są obowiązkowe do sporządzenia, jeżeli walne zgromadzenie uczestników LLC jest przeznaczone na spotkania z przedstawicielami innych firm, rozwiązywanie sporów i problemów zgłoszonych do komisji oraz negocjacje produkcyjne. Jego głównym celem jest udokumentowanie umów, które zostały wspólnie przyjęte podczas imprezy.

Jeśli takie poważne kwestie, jak zmiany w składzie założycieli, kwestie reformy lub pełne likwidacja spółki itp. protokół sporządza się za pomocą wstępnego badania próbki, które wzięto pod uwagę przy pisaniu poprzedniego podobnego dokumentu.

Prawo do sprawdzenia prawidłowości jego uprawnień należy do organów regulacyjnych. W przypadku stwierdzenia niespójności prawnych wynik zdarzenia zostanie uznany za nieważny.

Co dokładnie zawiera?

Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach i nie później niż 15 dni od daty odbycia posiedzenia. Oto lista informacji wymaganych do wskazania w nim:

• godzina i data posiedzenia;
• adres, na którym odbyło się spotkanie;
• całkowita liczba głosów uczestników, z uwzględnieniem nieobecności;
• osoby te mianowane przez przewodniczącego i osoby, które ukonstytuowały prezydencję.

Element obowiązkowy to lista problemów zawierających porządek obrad. Najważniejsze, które mają zostać rozwiązane, są sformułowane w formie prac i są wymienione w arkuszu protokołu. Informacje o decyzji podjętej w odniesieniu do każdej konkretnej pozycji są również rejestrowane w sposób obowiązkowy.

Wstępne przygotowanie

Osoba odpowiedzialna za organizację i przeprowadzenie całego wydarzenia powinna zająć się szeregiem procedur wstępnych, a mianowicie: formułuje porządek obrad, dba o zbieranie niezbędnych dokumentów i informuje wszystkich, którzy mają prawo do udziału w sprawie miejsca i daty. Wymagane są informacje na temat proponowanego porządku obrad, aby móc się przygotować.

Informacje o obecnych są rejestrowane w protokole przez sekretarza przed posiedzeniem. Aby to zrobić, liczba głosów zarejestrowanych w protokole musi być zgodna z wcześniej zebraną listą potencjalnych uczestników.

Ponieważ czasami niemożliwe jest natychmiastowe zarejestrowanie wszystkich informacji podnoszonych podczas dyskusji, osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru może używać dźwięku i obrazu do przestrzegania dokładności. Ponadto sekretarz jest zobowiązany do ręcznego prowadzenia szkiców na papierze.

Obowiązkowe jest, aby w protokołach z walnego zgromadzenia znajdowały się wiadomości od wszystkich osób, które wypowiadały się, podsumowanie projektów proponowanych do realizacji oraz cała dokumentacja, na podstawie której wydano ostateczną decyzję. Jeśli którykolwiek z tych warunków zostanie pominięty, dokument może być prawnie nieważny.

Różne formy odniesienia

Przepisy pozwalają na utrzymanie protokołu w rozszerzonej lub krótkiej formie. Ta ostatnia forma nazywa się schematem protokołu. Tam z reguły zapisywane są informacje o prelegentach i krótkich debatach. W szczegółowej formie podpisują istotę każdej z wypowiedzi.

Jaki rodzaj dokumentu wybrać, decyduje przywództwo. Najczęściej kwestia ta jest uzgodniona przez przewodniczącego z uczestnikami.

Protokół walnego zgromadzenia LLC nie może zostać uznany za ważny, chyba że zawiera on nazwę organizacji w całości. Skrót skrótów powinien być napisany dopiero po tym.

Wszystkie dane muszą być zgodne z dokumentami założycielskimi. Nagłówek protokołu wskazuje typ spotkania lub nazwę ciała, które go prowadzi. Ponadto sekretarz rejestruje wszystkie informacje dotyczące przebiegu imprezy, które mogą być planowane, nadzwyczajne lub roczne. Możliwe są inne opcje.

Prawo wymaga sporządzania protokołów co najmniej raz w roku. Forma imprezy jest również obowiązkowa dla ustalenia w protokole i jest implikowana z osobistą obecnością uczestników lub korespondencją.

Co jeszcze jest ważne

Próbki protokołów walnego zgromadzenia muszą zawierać faktyczny adres posiedzenia. Główna część formularza zawiera listę zadań, które należy rozwiązać na spotkaniu. Jeśli mówimy o corocznym spotkaniu, zgodnie z prawem, należy opracować pewną liczbę obowiązkowych pytań.

Ważną kwestią jest rejestracja każdego członka spotkania. W takim przypadku należy podać jego nazwisko, stanowisko i liczbę głosów. Jeżeli mówimy o spółce akcyjnej, podaje się dane paszportów lub pełnomocnictw.

Czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania jest również ustalany przez sekretarza, co jest ważne. Jeśli zostaną znalezione faktyczne (nawet formalne) błędy w wypełnieniu formularza, wszystkie podjęte decyzje stracą ważność.

Zgodnie z wynikami wystąpień, ich główne postanowienia są zawarte bez powoływania się na pełny tekst każdego sprawozdania, tzn. Informacje są przekazywane przez sekretarza. Procedura jest zakończona podpisaniem protokołu przez przewodniczącego i sekretarza z obowiązkowym umieszczeniem faktycznej daty ukończenia.

Jeśli jest spotkanie kolektywu roboczego

Dotyczy to wydarzeń znaczących dla wszystkich. Jego celem jest rozwiązywanie nagromadzonych sporów, monitorowanie wdrażania wewnętrznych aktów prawnych przedsiębiorstwa itp.

Zgodnie z Kodeksem pracy liczba obecnych musi wynosić od połowy do 2/3 całego zespołu. Decyzja jest zwykle podejmowana zwykłą większością głosów.

Wymagania dotyczące protokołu takiego spotkania są podobne do tych podanych powyżej dla ogólnych przypadków. Dokument musi być zapisany na papierze firmowym (organizacji). Wymień głośniki wykonane z pozycją każdego z nich.

Jeżeli porządek obrad składał się z kilku pytań, kolektyw pracowniczy jest zobowiązany do rozpatrzenia każdego z nich oddzielnie i podjęcia decyzji indywidualnie. Podsumowanie powinno odzwierciedlać kwestie, w których decyzja okazała się pozytywna lub, odpowiednio, negatywna.

Jak powstają protokoły z walnych zgromadzeń budynku mieszkalnego

Obecnie wiele pytań pojawia się na spotkaniach właścicieli budynków mieszkalnych lub HOA. Dotyczy to zarówno samego przebiegu posiedzeń, jak i właściwego projektowania protokołów.

Należy zauważyć, że nie istnieje jedna prawnie akceptowana uniwersalna forma tego dokumentu. Każdy budynek mieszkalny lub apartamentowiec (MCD) może mieć swój własny szablon takiego dokumentu. W związku z tym czasami mogą występować sprzeczności dotyczące sposobu sporządzania protokołu, jakie zagadnienia można i należy uwzględnić w nim.

Przede wszystkim chodzi o mianowanie przewodniczącego i sekretarza. Są wybierani spośród właścicieli zgromadzonych podczas imprezy. W przypadku jednoczesnego zgłaszania kilku kandydatów decyzje są podejmowane w drodze głosowania. Następnie przewodniczący zostaje powierzony sekretarzowi, aby odnotować wyniki.

O naliczaniu prowizji

Często właściciele na takich spotkaniach wybierają komisję liczącą, chociaż kodeks mieszkaniowy nie przewiduje tej procedury. Ponieważ zgodnie z prawem takie działanie nie jest obowiązkowe, brak komisji nie unieważnia wyników głosowania.

Wyjątek stanowi opcja, w której obowiązkowe jest wybranie komisji liczącej na wstępnym walnym zgromadzeniu właścicieli. Nieprzestrzeganie tego i innych punktów przepisów będzie stanowić naruszenie. W takim przypadku inna forma zarządzania zdarzeniami może zostać zakwestionowana w sądzie.

Czyj podpisy są ważne

Często pojawiają się spory dotyczące tego, kto powinien podpisać ostateczny protokół. Niektórzy uważają, że to zadanie wszystkich właścicieli obecnych na imprezie. W rzeczywistości nie ma takiej potrzeby.

Jeżeli spotkanie odbywa się w pełnym wymiarze czasu, zadanie każdego z przybyłych należy odnotować w arkuszu rejestracyjnym przed zdarzeniem. Ich podpisy wskazują na obecność kworum.

W procesie prowadzenia ewidencji liczba głosów osób "za", "przeciw" i "wstrzymujących się" jest obliczana przez sondaże i wpisywana przez sekretarza do rejestru w tym celu. Aby dać efekt prawny tym obliczeniom i uniknąć nieścisłości, sensowne jest, aby każdy z wyborców rozdał kartę do głosowania, aby osobiście przechowywać niezbędne dane z własnym podpisem.

Taka procedura wydawania wyników gwarantuje przejrzystość i dokładność obliczeń. Próbki protokołów walnego zgromadzenia wymagają użycia podobnego biuletynu, jeżeli posiedzenie odbywa się zaocznie.

Potrzebujesz więcej szczegółów?

Czy nie jest możliwe uwzględnienie w ostatecznym protokole wszystkich propozycji, komentarzy i innych oświadczeń właścicieli, i czy warto w ogóle to robić? Aby dokładnie odzwierciedlić chronologię wydarzenia, takie włączenie jest oczywiście korzystne. Co więcej, jeśli protokół nie zawiera informacji o tych, którzy wyrazili sprzeciw wobec proponowanych rozwiązań, możliwe jest postępowanie sądowe, a wynik zdarzenia uznany za nieważny.

Ale bardziej słuszne byłoby skupienie się na tym, jakiego rodzaju informacje są niezbędne, a co nie. Wprowadź elementy pozycji "bieżące problemy" lub "różne" nieodpowiednie. Tego rodzaju informacje nie mają wartościowego znaczenia i nie pozwalają właścicielom przygotować się wcześniej na wydarzenie i wypracować jasnej opinii na temat proponowanych problemów.

Nie powinniśmy zapominać, że każdy z właścicieli powinien otrzymać wiadomość o planowanym wydarzeniu nie później niż 10 dni przed jego datą. Jednocześnie musi on zostać poinformowany o tym, jakie kwestie mają zostać umieszczone w porządku obrad. Dlatego zarówno w sprawozdaniu wstępnym, jak i w protokole końcowym zaleca się, aby przedstawić jak najdokładniejszy język.