Uwaga analityczna - zasady kompilacji i przykład

Podczas pracy w produkcji lub w dowolnej organizacji trzeba zajmować się pisaniem różnych dokumentów i dokumentów. Jednym ze wspólnych dokumentów jest notatka analityczna. Generalnie, opracowanie tego dokumentu nie powinno powodować poważnych problemów, ale powinieneś znać wszystkie zasady. W tym artykule będzie można zapoznać się z przykładem napisania notatki analitycznej, aby dowiedzieć się, dlaczego została skompilowana iw jakich przypadkach.

Do czego służy dokument?

Dokument ten jest z reguły sporządzany, gdy konieczna jest analiza sytuacji. Zwykle notatki analityczne uwzględniają sytuacje problemowe lub kryzysowe, które mogą pociągać za sobą negatywne konsekwencje dla całego przedsiębiorstwa lub jego poszczególnych podziałów strukturalnych.

Zdarza się, że niedoświadczony może pomylić ten dokument raport analityczny. Warto więc pamiętać, że notatka analityczna nie tylko bada obecną sytuację i jej przyczyny, ale także opisuje konkretne opcje rozwoju i rozwiązania problemu.

Możesz wyróżnić następujące cele dokumentu:

• informowanie kierownictwa o istniejącym lub pojawiającym się problemie;
• zapobiec powtórzeniu się sytuacji w przyszłości;
• poprawa produktywności pracy;
• wzmocnienie kontroli nad dowolnymi obszarami w przedsiębiorstwie lub organizacji.

Dobrze napisany dokument może służyć jako ważny sygnał dla kierownictwa i pomoże określić przyszły przebieg wydarzeń. W niektórych przypadkach taki dokument może być używany do różnych zdarzeń w obrębie samego przedsiębiorstwa, takich jak spotkania, spotkania lub spotkania. A także w przypadku poważnych problemów, notatkę analityczną można dołączyć jako dowód do postępowania sądowego jako argument oparty na dowodach.

Kto może zrobić dokument

W dużych przedsiębiorstwach przygotowanie notatek analitycznych przeprowadza wyspecjalizowana jednostka strukturalna, taka jak dział analityki. Jednak każdy pracownik, który jest odpowiednio świadomy danej kwestii i który z kolei ma doświadczenie i osobistą profesjonalną opinię na temat rozwiązania lub zapobiegania problemowi, może skompilować taki dokument.

Każdy szef strukturalnego lub osobnego działu organizacji ma prawo przekazać pisemną notatkę analityczną swojemu zastępcy, sekretarzowi lub innemu podwładnemu. Ale w tym przypadku jest jeden bardzo ważny niuans. Ponieważ autor podpisu pozostaje z kierownikiem, będzie osobiście odpowiedzialny za treść dokumentu. Dlatego niezwykle ważne jest, aby odliczyć dokument przed jego podpisaniem i upewnić się, że fakty, wnioski i propozycje są prawidłowe.

Zasady opracowywania

W szczególnie dużych organizacjach można natknąć się na specjalnie zaprojektowany formularz dla tego dokumentu, ale z reguły zdarza się to niezwykle rzadko. Zasadniczo niniejszy dokument nie przewiduje konsolidacji zunifikowanej próbki dla niego, dlatego jest on opracowywany w arbitralnej formie, z zachowaniem podstawowych zasad pracy biurowej.

Podobnie jak w przypadku każdego dokumentu, notatka badawcza musi zawierać na początku następujące informacje:

• numer rejestracyjny;
• data;
• adresata (stanowisko, nazwisko i inicjały), który jest kierownikiem wydziału lub kierownikiem przedsiębiorstwa;
• pozycja, nazwisko i inicjały twórcy dokumentu.

Ponadto, dokument ma charakter opisowy lub, jak to się nazywa, podaną częścią, w której powinny występować takie atrybuty:

• istotę zadeklarowanego pytania lub problemu;
• powody;
• konsekwencje;
• zalecenia dotyczące wyeliminowania lub zapobiegania problemowi;
• wnioski;
• podpis inicjatora.

W tekście notatki analitycznej powinna być jak najmniejsza terminologia, ale jeśli użycie specjalnie użytych wartości jest nieuniknione, to powinny one być uzupełnione przypisami i objaśnieniami. Jeżeli do notatki dołączono jakiekolwiek dowody w postaci fotografii, raportów, listów lub umów, w tekście zamieszczane są specjalne uwagi, na przykład umowa o wynajem pomieszczeń biurowych (załącznik nr 1).

Ważne jest, aby pamiętać, że wszystkie argumenty muszą mieć uzasadniony fundament. Analiza sytuacji, zaleceń i wniosków powinna być obiektywna, ale subiektywne poglądy powinny zostać porzucone, biorąc pod uwagę problem tylko w ramach osiągania dobrego samopoczucia dla przedsiębiorstwa.

Rejestracja i rejestracja

Dokument musi być sporządzony w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce strukturalnej, a drugi jest dostarczany do głowy. Nota analityczna może być skompilowana przy użyciu komputera osobistego i innych mediów drukowanych, a także może być napisana ręcznie. Ilość tekstu nie jest ograniczona.

Ten rodzaj dokumentu nie podlega obowiązkowej rejestracji, jednak w celu uzyskania kontroli nad ruchem i rozwojem sytuacji najlepiej jest zarejestrować i przypisać numer rejestracyjny.

Po przedstawieniu wszystkich podstawowych zasad redagowania, należy wziąć pod uwagę przykład notatki analitycznej.

Przykład

Dyrektor Generalny OJSC Trans-Port

Lebedev OI

od szefa działu montażu silników Trans-Port OJSC

Kurochkina I.I.

Notatka analityczna z dnia 25 marca 2018 r. Nr 1/2018.

W wyniku cotygodniowej kontroli wyposażenia warsztatu silnikowego wykryto maszynę ASC (zautomatyzowany kombajn nr 3). Ta awaria wiąże się z dużym produktywnym obciążeniem ACS i wygasłym okresem eksploatacji. Naprawa tego urządzenia jest niepraktyczna.

Dziś sklep musi kupić nowy samochód, aby skutecznie wykonywać zadania określone w przepisach dotyczących warsztatu montażowego silnika. W przypadku braku maszyny ASC warsztat nie będzie w stanie wykonywać swoich obowiązków, co doprowadzi do całkowitego zatrzymania procesu montażu.

Kurochkin I.I. / Podpis /

W tym przykładzie notatki analitycznej są wszystkie niezbędne atrybuty, a przepływ prezentacji problemu odpowiada poprawnej strukturze konstrukcji tego dokumentu.

Wniosek

Dokonywanie odpowiedniego dokumentu jest zawsze rutynową i bardzo wymagającą pracą. Ale zapoznając się z przykładem napisania notatki analitycznej, możesz przystąpić do tworzenia własnego dokumentu. Jednak najważniejsze jest, aby pamiętać wszystkie powyższe zasady.