Okres przechowywania dokumentów w organizacji: ważne jest, aby wiedzieć

"Słuchaj, wyrzućmy to wszystko" - powiedział reżyser wskazując na stojak pełen pudełek z dokumentami 7 lat temu. Odpowiedziałem mu: "To nie jest takie proste, czasami przechowywanie dokumentów w organizacji trwa kilka dziesięcioleci". Reżyser mi uwierzył, a nasz rodzimy makulaturę nadal zbierał kurz na półkach archiwum. Aż do następnego razu - gdy pojawi się pytanie o nabycie nowego regału, wtedy wszyscy załatwimy i zostawimy tylko te dokumenty, których okres przechowywania w organizacji tak naprawdę nie wygasł.

Ile dokumentów należy przechowywać?

Konieczność przechowywania dokumentów została wskazana w ustawie federalnej z dnia 22.10.2004 N 125-ФЗ "O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej". Ponadto istnieją trzy listy, które zatwierdzają okresy przechowywania dokumentów w archiwum dla publicznych i prywatnych podmiotów prawnych w różnych sfery działalności. Dokumentacja spółek akcyjnych powinna być przechowywana zgodnie z Regulaminem postępowania i warunkami przechowywania dokumentów spółek akcyjnych, zatwierdzonych. Uchwała Federalnej Komisji Rynku Papierów Wartościowych Federacji Rosyjskiej z 16 lipca 2003 r. Nr 03-33 / ps.

Określone okresy przechowywania dokumentacji

Najkrótszy okres trwałości wynosi 1 rok, maksimum to 75 lat. Nie będę ich wymieniać po imieniu dla każdego dokumentu, który jest bardzo dużo. Oprócz terminów ustalonych dla wspólnych dokumentów, takich jak dokumenty personalne, finansowe, księgowe, podatkowe i elektroniczne, organizacja posiada własny okres przechowywania papieru dla dokumentów z różnych dziedzin przemysłu, medycyny i bezpieczeństwa. Zastanów się, w jakich okresach powinny być przechowywane najpopularniejsze dokumenty, które istnieją w każdej organizacji.

Warunki przechowywania wspólnych dokumentów

Kolejne okresy przechowywania dokumentów w przedsiębiorstwie rozpoczynają się wraz z końcem roku sprawozdawczego lub roku, w którym dokumenty zostały wydane. Dokumenty założycielskie, licencje, patenty, transakcje paszportowe nie podlegają zniszczeniu i muszą być przechowywane na stałe.

Dokumenty personalne:

• harmonogramy pracownicze - stale;
• potwierdzenie wypadku - 45 lat;
• potwierdzenie wystąpienia choroby zawodowej - 75 lat;
• prywatna działalność pracownika - 75 lat;
• wszystkie dokumenty związane z działalnością pracownika na specjalnych warunkach pracy - 75 lat.

Dokumenty finansowe:

• posiadanie informacji o obliczaniu i płaceniu podatków - 4 lata;
• potwierdzanie wydatków poniesionych w związku z szkoleniem pracowników - w całym okresie szkoleniowym plus kolejne 1 rok i nie mniej niż cztery lata;
• potwierdzenie wysokości strat poniesionych w przyszłości - w całym okresie, gdy podstawa opodatkowania jest obniżona o przekazaną stratę;
• potwierdzanie obliczeń składek ubezpieczeniowych do funduszy pozabudżetowych - 6 lat;
• Certyfikaty EDS muszą być przechowywane przez kolejne 5 lat po zakończeniu roku, w którym certyfikat wygasa;
• akceptowane w systemie FSS za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji, obliczenia dokonane w formie 4-FSS i pokwitowanie odbioru - 5 lat;
• dokumenty księgowe ujawniające rachunkowość i sprawozdawczość - 5 lat;
• kontrole kasjerskie, dzienniki kasjerów, napędy pamięci fiskalnej, elektroniczne taśmy kontrolne, inne formy potwierdzające rozrachunki pieniężne - 5 lat;
• wersja paszportowa CCP - przez cały okres ważności paszportu.

Przechowywanie dokumentów w organizacji w niektórych przypadkach może być określone przez samą osobę prawną, ale nie mogą one być krótsze niż okresy określone w ust. akty prawne.

Jak zgarnąć resztki papieru?

Z biegiem czasu organizacja gromadzi ogromną ilość różnych dokumentów. Aby nie ugrzęznąć w dokumentach, konieczne jest utworzenie komisji (zazwyczaj składającej się z trzech osób), która przeprowadziłaby badanie przedmiotu wartości i rozbiła artykuły na następujące kategorie w zależności od okresów przechowywania dokumentów w organizacji dla nich:

• podlegać stałemu przechowywaniu w archiwach jednostki państwowej;
• dokumenty, które muszą być przechowywane przez ponad 10 lat w archiwach osoby prawnej;
• które muszą być tymczasowo przechowywane nie więcej niż 10 lat w archiwum jednostki;
• dokumenty mogą zostać zniszczone w dniu wygaśnięcia.

Procedura niszczenia dokumentów

Kiedy dokumenty są niszczone, sporządzany jest akt. Nie ma znormalizowanej formy takich aktów, jest ona opracowywana w formie swobodnej, ustalonej na zlecenie szefa. Powinien wskazywać nie tylko nazwę i wszystkie szczegóły organizacji, ale także, zazwyczaj w formie tabeli, nazwy dokumentów (przypadków), okres, w którym zostały utworzone, liczbę arkuszy lub, jeśli objętość sprawy pod jedną nazwą jest duża, liczbę tomów . W tym samym akcie można dodać kolumny faktury do przekazania - otrzymanie dokumentów do zniszczenia.