Przykład wykresu Gantta. Kluczowe elementy wykresu Gantta

Tworzenie wykresu Gantta to standardowa procedura dla menedżerów projektu. Za pomocą tego narzędzia można wizualizować czas trwania różnych procesów. Wąska specjalizacja tego wykresu nie wyklucza jednak możliwości jego wykorzystania w osobistym zarządzaniu czasem. Wykres Gantta, na przykład, pozwala planować zadania w siatce kalendarza na następny okres.

Jak wygląda wykres Gantta

Wykres lub wykres Gantta, jak go nazywamy, składa się z dwóch skal: skali czasu i skali zadań. Każde zadanie jest reprezentowane jako prostokąt, którego długość jest mierzona w określonych jednostkach czasu. Dzięki temu możliwe jest prześledzenie, które projekty lub zadania muszą zostać ukończone iw jakich ramach czasowych. Na diagramie widać również, które projekty powinny być wykonywane równolegle lub szeregowo.

Wiadomo, że informacja wizualna jest postrzegana przez człowieka znacznie szybciej, być może dlatego tak popularna stała się mapa Gantta. O wiele łatwiej jest prezentować listę zadań w formie osi czasu, a także wygodnie rozdzielać zadania między pracowników.

Kto wymyślił wykres Gantta

Nie wiadomo, jak długo trwało opracowanie wykresu Gantta, ale naukowiec Henry Gant wprowadził go do użytku w 1910 r., Kiedy konieczne było poprowadzenie grupy inżynierów do budowy statków. Po około 80 latach korzystania z diagramu dodano do niego relacje między zadaniami:

• operacja 2 nie może rozpocząć się wcześniej niż operacja 1;
• operacja 2 nie może się rozpocząć, dopóki operacja 1 nie zostanie zakończona;
• operacja 2 nie może zakończyć się przed rozpoczęciem operacji 1;
• operacja 2 nie może zakończyć się później niż operacja 1.

Przykład wykresu Gantta, w szczególności jego czasowe relacje między zadaniami, może służyć jako zwykłe gotowanie. Nie można smażyć jajek, dopóki nie zostaną one obrane ze skorupki i niemożliwe jest gotowanie makaronu, dopóki woda nie zagotuje się. Dzięki wykresowi Gantta można przedstawić nie tylko listę zadań, ale także zestaw powiązanych ze sobą części projektu.

Jeszcze w 1896 roku polski ekonomista Karol Adametsky opracował wizualną metodę mapowania procesów produkcyjnych, ale naukowiec nie tłumaczył swojej pracy na język angielski, więc jego pomysł nie rozprzestrzenił się na anglojęzyczny świat. Tak więc, chociaż Adametsky był pierwszym, który wynalazł schemat, jego nazwa pochodzi od naukowca Henry Ganta. Ale diagram można również nazwać wykresem Adametsky'ego, który nie jest błędem.

Wykres wad

Pomimo tego, że wykres radzi sobie z zadaniem wizualizacji, warto zwrócić uwagę na kilka jego wad:

• nieelastyczność;
• uzależnienie;
• zatłoczenie.

Przyjrzyjmy się bliżej każdej z wad wykresu Gantta. Przykładem, w którym przewaga staje się wadą, jest wizualizacja zbyt wielu zadań. W wyniku tego diagram staje się przeciążony, jego główny cel zostaje utracony - aby przedstawić informacje w przystępnej formie.

Rzeczywistość zmienia plany menedżerów w zarządzaniu projektami dość często, liczba zadań lub fundamentalna struktura zmian systemu, co wymaga pewnych korekt w schemacie podstawowym. Często jedynym rozwiązaniem jest ponowne narysowanie wykresu.

Projekt jest złożonym systemem z określonym zestawem zadań i harmonogramem, ponadto istnieje połączenie między wszystkimi elementami. Ale jak uczynić wykres Gantta odpowiednim do wykazania zależności między zadaniami? Rozwiązaniem było dodanie gotowego wykresu z pionowymi liniami z objaśnieniami, ale to poważnie komplikuje początkowo łatwe narzędzie.

Jak i gdzie zrobić wykres Gantta

Jeśli nie ma dostępnych specjalistycznych programów do zarządzania projektami, można łatwo i szybko zbudować wykres Gant w Excelu.

Najpierw musisz sprawdzić, czy wymagany wykres w Excelu:

1. W menu głównym w zakładce "Wstaw" kliknij przycisk "Wykres".
2. W wyświetlonym menu wybierz folder "Szablony".
3. Wybierz z listy zapisanych szablonów "Wykres Gantta" i wprowadź niezbędne dane.

Jeśli nie ma takiego szablonu w fabrycznie zainstalowanej wersji programu biurowego, można go pobrać z oficjalnej witryny Microsoft Office. Niezbędne narzędzie jest bardzo łatwe do znalezienia w sekcji "Szablony", następnie należy wybrać podsekcję "Dokumenty i raportowanie", a pełna nazwa szablonu to "Planista projektu na wykresie Gantta". W Excelu określone narzędzie może łatwo zastąpić płatne specjalistyczne programy.

Czy wykres Gantta przynosi korzyści lub szkodzi projektom?

Zadania wykresu Gantta obejmują kontrolę precyzyjnej realizacji warunków każdego zadania projektowego, a kierownik może śledzić na jakim etapie jest każdy pracownik działu, ile czasu potrzeba na ukończenie projektu jako całości.

Jeśli kierownik projektu nie zwraca uwagi na jakość produktu, a jedynie dostosowuje się do terminów, wtedy praca po prostu zamienia się w bieg z przeszkodami. W takiej sytuacji istnieje ryzyko utraty niezbędnych pomysłów i materiałów o wysokiej jakości w celu zapewnienia zgodności z niezbędnymi okresami.

Głównym błędem kierowników projektów jest postrzeganie pracy pracowników za pomocą zestawu wielokolorowych prostokątów na wykresie Gantta. Aby zakończyć jeden z procesów projektowych, liczba projektów, zatwierdzeń i innych dokumentów przekracza rozsądną liczbę. Czynnik ludzki jest obecny na każdym etapie pracy, więc wykres Gantta, który teoretycznie powinien zwiększyć efektywność działu, może spowodować krytyczne szkody dla samego projektu.

Idealny kreatywny projekt z pomocą wykresu Gantta i nie tylko

Przykładem wykresu Gantta w akcji jest planowanie projektu kreatywnego. Głównym zadaniem na pierwszym etapie jest opisanie problemów biznesowych, które projekt rozwiąże, w celu ustalenia jego kluczowej koncepcji. Następnie określana jest lista celów i wyników pośrednich w wykonaniu pracy. Na tym etapie powstaje szkic przyszłej tablicy Gantta.

Każdy pośredni cel projektu powinien mieć zarówno charakter czasowy, jak i jakościowy, dlatego zadania techniczne i kryteria akceptacji gotowego produktu powinny być dołączone do gotowego diagramu. Można to zrobić za pomocą dodatków do wykresu, które będą listą linków do Dokumentów Google. Dzięki temu zapoznanie się z tabelą pozwoli nie tylko ocenić niezbędne ramy czasowe, ale także prowadzić owocną dyskusję na temat konkretnej zawartości każdego pod-celu.

Jak zapobiec opóźnieniom w dostarczaniu projektów za pomocą wykresu Gantta

Oprócz kontrolowania czasu pracy przy użyciu wykresu Gantta w zarządzaniu projektem należy zapewnić wyniki pośrednie. Wszyscy znają termin "deadline", czyli termin, w którym należy przekazać pracę. Wykres Gantta jest przykładem listy terminów dla kilku zadań, które ostatecznie muszą zostać przekształcone w gotowy produkt.

Niemożliwym jest zaplanowanie z wyprzedzeniem możliwego problemu w tworzeniu projektu, dlatego warto wprowadzić "redlines" w pracy zbiorowej. Termin ten nie jest tak często używany przez menedżerów, ale ma ogromny wpływ na pomyślne ukończenie projektu. Redline - jest to fałszywy termin, czyli wcześniejszy termin wykonania pracy, wyznaczony przez dyrektora. Redline pozwala sprawdzić gotowość pracownika lub działu, dokonać niezbędnych zmian i zakończyć projekt dokładnie w określonym terminie.

Obecność pośredniej kontroli znacznie ułatwia pracę kierownika projektu, ponieważ pozwala osiągnąć pożądaną jakość, bez stawiania kosztem warunków dostawy produktu do klienta.

Jak ręcznie utworzyć szkic wykresu

O wiele wygodniej jest sporządzić wykres Gantta w programie komputerowym, ale jeśli okaże się konieczne przedstawienie drobiazgu i czasu projektu, to na kartce papieru można narysować zaimprowizowany wykres słupkowy.

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest wyszczególnienie wszystkich części projektu i określenie okresów potrzebnych do ich wdrożenia. Takie dane są dogodnie przedstawione w ponumerowanej tabeli.

Drugi krok - trzeba narysować podwójny układ współrzędnych, poziomo zostaną umieszczone na osi czasu (w dniach, tygodniach lub miesiącach, w zależności od złożoności projektu). W pionie musisz uporządkować liczby lub krótkie nazwy części projektu.

Dalszy proces tworzenia wykresu ma jedynie na celu przeniesienie danych tabelarycznych do układu współrzędnych. Mając gotowy wykres Gantta i przybliżony czas realizacji całego projektu, można zidentyfikować procesy, które można zoptymalizować.

Wniosek

Planowanie i wykresy Gantta są nierozłącznymi koncepcjami we współczesnej praktyce. W rzeczywistości schemat stał się głównym narzędziem dla menedżerów zarządzających projektami, wielu menedżerów zostało utrwalonych dzięki przejrzystemu monitorowaniu wyników na skalach wykresów.

Wykres Gantta znacznie ułatwia proces kontroli nad projektem, ale także ogranicza możliwości jakościowego rozwoju, ponieważ jest to tylko lista terminów, a nie konkretne wyniki.

Henry Gant opracował własny schemat, aby poprawić efektywność przedsiębiorstw produkcyjnych, ale użycie tego narzędzia w kreatywnych projektach wymaga od kierownika uzupełniania i rozszerzania możliwości schematu na wszystkie możliwe sposoby.