Outsourcing - co to jest? Definicja, rodzaje, cechy i umowa
Biznes to gra zespołowa. Nie możesz równie dobrze zrozumieć wszystkich aspektów. Jednak przyjęcie specjalisty do państwa i wypłacenie mu wynagrodzenia nie zawsze jest opłacalne. Zwłaszcza w początkowej fazie, kiedy firma dopiero wstawała. Outsourcing przychodzi na ratunek. Co to jest?
Czym jest outsourcing?
Wyobraź sobie, że firma otwiera nowe biuro. Jest kadra menedżerów, ale ktoś musi przewieźć sprzęt, podłączyć sprzęt biurowy, skonfigurować komputery i Internet. Nie twórz tego samego dla tych indywidualnych pełnoekranowych programów ładujących i administratorów systemu. I jak to jest?
Spróbujmy wyjaśnić na przykładzie. Co robisz, gdy znajdziesz się w obcym mieście bez samochodu?
Wynajmij samochód zagraniczny: z kierowcą - taksówką lub bez niej - do wynajęcia. Możesz zrobić to samo z personelem: wymagany był zespół pracowników lub musisz założyć sieć lokalną w biurze - skontaktuj się z wyspecjalizowaną firmą, która zapewni ci odpowiednią liczbę wykwalifikowanych pracowników przez określony czas. To jest outsourcing. Co to jest - jest jasne, idziemy dalej.
Organizacja zewnętrzna może być odpowiedzialna za określoną dziedzinę działalności, w której specjaliści wewnętrzni nie są zbyt silni. Często małe firmy korzystają z usług zewnętrznych prawników, księgowych, call center.
Eksperci zewnętrzni przeprowadzą niezależną ocenę nieruchomości lub audyt firmy, gdy ważne jest, aby przekonać strony trzecie do obiektywności badań - potencjalnych kredytodawców lub partnerów biznesowych.
Bo będzie musiał zapłacić. Czasami jednak jest to tańsze, łatwiejsze i szybsze niż samodzielne poszukiwanie odpowiedniego specjalisty i doprowadzenie go do stanu.
Przybliżony obraz dotyczący tego, że jest to outsourcing i jak działa, powinien już powstać w twojej głowie. Teraz nadajemy tej koncepcji definicję:
Outsourcing to przeniesienie niektórych funkcji na zewnętrzną organizację działającą w tym obszarze, na podstawie umowy o świadczenie usług płatnych.
Brzmi trudno, ale w rzeczywistości wszystko jest prostsze, niż się wydaje - znajdziesz odpowiednią firmę, zawarłeś z nią umowę i przekazujesz jej niektóre funkcje, na przykład księgowość. A za świadczenie tych usług trzeba zapłacić.
Jak nie popełnić błędu przy wyborze?
Tutaj są 2 ważne punkty:
Prawidłowo wybierz organizację, którą powierzysz swojej pracy.
Zawarcie umowy, w której szczegółowo określa się wszystkie warunki transakcji: jaką pracę należy wykonać, jaką jakość iw jakich ramach czasowych. Ważne jest, aby jasno zrozumieć, jakiego wyniku oczekujesz od partnera. I powinien to również zrozumieć.
Jak znaleźć wiarygodnego partnera?
Weź usługi, takie jak księgowość. Są różne firmy: mała restauracja, w której pracują członkowie rodziny, lub ogromna korporacja, która buduje nowe dzielnice. Podobnie, firmy księgowe tych firm będą inne.
Musisz znaleźć partnera, który:
dobrze zorientowani w specyfice Twojej firmy;
ma połączenia w odpowiednich kręgach: bankach, aby uzyskać pilną pożyczkę lub w urzędzie skarbowym;
ma nienaganną reputację wśród firm takich jak Twoja;
gotowy do pracy ze swoimi obrotami;
podziela cele, zasady i misje Twojej firmy.
To nie jest łatwe. Nic dziwnego, że biznesmeni twierdzą, że znalezienie dobrego partnera jest trudniejsze niż żona. Ty i twój partner doskonale się rozumiecie. Tylko wówczas okaże się, że zbuduje wzajemnie korzystne i długotrwałe relacje. Co to jest?
Podczas outsourcingu zawsze będą trudności - bez względu na to, jaką część pracy chcesz przekazać komuś innemu. Nie jest łatwo pozyskać firmę świadczącą usługi prawne, a inteligentni sprzedawcy, a nawet nieostrożni pracownicy mogą powodować wiele problemów.
Konieczne jest "przyzwyczajenie się" do siebie nawzajem. Partnerstwo to umiejętność postawienia się w miejscu innego, chęć kompromisu. Musisz to poczuć przed podpisaniem umowy outsourcingowej.
Za pierwszym razem nie masz szczęścia. Będziemy musieli "pocałować tysiąc żab", aby znaleźć "naszą księżniczkę". Pewnego dnia szczęście. Znajdziesz firmę, dzięki której czujesz się komfortowo i zyskujesz do pracy.
Kiedy to się stanie, dołożymy wszelkich starań, aby utrwalić tę wzajemną sympatię. Jednak w świecie biznesu wszystko zmienia się bardzo szybko. Dlatego przygotuj się na to, że prędzej czy później będziesz musiał się rozstać.
Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy?
Pomoże ci logika, roztropność i zdrowy rozsądek. Zwróć szczególną uwagę na następujące punkty:
wyraźnie zidentyfikować wszystkie usługi, które zlecasz na zewnątrz, załączyć aneks do umowy ze szczegółowymi informacjami;
Pamiętaj, aby określić datę rozpoczęcia i zakończenia prac, okres obowiązywania umowy jest jednym z najważniejszych punktów umowy;
obie strony muszą jasno rozumieć cały proces pracy: jakie procedury muszą być przeprowadzane, w jakim czasie, jak będzie zorganizowany sam proces;
przemyśleć i jasno opisać procedurę ugody - nie będzie można poprosić o opóźnienie, jeśli nie jest przewidziane w odpowiedniej klauzuli;
dzielą nie tylko obowiązki, ale także obowiązki i uzgadniają "słownie" - pisz wszystko jasno w umowie outsourcingowej;
określić prawa i obowiązki stron;
Należy opisać procedurę, warunki i warunki rozwiązania umowy;
podać w umowie kluczowe wskaźniki wykonania - KPI, tak aby wykonawca wiedział, jakie wskaźniki są od niego oczekiwane.
Do pracy tych punktów należy twoja odpowiedzialność jako menedżera biznesowego. Twoi prawnicy zajmą się resztą. Ale ślepo ufać swoim pracownikom nie jest tego warte - zawsze kilka razy i uważnie czytać każdy dokument przed jego podpisaniem.
Jakie rodzaje outsourcingu istnieją?
Zgodnie z międzynarodowym systemem klasyfikacji na tym rynku istnieją:
outsourcing produkcji - agencja reklamowa wykorzystuje moc drukarni do drukowania kalendarzy lub wizytówek;
outsourcing odrębnych procesów biznesowych - księgowość, dział prawny lub centrum obsługi telefonicznej firmy obsługuje firma zewnętrzna;
outsourcing pracowników - Twoje biuro jest strzeżone przez pracowników prywatnej firmy ochroniarskiej;
Outsourcing IT - tworzysz witrynę i wypełniasz ją przydatną treścią.
Ponadto outsourcing można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne: dział księgowy jest obsługiwany przez firmę zewnętrzną w jej biurze, czyli z zewnątrz, a produkt jest strzeżony przez pracownika ochrony - znajduje się on na terytorium użytkownika, czyli w środku.
8 zalet outsourcingu
Outsourcing jest korzystny, szczególnie dla małych firm. Oto dlaczego:
nie ma potrzeby rozpraszania się przez drugorzędne procesy biznesowe;
redukcja kosztów - często stałe wypłacanie wynagrodzenia pracownikowi jest droższe;
wszystkie zasoby w firmie koncentrują się na celach strategicznych;
jakość wytwarzanych produktów rośnie;
istnieje oddzielenie ryzyka i odpowiedzialności od firmy zewnętrznej;
pozwala uzyskać najlepszych wykonawców za akceptowalną nagrodę;
zmniejsza ryzyko niedoborów siły roboczej lub materiałów zużywalnych;
pozytywny wpływ na atrakcyjność inwestycyjną firmy.
Siergiej Naumow, szef regionalnego związku przedsiębiorców z Woroneża, w wywiadzie dla portalu hr, opisując swoje doświadczenia, powiedział, że outsourcing pomógł mu pozbyć się własnej floty i obniżyć koszty o 2-3 razy.
Według niego flota przyniosła tylko ból głowy: nieustanne poszukiwanie części zamiennych, naprawienie starego sprzętu. Ponadto w proces ten zaangażowane były znaczne zasoby: musieliśmy utrzymać cały personel kierowców, dostawców, mechaników i płacić im wynagrodzenie. A do tego potrzebna była cała ta ochrona. Outsourcing rozwiązał problem.
Czy wszystko naprawdę jest takie gładkie?
Przypomnij sobie niedawną sowiecką przeszłość. Personel przedsiębiorstwa był swego rodzaju spójnym ciałem, jedną całość. To był zespół entuzjastów, którzy pracowali nie dla pieniędzy, ale dla idei.
Wszyscy mieli wspólną misję i wartości, poruszając się zgodnie. Byli gotowi zawsze przyjść, aby komuś pomóc i zastąpić je sobą, jeśli to konieczne.
A teraz spróbuj także uruchomić pracę, jeśli w procesie uczestniczy kilkanaście firm, z których każda chce wyrwać kawałek tłuszczu i broni tylko własnych interesów, nie martwiąc się o innych i dobro wspólne.
Jak być? Model radziecki jest zbyt ciężki, żarłoczny i uciążliwy dla nowoczesnej gospodarki. Outsourcing, choć poprawia efektywność, nie pozwala zespołowi działać jako pojedynczy organizm.
Tylko jedno wyjście - poszukać punktu pośredniego. Nie każda firma potrzebuje personelu strony trzeciej. Ponadto, nie każdy proces można zlecić na zewnątrz.
Tutaj każda sytuacja musi być podchodzona indywidualnie. Gdzieś bardziej opłaca się wprowadzać nowoczesne rozwiązania i poprawiać efektywność, gdzieś, aby utrzymać etatowych specjalistów.
Praktyka pokazuje, że niemożliwe jest wdrożenie outsourcingu tam, gdzie istnieje ryzyko wypadku lub zatrzymania ciągłej produkcji. Jeśli musisz podejmować decyzje i działać w ciągu kilku godzin, a czasem nawet minut, za tę sekcję powinien odpowiadać wyłącznie specjalista w pełnym wymiarze godzin. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw przemysłowych i branż o wysokim poziomie zagrożenia.
10 powodów, by odmówić zlecenia na zewnątrz
Skoro już wiesz, co to jest - outsourcing, których typy i przykłady zostały omówione powyżej, podczas podejmowania decyzji należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:
Aby naprawić dziury finansowe poprzez outsourcing, nie jest najlepszym rozwiązaniem. Jeśli środki trwałe są w ruinie, sprzęt jest zużyty i wymaga naprawy, jest mało prawdopodobne, aby można było zarządzać tylko outsourcingiem. Tutaj potrzebujemy inwestycji kapitałowych i modernizacji całej produkcji.
Twój pracownik obciął tyle zadań, ile uważasz za konieczne. Zleceniodawca wykona tylko to, co jest zapisane w umowie - nie więcej i nie mniej. I wcale nie jest konieczne, aby zrobił to lepiej niż pracownik pełnoetatowy. Ale "załaduj" jego dodatkowe obowiązki po prostu nie zadziała.
Pracownik ocenia swoje miejsce pracy i jest lojalny wobec ciebie. Outsourcer takich klientów, jak ty może mieć tuzin, a nawet nie jednego. Postaraj się opóźnić płatność na tydzień i od razu poczuj różnicę.
Jest mało prawdopodobne, aby zleceniodawca był świadomy specyfiki swojej firmy, jako pełnoetatowy profesjonalista, który "dorósł" w twoim zespole.
Zleceniodawca ma dostęp do wszystkich zapisów swojej firmy. Oczywiście, tylko w ramach jego kompetencji, ale mimo wszystko. Taka osoba może dobrze wykorzystać informacje uzyskane w ich własnych własnych interesów. Gdzie jest gwarancja, że taki pracownik nie "połączy" informacji z twoimi konkurentami?
Opinie o outsourcingu
Ktoś pozytywnie odnosi się do tego zjawiska, inni - wręcz przeciwnie, w każdy możliwy sposób przeklinają dzień, w którym zdecydowali się na taki eksperyment. I każdy opowie ci swoją historię.
Większość ludzi narzeka na niską jakość i nieostrożność w stosunku do pracy. Zwłaszcza jeśli potrzebujesz pracowników o niskich kwalifikacjach: ładowarki, sprzątaczki, pakowaczki.
Outsourcers rekrutują takich pracowników do reklam w Internecie, na przystankach autobusowych, w transporcie publicznym. Wynagrodzenia są niskie, obrót obłąkany. Oczywiste jest, że "kontyngent" jest odpowiedni. Skąd się biorą staranność i odpowiedzialność? Ludzie przychodzą na kilka dni, w najlepszym razie - miesiące. Taka organizacja outsourcingowa tworzy negatywną reputację dla tego rodzaju działalności.
Kolejna sprawa - nazwa firmy zajmującej się świadczeniem usług: księgowi, prawnicy, informatycy. Aby wytrzymać ostrą konkurencję, muszą po prostu przyciągnąć tylko wykwalifikowanych pracowników i pracować z pełnym poświęceniem.
Najprawdopodobniej znajdziesz tylko pozytywne opinie o takich firmach. Jednak tacy outsourcerowie nie są wymieniani na drobiazgi. Za swoją pracę odpowiadają za swoją reputację. Dlatego koszt outsourcingu odpowiada jakości.
Wszystko zależy od wielkości firmy i zadania. Jeśli potrzebujesz kogoś, kto będzie przesyłał raporty podatkowe raz na kwartał, taka firma nie będzie dla ciebie działać. Ich koszt usługi jest zbyt wysoki.
Ponadto jest mało prawdopodobne, aby wyrazili zgodę na współpracę z małą firmą lub indywidualnym przedsiębiorcą. Takie firmy są zainteresowane skalą.
Trzeba też szukać kogoś skromniejszego. Tutaj jednak ryzyko wystąpienia niekompetencji wzrasta wielokrotnie. Firma outsourcingowa (co to jest, patrz wyżej) powinna odpowiadać twojemu poziomowi: skali biznesu, obrotów i doświadczenia.
Zwróć uwagę tylko na firmę w jej "kategorii wagowej". Jeśli dopiero zaczynasz, nie ma sensu czytać opinii o liderach rynku. Przyjrzyj się najlepszym z nich. I dopiero wtedy podejmij ostateczną decyzję.
Podsumujmy
Zapytaj o pomoc firm zewnętrznych lub rozwijaj swój własny personel? Każdy decyduje o sobie. Najczęściej jest to przydatne dla małych firm prywatnych: IP lub LLC. Outsourcing naprawdę bardzo pomógł - koszty spadły, a ogólna efektywność wzrosła.
Jest jednak wiele przykładów, kiedy taka współpraca nie zakończyła się niczym dobrym. Co więcej, w takich sytuacjach działają nie tylko firmy prywatne, ale także państwo.
Wystarczy wspomnieć o największej porażce - reformach byłego Ministra Obrony Anatolija Sierdiukowa. Chociaż outsourcing pomógł zwolnić około 72 000 wojskowych, aby wykonać swoje bezpośrednie zadania, szereg głośnych skandali związanych z korupcją jest związanych z zaangażowanymi organizacjami.
Według Siergieja Szojgu eksperyment całkowicie zawiódł. W przyszłości Ministerstwo Obrony planuje zrezygnować z usług takich firm, były całkowicie niewypłacalne w warunkach militarnych.
Przede wszystkim ucierpieli sami żołnierze - jakość świadczonych usług była niska i nie odpowiadała końcowym użytkownikom. Ponadto wydatki wzrosły o 49 miliardów rubli.
Relatywnie bezpiecznie powierzanie firmom zewnętrznym zadania obsługi firmy: outsourcing księgowości, bezpieczeństwa, czyszczenia i inne. Ponadto, ich pracownicy będą mogli skoncentrować się na rozwiązywaniu ważniejszych zadań strategicznych i podstawowych procesów biznesowych.
W każdym razie należy pamiętać o jednej rzeczy: możesz przekazać niektóre funkcje firmie zewnętrznej, ale w każdym przypadku odpowiadasz za swoją odpowiedzialność, a także podejmujesz kluczowe decyzje. To jest twój interes.