Przechowywanie umów: funkcje i zamówienie. Okres ważności umów

Dokumentacja stosunków prawnych tworzy podstawę legalnej działalności gospodarczej. Zawarcie umowy stanowi gwarancję realizacji warunków transakcji. Umowy są ważne do momentu zakończenia spłaty zobowiązań. Dokumenty te są prawnie wiążące i są używane przez strony stosunków w przypadku sporów, a także przez organy nadzorcze i sądowe w wykonywaniu ich funkcji. Jednym z najbardziej palących problemów, które pojawiają się wśród menedżerów przedsiębiorstwa, jest przechowywanie umów. Rozważ to bardziej szczegółowo.

Zasady ogólne

определяется в зависимости от типа соглашения. Okres ważności umów określa się w zależności od rodzaju umowy. Odpowiednie okresy są co do zasady ustalane w zasadach rachunkowości organizacji. Jednak w praktyce można je określić za pomocą innych lokalnych aktów, na przykład w nomenklaturze przypadków. Podczas kompilacji musi brać pod uwagę wymagania ustawodawstwa. , руководствуются ведомственными перечнями. Agencje rządowe, określające zasady zapisywania umów , podlegają listom departamentów.

Typowe okresy

может осуществляться в течение периодов: W praktyce przechowywanie umów może odbywać się w okresach:

1. Ograniczona data. Przy ustalaniu terminu uwzględnia się warunki dodatkowych porozumień.
2. Nie ograniczone do daty. Treść umowy może na przykład zawierać takie sformułowanie, jak "aż do pełnej spłaty zobowiązań".

Oddzielną kategorią dokumentów jest trwałe przechowywanie. Należą do nich papiery wartościowe, umowy dotyczące nabycia nieruchomości, dzierżawy itp.

Dziennik rachunkowości

предполагает их регистрацию в специальной книге. Przechowywanie umów obejmuje ich rejestrację w specjalnej książce. Ustawodawstwo nie ma jasnych wymagań dotyczących formy rachunkowości. Firmy niezależnie opracowują dzienniki. Powinien zawierać następujące informacje:

1. Numer, data utworzenia, nazwa kontrahenta.
2. Krótki opis dokumentu. Co do zasady wskazano rodzaj umowy (dostawa, wykonanie pracy itp.).
3. Na temat czasu trwania działania i ostatecznego terminu, jeżeli zostanie zawarte pilne porozumienie.

Czasopismo powinno zawierać informacje o umowach i ich załącznikach. Do kontrolowania utrzymania konta mogą należeć różne usługi przedsiębiorstwa. Na przykład może to być dział prawny, księgowość itp.

Grupowanie

может осуществляться различными способами. Przechowywanie umów może odbywać się na różne sposoby. Na przykład umowy można łączyć w grupy, w zależności od charakteru stosunków prawnych z innymi uczestnikami transakcji. W związku z tym firma posiada kilka czasopism księgowych, w których rejestrowane są umowy:

1. Z kontrahentami dostawcami lub nabywcami towarów. Przedsiębiorstwo może oddzielnie rejestrować umowy stałe i jednorazowe.
2. Z dostawcami usług. Co do zasady do takich dokumentów dołączane są dodatkowe porozumienia. Szczególną uwagę zwraca się na kolejność przechowywania umów związanych z wynajmem lub usługami publicznymi.
3. Umowa. Takie umowy są wykorzystywane w budownictwie.
4. Z pracownikami.

Książki rejestracyjne pełnią bardzo ważną funkcję. Każda zarejestrowana umowa w dzienniku ma swój własny numer, za pomocą którego dokument można szybko znaleźć w bazie danych.

Funkcje okresów

Przedsiębiorstwa mają prawo do niezależnego grupowania umów zgodnie z ich przeznaczeniem i określania czasu ich przechowywania zgodnie z ekonomiczną wykonalnością. Należy wziąć pod uwagę minimalny okres przewidziany prawem. Ma 5 lat. W polityce rachunkowości przedsiębiorstw komercyjnych umowy są wykorzystywane jako podstawowa dokumentacja. To z kolei zobowiązuje do zapewnienia przechowywania umów przez ponad 5 lat. Wyjątkiem mogą być okresy ustalone dla umów o pracę z pracownikami. Prawodawstwo nakazuje przechowywanie i archiwizowanie aktów związanych z działalnością zawodową i wynagrodzeniem personelu. Czas, w którym umowy o pracę mają być archiwizowane, wynosi 75 lat. Tak długi okres wynika z potrzeby wykorzystania informacji do obliczenia emerytur, a także do przywrócenia zapisów dokonanych w czasie pracy.

Umowy cywilne

Mogą być między firmami i osobami fizycznymi, aby przyciągnąć tych ostatnich do wykonywania jakiejkolwiek pracy. Umowy te nie są uwzględnione w kategorii umów o pracę. Na tematy, z którymi są zawierane, nie mają zastosowania gwarancje socjalne, z których mogą korzystać pracownicy państwowi. Umowy cywilne można przechowywać przez 5 lat po utracie ich znaczenia.

Listy

Listy zatwierdzonych aktów prawnych:

1. Typowe dokumenty archiwalne dotyczące zarządzania. Są one kompilowane w procesie pracy agencji rządowych, terytorialnych struktur władzy, organizacji.
2. Typowa dokumentacja archiwalna. Powstaje w ramach działalności produkcyjnej i naukowo-technicznej przedsiębiorstw.

W przedmiotowych indeksach do tych list definiuje się wystarczająco dużą liczbę typów umów z odpowiednimi okresami przechowywania. Na przykład:

1. Umowa kontraktowa z organizacją. Ten rodzaj jest obecny na pierwszej liście, a okres trwałości wynosi 5 lat.
2. Porozumienie w sprawie realizacji projektów naukowych i technicznych na poziomie regionalnym. Ten typ znajduje się na drugiej liście. Taka umowa jest utrzymywana na stałe.

Niuanse

Na listach obok niektórych rodzajów umów znajduje się znak "EPA". Oznacza to, że na koniec okresu przeznaczonego na ich przechowywanie komisja ekspercka dokonuje przeglądu sprawy. W wyniku przeglądu zostaje podjęta decyzja w tej sprawie. Komisja może przedłużyć okres przechowywania lub wskazać konieczność niszczenia dokumentów.

Zalecenia

Warto powiedzieć, że urzędnik lub sekretarz może nie znać wszystkich umów zawartych przez przedsiębiorstwo. Dotyczy to zwłaszcza dużych firm. W związku z tym eksperci zalecają:

1. Usuń ze wskaźników na listach wszystkie rodzaje dokumentów tam przepisanych.
2. Utwórz pojedynczą listę z nich.
3. Po zebraniu listy przejrzyj wszystkie działy przedsiębiorstwa, które mają uprawnienia do zawierania umów.
4. Aby przenieść listę do szefów departamentów z prośbą o odnotowanie rodzajów umów, które sporządzają.

Po otrzymaniu niezbędnych informacji, nieoznaczone umowy mogą być przechowywane przez 5 lat.

Funkcje recyklingu

Koniec okresu przechowywania umów w przypadku braku konieczności dalszego ich przechowywania w przedsiębiorstwie pozwala na niszczenie dokumentów. Aby to zrobić, organizacja musi utworzyć specjalną komisję. Będzie odpowiedzialna za recykling. umów. Komisja mogą być tworzone zarówno na stałe, jak i tymczasowo. Powinien on obejmować co najmniej trzech pracowników i przewodniczącego. Komisja:

1. Identyfikuje dokumenty, które utraciły swoją przydatność i podtrzymały ich przydatność do użycia. Źródłami istotnych informacji są dzienniki księgowe.
2. Wybiera niedogodności ekonomiczne.
3. Weryfikuje daty z okresami przechowywania ustawień lokalnych.
4. Zapasy formularzy.
5. Recykling dokumentów.
6. Rysuje akt.

Należy zauważyć, że nie dochodzi do niszczenia umów o pracę z pracownikami. W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa kontrakty te są przesyłane do archiwów państwowych. Jeśli chodzi o umowy cywilnoprawne, są one sprzedawane zgodnie z ogólnymi zasadami. Ustawa, która stanowi prowizję w procesie niszczenia dokumentów, ma moc prawną. Musi być zarejestrowany w General Journal. Podczas sprawdzania organy podatkowe mogą wymagać tego. Każdego roku wydawane są nieaktualne dokumenty.

Umowa powiernicza: próba

Tego typu umowy we współczesnych warunkach rynkowych są uważane za jedne z najbardziej popularnych. которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника. Umowa magazynowa, której próbka jest przedstawiona w artykule, pozwala zapewnić utrzymanie nieruchomości w należytym stanie pod nieobecność właściciela. Umowy takie zawierane są nie tylko w zakresie przedsiębiorczości, ale także w celu zaspokojenia indywidualnych potrzeb gospodarstw domowych. Na przykład obywatele przekazują swoje rzeczy, gdy odwiedzają teatr, przenoszą bagaż do bagażu na lotniskach itp. W przypadku tego rodzaju umów zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Pisanie jest jednym z wymogów, które musi spełniać umowa magazynowania. документа содержит: Przykładowy dokument zawiera:

1. Przedmiot transakcji.
2. Obowiązki i prawa stron.
3. Warunki płatności (jeśli zostały podane).
4. Procedura rozstrzygania sporów.

Ogólne warunki umowy

. W art. 866 Kodeksu cywilnego określa się, co stanowi umowę o opiekę nad dzieckiem . Zgodnie z normą, zgodnie z warunkami umowy, jeden podmiot przenosi aktywa materialne na inne. Druga strona transakcji zobowiązuje się je zatrzymać i zwrócić pod koniec wyznaczonego terminu w tym samym stanie, w jakim je przyjął. Mówiąc najprościej, umowa przewiduje przeniesienie przedmiotu do tymczasowego posiadania wraz z warunkiem zwrotu. относится к категории реальных. Umowa opieki jest klasyfikowana jako rzeczywista. Odpowiednie obowiązki powstają od odbiorcy w momencie otrzymania przesyłki. может являться и консенсуальным. Tymczasem umowa przechowywania rzeczy może być zgodna. Zgodnie z jego warunkami obiekt może zostać przekazany osobie w określonym czasie. можно оформить исключительно с профессиональным субъектом. Należy zauważyć, że taka umowa przechowywania nieruchomości może być zawarta wyłącznie z podmiotem zawodowym.

Specyfikacja transakcji

We wszystkich przypadkach przedmiotem umowy o świadczenie usług jest przechowywanie. Obiekty mogą być różnymi przedmiotami. Są to rzeczy indywidualnie ustalone i połączone cechami rodzajowymi, papierami wartościowymi itd. Umowa może ustalić określony okres, w którym podmiot ma pozostać z drugą stroną. Okres przydatności do spożycia może być niepewny. W takim przypadku prawny właściciel produktu ma prawo do żądania go w dowolnym momencie.

Kolejność rejestracji

заключается по обоюдному желанию обоих участников. Podobnie jak każda inna umowa, umowa o składowanie zawarta jest we wzajemnym pożądaniu obu stron. W niektórych przypadkach transakcja podlega reżimowi aktów publicznych. W Kodeksie cywilnym wymieniono tylko trzy rodzaje umów. . Pierwszy to umowa magazynowa . Przepisy regulujące jego wykonanie zawarte są w art. 908 kodeksu. предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов). Ponadto przedmiotem zamówienia publicznego jest przechowywanie przedmiotów w lombardzie i specjalistycznych pomieszczeniach przedsiębiorstw transportowych (dworce, lotniska). Ustanowienie odpowiedniego reżimu wymaga przede wszystkim, aby podmiot otrzymał przedmiot porozumienia. Odmowa zawarcia umowy może nastąpić, jak wskazano w art. 426 kodeksu cywilnego, tylko wtedy, gdy nie można zapewnić niezbędnej usługi. Zgodnie z klauzulą ​​37 przepisów regulujących przewóz bagażu, ładunku, pasażerów w transporcie kolejowym, nie można przyjmować bagażu podręcznego, pieniędzy, dokumentów i innych kosztowności w przypadku braku specjalistycznych pomieszczeń do ich utrzymania. W innych sytuacjach uchylanie się od umowy pozwala konsumentowi wysłać odwołanie do sądu.

Formularz umowy

Artykuł 887 Kodeksu cywilnego zawiera odniesienie do 161 norm Kodeksu. Jego postanowienia są ważne częściowo, a nie są sprzeczne ze specjalnymi zasadami sztuki. 887. Ponadto prawodawstwo dopuszcza dodanie przepisów 161 do pewnych warunków. Na przykład ten artykuł zawiera wskazanie niższego limitu kwoty transakcji, w którym obowiązuje pisemna forma umowy. Norma 887 z kolei ujawnia tę koncepcję w szczegółach. Kwota transakcji jest wyrażona w cenie nieruchomości udostępnionej do przechowywania. Aby ustalić wiążący charakter dokumentu, umowa nie wpływa na wysokość wynagrodzenia i warunek dotyczący konieczności jego zapłaty. предполагает определение суммы сделки. W związku z tym nawet umowa o bezpłatne przechowywanie obejmuje ustalenie kwoty transakcji.

Treść produktu

. Dość często w ramach działalności gospodarczej zawierana jest umowa przechowywania między osobami prawnymi . W takim przypadku umowa może przewidywać przeniesienie do czasowego przechowywania różnych przedmiotów. . Szczególnie interesująca jest jednak umowa o składowanie towarów . Rozdział 907, paragraf 1, zawiera definicję takiej umowy. Zgodnie z nim jeden uczestnik zobowiązuje się, za opłatą, do przechowywania produktów przekazanych mu przez prawowitego właściciela i zwrócić go w należytym stanie. To sformułowanie pozwala zdefiniować trzy główne cechy takiej transakcji:

1. Temat specjalny. Służy jako towar. To z kolei pozwala na zawarcie umowy dotyczącej obiektów indywidualnie definiowanych i generycznych. Stosownie do tego, relacja może dotyczyć zwykłego lub specjalnego (typowego dla magazynowania) trybu.
2. Kompozycja podmiotu. Zarówno struktura komercyjna, jak i niekomercyjna może pełnić funkcję depozytariusza w transakcji. Co więcej, prawo dokonuje zastrzeżenia. Organizacje non-profit mogą być opiekunami, jeśli działalność ta ma na celu osiągnięcie celów, zgodnie z którymi zostały utworzone. Kontrahenci to podmioty, dla których przesyłane produkty są produktami, które sprzedają.
3. Obecność wynagrodzenia.

Specjalistyczne obszary wspólne

Kluczową cechą takich magazynów jest to, że zezwolenie, ustawodawstwo lub inna ustawa nakłada na organizacje handlowe, za które są odpowiedzialne za pobieranie produktów od dowolnego właściciela do przechowywania. Odpowiednia zasada przewiduje art. 908 kodeksu cywilnego w klauzuli 1. Umowy zawarte z wszystkimi, którzy chcą dostarczyć towary do składowania, są uznawane za publiczne. Oprócz wyspecjalizowanych obszarów wspólnych istnieją obszary wydziałowe. Ich funkcjonowanie wiąże się z utrzymaniem organizacji i przedsiębiorstw wchodzących w skład odpowiedniego systemu resortowego. Jeśli jednak dostępna jest bezpłatna pojemność, takie magazyny mogą przyjmować produkty od firm zewnętrznych do przechowywania.

Dodatkowe funkcje

Zazwyczaj podczas odbioru produktów, magazyn musi sprawdzić na własny koszt, określić warunki zewnętrzne i liczbę przedmiotów. Dane kontrolne są zapisywane w odpowiednich dokumentach. Opiekun może niezależnie zmienić warunki utrzymania obiektów, jeśli to konieczne. Organizacja ma obowiązek poinformować właściciela produktu o podjętych działaniach. W przypadku wykrycia faktów w trakcie przechowywania uszkodzeń obiektów, które wykraczają poza te określone w umowie lub standardowymi normami dotyczącymi uszkodzeń, sporządzany jest akt. W dniu rejestracji powiadomiony zostaje właściciel produktu. Należy zwrócić uwagę na inne funkcje przechowywania w magazynie. Właściciel produktu otrzymuje specjalny dokument od strony otrzymującej. Należy zauważyć, że bez jego przygotowania, pisemna forma umowy nie będzie uznana za zgodną. Aby potwierdzić przyjęcie przedmiotów do przechowywania, organizacja wydaje podwójny lub prosty certyfikat lub pokwitowanie z magazynu. Różnica między nimi polega na tym, że dwa pierwsze dokumenty są klasyfikowane jako papiery wartościowe z możliwością znoszenia. Odbiór nie jest. Co więcej, nie jest to traktowane jako dokument tytułowy. Nie można go przenieść na osoby trzecie. W przypadku zgodnego porozumienia strony mogą korzystać z tradycyjnej formy dokumentu. Jednocześnie taka umowa nie tylko określa zobowiązanie magazynu do przyjęcia produktów do czasowej konserwacji w okresie określonym przez strony transakcji, ale także określa tryb lokalizacji obiektów, szczegóły warunków rekompensowania kosztów awaryjnych. Umowa może również zawierać dodatkowe klauzule. Na przykład magazyn może zaoferować właścicielowi produktu dodatkowe usługi (pakowanie lub przepakowywanie produktu, okresowa kontrola stanu obiektów itp.).