Wymaganiami dokumentów są ... Wymagania dotyczące rejestracji wymaganych dokumentów

W obiegu cywilnym wykorzystuje się różne rodzaje oficjalnych dokumentów. Wymagania dokumentów są ich nieodłącznymi atrybutami. Pełnią różne funkcje. Rozważ jeszcze skład szczegóły dokumentów.

Informacje ogólne

Dla różnych dokumentów zapewnia inną liczbę szczegółów. Ich zestaw zależy od celu aktu, jego celu. W przypadku wielu artykułów liczba szczegółów jest ograniczona. Niektóre atrybuty są ustanowione przez prawa i przepisy. Szczegóły rejestracji dokumentów są ściśle regulowane.

Lista podstawowych przedmiotów

Formularze i szczegóły dokumentów są ustalane przez standardy stanowe i zatwierdzane przez rząd. W GOST R 6.30-2003 podano następujące elementy:

1. Herb Federacji Rosyjskiej lub temat.
2. Znak towarowy lub symbol przedsiębiorstwa.
3. Kod organizacji
4. BIN
5. INN / KPP.
6. Kod formularza
7. Nazwa organizacji.
8. Referencje
9. Nazwa typu dokumentu.
10. Data kompilacji.
11. Numer rejestracyjny papieru.
12. Miejsce utworzenia / publikacji.
13. Adresat
14. Link do daty i numeru dokumentu.
15. Rozdzielczość.
16. Zatwierdzenie Grif.
17. Tekst tytułu.
18. Koordynacja Grif.
19. Tekst.
20. Znak kontroli.
21. Podpis
22. Oznaczaj aplikacje.
23. Wydrukuj pieczęć.
24. Zaznacz przy odbiorze / wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do sprawy.
25. Zatwierdzenie wizy.
26. Znak certyfikatu instancji / pokwitowania kopii cyfrowej.
27. ID.
28. Zaznacz o wykonawcy.

Każdy papier ma swój własny zestaw elementów.

Ramy prawne

Gosstandart określa położenie każdego elementu. Jest on ustalany zgodnie z tradycjami sekwencji wypełniania i czytania gazet. Zakwaterowanie herb Federacji Rosyjskiej przeprowadzona zgodnie z ustawą federalną nr 2. Symbol regionów jest wskazany na formularzach zgodnie z aktami prawnymi podmiotów. Godło przedsiębiorstwa (znak towarowy) umieszcza się zgodnie z postanowieniami karty. Kod organizacji powinien być wskazany zgodnie z OKPO. OGRN, INN / KPP są dostarczane zgodnie z dokumentami wydanymi przez służby podatkowe.

Wymagania dotyczące szczegółów rejestracji dokumentów: nazwa firmy

Elementy, za pomocą których identyfikuje się zarówno same referaty, jak i ich autorów i adresatów, definiuje się jako szczegóły dokumentów. Oznacza to, że nazwa przedsiębiorstwa jest ich zasadniczą cechą. Jest to wskazane w ścisłej zgodności z informacjami zawartymi w dokumentach założycielskich. Nad nazwą firmy umieścić nazwę (skróconą lub pełną) ciała rodzica (jeśli jest dostępna). Pisanie odbywa się w języku rosyjskim.

Skrócona nazwa jest wskazana na formularzach, jeśli jest ustalona przez dokumenty składowe. Nazwa przedstawicielstwa, urzędu terytorialnego, oddziału jest wskazana tylko wtedy, gdy jednostka działa jako autor. Jest umieszczony pod nazwą głównej organizacji.

Referencje

Wymaganiami dokumentów są informacje o autorach aktów. W przypadku tych atrybutów można znaleźć lokalizację organizacji, jej dane kontaktowe: numer telefonu, numer faksu, adres e-mail. mail i tak dalej. Wybór zestawu informacji referencyjnych jest przeprowadzany przez samo przedsiębiorstwo. Jednak w każdym przypadku podstawowe informacje adresowe (z kodem pocztowym), telefon / faks powinny być zawarte w szczegółach dokumentów. Jest to konieczne, aby zapewnić informacje zwrotne od konsumentów, organów kontrolnych, użytkowników i partnerów.

Data

Wymaganiami dokumentów są dokładne informacje o dacie ich ukończenia. Jest to numer kalendarza, gdy papier został podpisany. Jeżeli zostanie sporządzony protokół, wówczas jego data będzie dniem spotkania, aktem - dniem zdarzenia.

Ten rekwizyt jest wykonany przy użyciu Cyfry arabskie. W tym samym czasie ustalana jest pewna sekwencja: dzień, miesiąc i rok. Dozwolone użycie słów podczas robienia daty. Na przykład 01 stycznia 2016 r

Numer rejestracyjny

Zawiera kilka przedmiotów. Jest w nim w szczególności numer seryjny, uzupełniony indeksem sprawy zgodnie z nomenklaturą, informacją o artyście, korespondentach i tak dalej.

Zdarza się, że kilka organizacji wspólnie tworzy jeden dokument. W tym przypadku numer rejestracyjny zawiera wskaźniki obu firm (instytucji). Są one wskazywane przez skośną linię w tej samej kolejności, którą cytują autorzy.

Miejsce wydania / kompilacji

Jest to wskazane w przypadku, gdy nie można tego ustalić na podstawie informacji zawartych w innych szczegółach dokumentów. Jest to w szczególności nazwa firmy i podstawowe informacje. Miejsce publikacji / kompilacji wskazane jest zgodnie z przyjętym podziałem administracyjno-terytorialnym. Może zawierać tylko ogólnie akceptowane skróty.

Adresat

Ponieważ może to być cała organizacja jako całość lub jej odrębna jednostka strukturalna, a także urzędnicy. Odbiorcą może być osoba prywatna. Jeśli dokument zostanie wysłany do urzędnika, inicjały są podawane przed jego nazwiskiem.

Nazwa jednostki lub organizacji jest podana w przypadek nominacyjny i pozycje - w celowniku. Przesyłając papier do kilku podobnych instytucji lub oddziałów / przedstawicielstw, podaje się je ogólnie.

Dozwolone jest centrowanie każdej linii adresata względem najdłuższej z nich. Dokument nie powinien przekraczać 4 odbiorców. Przed drugim i kolejnymi odbiorcami słowo "kopia" nie jest określone. Jeśli jest ich więcej niż 4, zostanie skompilowana lista mailingowa.

W ramach wymogu "adresata" dozwolone jest podanie adresu pocztowego. Jego elementy są określone w kolejności określonej w przepisach o świadczeniu usług pocztowych. Jeśli odbiorcą jest organizacja, zawartość szczegółowych informacji w dokumencie będzie następująca: nazwa firmy, a następnie adres pocztowy. Jeżeli osoba fizyczna - nazwisko i inicjały, a następnie miejsce zamieszkania.

Zatwierdzenie

Wymaganiami tego dokumentu są różne znaki, pieczątki i wizy. Zatwierdzenie dokumentu przeprowadzają upoważnieni urzędnicy lub specjalny akt. Szczegóły dokumentu potwierdzającego umowę z odpowiednią osobą lub działem obejmują:

1. Nazwa stanowiska pracownika odpowiedzialnego.
2. Słowo "afirmować". Jest określony bez cudzysłowów.
3. Podpis pracownika, jego inicjały i nazwisko.
4. Data zatwierdzenia

Jeśli dokument jest uzgodniony z kilkoma osobami, ich podpisy znajdują się na tym samym poziomie. Jeśli dokument zostanie potwierdzony decyzją, protokołem, dekretem, porządkiem, słowem "Zatwierdzone", nazwa danego aktu, jego numer i data zostaną uwzględnione w sępie. Ten rekwizyt znajduje się w prawym górnym rogu.

Nagłówek

Zawiera krótki opis dokumentu. Tytuł powinien być zgodny z nazwą rodzaju papieru. Potrafi odpowiedzieć na następujące pytania:

1. A co powiesz? O kogo? Na przykład: "Zamówienie dotyczące utworzenia prowizji od inwentarza".
2. Co? Kogo? Na przykład: "Inżynier opisu pracy".

Jeśli dokument jest wydawany na formularzu w formacie A5, nie można podać tytułu.

Tekst

Jest on opracowany w języku państwowym Rosji lub w językach narodowych regionów. Ta część dokumentu może być przedstawiona w postaci faktycznego tekstu, kwestionariusza, tabeli lub zespołu tych elementów. Istnieje kilka cech, które należy wziąć pod uwagę:

1. Jeśli tekst jest prezentowany w postaci tabeli, jego wiersze i kolumny mają przypisane nazwy. Są one określone w mianowniku.
2. Subheads powinny być zgodne z tytułami.
3. Jeśli tabela zajmuje więcej niż jeden arkusz, kolumny są ponumerowane, a na drugiej i kolejnych stronach wyświetlane są tylko liczby.
4. Podczas kompilacji kwestionariusza nazwy cech, którymi cechuje się obiekt, są wyrażane przez rzeczowniki w mianowniku lub w frazie zawierającej czasownik drugiego l. mn h w czasie teraźniejszym lub przeszłym.
5. Tekst powiązany, z reguły, składa się z dwóch części. W pierwszej części wskazano podstawy, przyczyny i cele dokumentu. Druga część jest uważana za ostateczną. Zawiera wnioski, wnioski, decyzje, zalecenia, sugestie. Tekst może składać się tylko z części końcowej. Na przykład w zamówieniach jest podawane tylko zamówienie, bez wyciągu.
6. W obowiązkowych szczegółach dokumentu przygotowanych na podstawie aktów wydanych przez inne organizacje lub utworzonych wcześniej w tym samym przedsiębiorstwie należy podać informacje o oryginalnych źródłach. W szczególności wskazano ich nazwiska, nazwę osoby prawnej, autora, datę, numer rejestracyjny i tytuł.
7. Jeśli tekst zawiera kilka wniosków, decyzji itd., Można go podzielić na podsekcje, sekcje, akapity. Są one rozdzielone cyframi arabskimi.

Funkcje informacji

Szczegóły rejestracji dokumentów są przeprowadzane zgodnie ze specjalnymi zasadami. W szczególności, w aktach struktur kolegialnych, tekst pochodzi od trzeciej osoby liczby pojedynczej. Na przykład "walne zgromadzenie zdecydowało / zdecydowało". W aktach organizacji działających na zasadzie jedności dowodzenia, a także w dokumentach wysyłanych do kierownictwa, tekst jest przedstawiony od 1. jednostki liczby Na przykład: "Oferuję", "Zamawiam", "Pytam". We wspólnych akcjach tekst pochodzi od 1. osoby mn. liczby Na przykład "zdecydował", "zamówił". Podobnie tekst protokołów. W aktach, które określają obowiązki i prawa organizacji, ich podziały, a także zawiera ocenę / opis faktów lub wniosków, treść jest podawana od trzeciej osoby liczby mnogiej lub liczby pojedynczej. Na przykład "departament wykonuje funkcje", "komisja ustanowiła". W listach można podać tekst:

1. Od 1 l. mn liczby Na przykład "wyślij."
2. Od 1 l. jednostki h. Na przykład "proszę podświetlić", "za konieczne".
3. Od jednostki trzeciej osoby liczby Na przykład "departament nie sprzeciwia się".

Linki do aplikacji

Na końcu tekstu znajduje się lista dokumentów towarzyszących. Odpowiedni znak może być wykonany w następujący sposób: "Aplikacja: na 3 litry, w 2 kopiach". Jeśli w tekście nie ma żadnych odniesień, lista zawiera nazwę dokumentu towarzyszącego, liczbę arkuszy i kopie. Jeśli aplikacje są zszywane, liczba stron nie jest wskazana.

W przypadku dołączenia dokumentu, któremu towarzyszy również akt, odpowiednie informacje muszą znajdować się w znaku. W załączniku do zamówień, zamówień, przepisów, instrukcji, zasad, decyzji, postanowień na pierwszym arkuszu wskazać jego numer. Powinien być w prawym górnym rogu. Wygląda to tak: "Załącznik nr". Wskazuje również nazwę aktu administracyjnego, jego datę i numer rejestracyjny.

Opcjonalne

Każdy przychodzący dokument jest rejestrowany przez organizację. W znaku wskazać następny numer i datę. W razie potrzeby załóż minuty i godziny przyjęć. Pozwolenie na pieczęć w formie pieczęci.

Obecnie dokumenty elektroniczne są szeroko rozpowszechniane. Identyfikatorem cyfrowej kopii dokumentu jest znak, który znajduje się w lewym dolnym rogu każdej strony. Zawiera nazwę pliku, datę i inne informacje wyszukiwania dostarczone przez organizację.