Dlaczego potrzebujesz instrukcji do pracy biurowej

Większość ludzi szczęśliwie nie zna tak nudnego pytania, jak zakres stosowania instrukcji obsługi. Faktem jest, że ten dokument jest ściśle wyjątkowy, można powiedzieć, biurokratyczny. Tylko w obliczu konieczności przygotowania dokumentów osoba może docenić perspektywę i mądrość, której mózg był pierwszą instrukcją obsługi. Rozumiemy zawiłości tego problemu.

Dokumenty - co to jest?

W każdej organizacji w przedsiębiorstwie istnieje potrzeba opublikowania szeregu dokumentów. Niektóre regulują własne działania, inne - relacje z partnerami i tak dalej. Oczywiste jest, że wszystkie te kwestie są rozwiązywane przez konkretnych ludzi i są różne. Każdy pracownik ma nie tylko własne spojrzenie na rzeczy, ale także własne doświadczenie, umiejętności i umiejętności zdobyte przez lata. Okazuje się, że idea formy i treści tego samego dokumentu może być zupełnie inna. Jeśli pozwolisz, aby sprawa zajęła swoje stanowisko, w tej samej organizacji zostanie utworzony papier, mający różne formy, wygląd. Ludzie zastępujący siebie nawzajem w miejscu pracy stanie się zdezorientowany, straci dane. Ale każdy dokument to nie tylko papier z tekstem, ale także los konkretnego pracownika lub projektu. Wiele z nich musi być przechowywanych przez wiele lat, aby dana osoba mogła potwierdzić fakt udziału w pracy przedsiębiorstwa (np. Dokumentacja personelu). Ponadto rodzaj pisemnych źródeł informacji stanowi rodzaj "twarzy" firmy. Aby zunifikować dokumenty, wymyślili coś takiego jak papierkowa robota. W rzeczywistości jest zbiorem reguł opisujących terminy i metody pracy z papierami, ich kształt, typy i tak dalej.

Pisanie reguł

Instrukcja dotycząca pracy biurowej jest formalnym dokumentem tworzonym na podstawie istniejącej podstawy prawnej. Oznacza to, że dane, na podstawie których zostały zebrane, muszą zostać wpisane w pierwszej sekcji. Są to wszystkie dokumenty prawne dotyczące dokumentacji i informacji związanych z daną organizacją. Muszę powiedzieć, że dokument jest obowiązkowy dla agencji rządowych i władz lokalnych. Reszta może ją zaakceptować i zatwierdzić do woli, co w praktyce często odbywa się w celu ułatwienia i optymalizacji organizacji działań zarządczych. Ponadto przepływ dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest sprawdzany przez specjalne organy. W związku z tym instrukcja dotycząca pracy biurowej staje się wygodnym narzędziem zarządzania, które pomoże uporządkować wewnętrzną pracę organizacji, a także chronić ją przed niepotrzebnymi wymówkami ze strony kontrolerów.

Kto jest odpowiedzialny za rozwój

W każdej organizacji jest pracownik, którego obowiązki obejmują obieg dokumentów. Taka jest misja sporządzania zbioru optymalnych zasad. Zwykle prawnik uczestniczy w jego rozwoju. Zajmuje to trochę czasu, szczególnie w trudnych przypadkach, gdy organizacja zajmuje się publikacją wielu dokumentów. Zaleca się, aby nie zatwierdzać ostatecznej wersji natychmiast, bez wiedzy prawniczej. Przez cały okres opracowywania pełnego tekstu tworzone i wprowadzane są tymczasowe instrukcje zarządzania dokumentacją. Jego tekst może być standardowy, zalecany dla agencji rządowych. Następnie zostaje dopracowany do specyficznych warunków, w jakich firma działa. Instrukcja dotycząca pracy biurowej jest uważana za ważną, jeśli została zatwierdzona przez kierownika poziomu, do którego ma zastosowanie (w przypadku wydziału, organizacji lub jej części). Oznacza to, że ma sens określenie warunków i kierunków tworzenia dokumentów. Być może dla różnych działów potrzeba różnych dokumentów, normalizacji formularzy i metod przetwarzania papieru. Na przykład instrukcja dotycząca pracy biurowej w sądzie rejonowym wchodzi w życie w drodze odpowiedniego postanowienia.

Organizacja działań związanych z dokumentami

Instruktaż do realizacji swoich celów powinien być przekazany każdemu pracownikowi. Pożądane jest, aby jego elektroniczna kopia znajdowała się w każdej osobie, której obowiązki obejmują przygotowanie dokumentów. Faktem jest, że obejmuje on nie tylko zasady dotyczące pisania i tworzenia papierowych źródeł informacji, ale także ich formularze (aplikacje). Na przykład należy do niego dołączyć formularze listów, zamówień i innych dokumentów tworzonych w przedsiębiorstwie. Takie "drobiazgi" należy również przepisać, takie jak lokalizacja tekstów, pól i tak dalej. Każdy pracownik musi potwierdzić swoim osobistym podpisem fakt zapoznania się z instrukcją. W celu szkolenia osób zaleca się prowadzenie z nimi regularnych zajęć, podczas których należy wyjaśnić jej przepisy, podać przykłady. Ponadto odpowiedzialna osoba monitoruje wykonanie instrukcji.

Struktura dokumentu

Nie ma zapisanych reguł, które regulowałyby to, co należy uwzględnić w instrukcji. Jego struktura jest prosta: część ogólna, sekcje tematyczne i dodatki. Zaleca się wskazanie liczby pozycji, do których należy dokument, aktów normatywnych i prawnych, na podstawie których został on skompilowany. Pamiętaj, aby wskazać osobę, która monitoruje jej wykonanie. Największe obciążenie semantyczne stanowią sekcje tematyczne. W szczególności opisują dokumenty i ich wymagania. Konieczne jest zwrócenie uwagi na zasady rejestracji, przejścia, archiwalne przechowywanie dokumentów. Pożądane jest w ostatniej części opisanie metod wprowadzania uzupełnień lub zmian do tego dokumentu, w przypadkach, w których jest to wykonywane.

Aplikacje

Jest to najbardziej funkcjonalna część instrukcji. Zawiera wszystkie próbki dokumentów. Po otwarciu aplikacji każdy pracownik musi zobaczyć, co dokładnie powstaje w organizacji, jakie parametry mają te papiery, jak z nich korzystać. Często są one sporządzane w formie diagramów, w których wskazane są wszystkie parametry. Ponadto ma sens umieszczenie oś czasu o bezpośrednim znaczeniu w przepływie pracy. Na przykład: ile dni zostało podanych na rejestrację lub rozpatrzenie dokumentu, kiedy powinno ono zostać zarchiwizowane lub zniszczone, ile powinno być przechowywanych, i tak dalej. Ważne jest, aby określić metody zatwierdzania, podpisywania i wejścia w życie.

Przypadki specjalne

Instrukcja, z której korzystają wszyscy, może zawierać część odnoszącą się do dokumentów do użytku zastrzeżonego. Dzieje się tak, gdy organizacja pracuje z informacjami dotyczącymi tajemnic państwowych oraz w innych przypadkach. Czasami trzeba opracować oddzielną instrukcję, która będzie regulować przepływ pracy do celów urzędowych.

Kontrola

Zasady dotyczące regulacji i śledzenia dokumentów powinny być jasne i przejrzyste. W jakim czasie, przez kogo i kiedy sprawuje się kontrolę, konieczne jest wskazanie w tekście instrukcji. Ponadto istnieje potrzeba opisania odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów instrukcji. Wszelkie niuanse mogą wpływać na działalność przedsiębiorstwa. Ponadto dokumenty są wykorzystywane w sądzie, personel - mają wpływ na los pracownika. Poprawność ich kompilacji czasami zyskuje ogromne znaczenie. Dlatego osoba sprawująca kontrolę powinna przyjąć odpowiedzialne podejście do swoich obowiązków, powracając do przeglądu tych dokumentów, które nie są zgodne z instrukcjami.