Outsourcing rachunkowości: rodzaje, zalety i wady zdalnego prowadzenia ksiąg rachunkowych

W każdej organizacji rachunkowość podatkowa pozostaje ważną częścią pracy całego przedsiębiorstwa. Dlatego wiele firm potrzebuje profesjonalnych usług księgowych. Jednak nie każda firma jest w stanie zatrudnić takiego pracownika w państwie. W tym przypadku istnieje usługa outsourcingu księgowego, której korzyści zostały docenione przez wielu przedstawicieli biznesu. Być może ty też powinieneś być wśród nich.

Co to jest?

W celu podjęcia decyzji o celowości zawarcia umowy o outsourcingu księgowym należy zrozumieć, czym jest ta usługa. W końcu tylko znając swoje zalety i wady, menedżer może podjąć właściwą decyzję.

Zasadniczo jest to częściowe lub całkowite przeniesienie funkcji rachunkowych na organizację zewnętrzną, która zajmie się rachunkowością finansową i podatkową, przygotowywanie i wysyłanie raportów do właściwych organów.

Często outsourcing księgowy jest mylony z zapraszaniem zewnętrznego specjalisty do swojej firmy. Ale to absolutnie nie dotyczy. Musisz jasno zrozumieć różnicę. Rzeczywiście, w przypadku outsourcingu księgowego, firma wręcz przeciwnie przekazuje część swoich własnych funkcji innej organizacji za pewną nagrodę finansową.

Trafność

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, będzie musiał prowadzić rejestr wszystkich transakcji finansowych. Przynajmniej dla zysku będzie musiał zgłosić podatek. Dlatego średnie i duże firmy wolą zatrudniać całą załogę swoich własnych księgowych, co nie dotyczy małych organizacji. Jeśli liczba transakcji finansowych jest niewielka, wynajęcie specjalisty jest ekonomicznie nieopłacalne. Dlatego w tym przypadku outsourcing rachunkowości jest istotny, co pozwala zaoszczędzić na wynagrodzeniach pracowników.

W Rosji rynek tych usług rozwija się stosunkowo niedawno. Obecnie w Moskwie działa około półtora tysiąca firm oferujących usługi księgowe, outsourcingowe i inne. Jest to szczególnie wygodne dla średnich i małych firm. W końcu koszty w tym przypadku mogą być niższe niż płacenie pracownikowi.

Rodzaje outsourcingu księgowego

Oferty firm świadczących tę usługę można podzielić na cztery typy. Którą z nich wybrać, każda firma podejmuje decyzję samodzielnie, w oparciu o możliwości finansowe, cel i chęć przeniesienia rachunkowości do zdalnego zarządzania.

Poradnictwo

Jest to outsourcing księgowy w najprostszej postaci. Firmy zamawiają tę usługę w określonych sytuacjach. Należą do nich sprawdzanie personelu, a raczej jakość wykonywanej pracy.

Outsourcing księgowy jest również praktykowany w przypadkach, gdy przed nami są wyzwania, w których obecni pracownicy nie mają wystarczającego doświadczenia, a kierownik chce mieć pewność, że wyniki pracy są bezbłędne. Dotyczy to na przykład transakcji z zagranicznymi partnerami.

Nawet jeśli obecny księgowy w firmie radzi sobie z jej działalnością, okresowe konsultacje z bardziej doświadczonymi współpracownikami nie są oczywiście zbyteczne. Rzeczywiście, w sytuacji, gdy prawodawstwo podatkowe jest regularnie aktualizowane, trudno jest śledzić wszystkie niuanse.

Selektywny outsourcing księgowy

W takich sytuacjach zarząd przekazuje tylko niektóre ze wszystkich funkcji do zdalnej konserwacji. Na przykład możliwe są następujące opcje.

• Obliczanie wynagrodzenia pracowników.
• Raportowanie.
• Deklaracja podatkowa itp.

Częściowa księgowość dla outsourcingu jest przekazywana w przypadkach, gdy kierownictwo nie planuje całkowitej utraty kontroli nad rachunkowością finansową.

Ta opcja jest również pożądana wśród tych, którzy chcą zwolnić księgowych w pełnym wymiarze godzin z tego samego rodzaju rutynowej pracy, lub nawet zmniejszyć niektórych pracowników. Częściowo przekazując księgowość do outsourcingu, firma wykona pewne funkcje samodzielnie.

Pełny outsourcing

W tej sytuacji klient firmy przypisuje wszystkie funkcje do zdalnego księgowego. Ten rodzaj outsourcingu pozwala kierownictwu w ogóle nie zatrudniać pełnoetatowych księgowych. Być może w ten sposób uda się obniżyć koszty utrzymania pracowników.

Outsourcing w imieniu głównego księgowego

Ten rodzaj współpracy daje organizacji zewnętrznej prawo do podpisania. W takim przypadku klient całkowicie odciąża się od pracy z dokumentami finansowymi.

Jednak takie usługi księgowe w zakresie outsourcingu mają znaczną wadę. W końcu właściciel firmy w tym przypadku prawie całkowicie traci kontrolę nad działaniami wykonawcy. Zanim podejmiesz decyzję o zdalnej księgowości, musisz dokładnie przemyśleć wszystko.

Funkcje specjalne

Wiele firm woli przenieść outsourcing księgowy do organizacji, która przejmie funkcje rachunkowości finansowej i podatkowej. Pozwala to zaoszczędzić na organizacji pracy dla pracowników. A także na dużych ulgach podatkowych, których potrzebuje każdy pracownik.

Firmy świadczące usługi księgowe (outsourcing) mają znaczną liczbę różnych specjalistów od personelu. Wszyscy mają wysokie kwalifikacje. Są to nie tylko księgowi, ale także menedżerowie, eksperci prawni, eksperci podatkowi itp.

Outsourcing księgowości (raportowanie podatkowe i finansowe) tak aktywnie się rozwija, że ​​wiele organizacji chętnie przechodzi na usługi zdalne.

Dzięki technologii internetowej wszystkie dane mogą być przechowywane w usłudze chmurowej. Co to oznacza dla użytkowników? Kierownik organizacji klienta lub inny pracownik może przeglądać sprawozdania finansowe w dowolnym momencie. Jest to wygodne i pozwala kontrolować działania firmy outsourcingowej w dowolnym momencie.

Ciekawe, że przy korzystaniu z pamięci w chmurze organy kontrolujące nie będą w stanie uzyskać informacji, nawet jeśli z jakiegoś powodu zdecydują się wycofać komputery. Dla niektórych ta funkcja może być znacząca.

Zalety zdalnego rozliczania

• Obniżenie kosztów księgowych pracowników. W końcu każdy pracownik potrzebuje osobnego miejsca pracy. Wcześniej trzeba go było kupić, kupując stół, komputer i inny sprzęt biurowy, a także instalując zestaw programów niezbędnych do wykonywania funkcji rozliczeniowych. Ponadto należy dokonać znacznych ulg podatkowych dla każdego pracownika. Jest to nie tylko podatek dochodowy od osób fizycznych, ale także płatności na rzecz funduszu emerytalnego. Firma outsourcingowa ma już cały sprzęt potrzebny do wykonywania funkcji księgowych, a płatność za zdalne księgowanie to wydatek, za który klient może otrzymać odliczenie VAT.
• Jakość W firmie oferującej usługi outsourcingowe wszystkie procesy księgowe są już ustalone. Nie musisz tracić czasu na rekrutację i szkolenia pracowników. Firma outsourcingowa zatrudnia wielu specjalistów, nie tylko księgowych. Dlatego problemy pojawiające się w trakcie pracy są rozwiązywane dość szybko. Ukończona praca jest wewnętrznie testowana przez bardziej wykwalifikowanych pracowników przed dotarciem do klienta końcowego. Pozwala to nie martwić się o wynik.
• Odpowiedzialność. Wszystkie usługi outsourcingowe świadczone są na podstawie umowy. Jego warunki muszą być dokładnie sprawdzone przed podpisaniem. Spośród firm outsourcingowych normalną praktyką jest odpowiedzialność za utratę dokumentów, popełnione błędy itp. Dlatego zleceniodawca powinien sam pokryć grzywny i inne wydatki poniesione z jego winy.
• Poufność Umowa musi zawierać klauzulę o nieujawnianiu informacji. W końcu wszystkie dane finansowe, które otrzymuje outsourcing, są w rzeczywistości tajemnicą handlową i nie powinny być ujawniane ani udostępniane osobom nieuprawnionym.

Minusy zdalnej księgowości

W oparciu o wymienione powyżej zalety może się wydawać, że outsourcing rachunkowości finansowej i podatkowej jest usługą idealną. Jednak życie zmusza do trzeźwego spojrzenia na rzeczy. Nie zapominaj o możliwych niedociągnięciach. W końcu tylko świadoma decyzja przynosi przyzwoity rezultat. Więc minusy:

• Niewystarczająca kontrola. W przeciwieństwie do pełnoetatowego pracownika, eksperci outsourcowanej firmy księgowej nie znajdują się w sąsiednim pokoju, więc obserwowanie ich pracy online jest problematyczne. Jednak w przypadku korzystania z technologii internetowych, ta wada jest zminimalizowana, umożliwiając klientowi sprawdzenie dokumentów z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci WWW.
• Ujawnianie informacji. Nawet z klauzulą ​​poufności zawsze istnieje ryzyko naruszenia. Teoretycznie mogą przekazywać informacje finansowe stronom trzecim i po prostu je "scalać". Jest możliwe, że za pewną nagrodę. Ale musisz zrozumieć, że w tym przypadku zleceniodawca będzie musiał ponosić odpowiedzialność za takie zaniedbanie, a duże firmy nie będą angażować się w takie bzdury, ryzykując własną reputację, która przynosi znacznie wyższe zyski.
• Nieznajomość funkcji biznesowych. Każdy obszar ma własne niuanse. Pracownik firmy outsourcingowej, nawet doskonale znający zawiłości rachunkowości, może nie znać podstawowych rzeczy związanych z zawodową działalnością organizacji klienta. Musisz jednak zrozumieć, że większość działań związanych z rachunkowością finansową ma charakter uniwersalny, dlatego tej wady nie można uznać za znaczącą.
• Niska jakość. Istnieje szansa, aby zostać klientem niekompetentnych księgowych przy użyciu niedoskonałej technologii. Na przykład zmiany w rachunkowości finansowej i podatkowej muszą być stale monitorowane. Jeśli zaniedbasz tę rutynową akcję, możesz popełniać błędy w księgowaniu, które obniżają jakość usług świadczonych przez firmę outsourcingową.
  

Wniosek

Każdy menedżer musi zdecydować o organizacji rachunkowości finansowej we własnej firmie. Musisz wybrać między zatrudnieniem księgowego w pełnym wymiarze czasu pracy i wsparciem outsourcingowym. Zaletą drugiej opcji jest obniżenie kosztów. Ponadto firmy oferują klientom kilka opcji usług. Na przykład może to być pełne lub częściowe wsparcie księgowe. Dalsze koszty zależą od wybranej usługi.