Żądanie listu: przykłady i przykłady, zasady sporządzania
Integralną i ważną częścią nowoczesnej korespondencji biznesowej jest list z prośbą. Próbki i przykłady preparatów przedstawione w artykule, a także wyznaczone zasady ich pisania, pomogą ci poprawnie skomponować niezbędny tekst i uporządkować go zgodnie z obyczajami pracy biurowej. Oferujemy ci przewodnik krok po kroku, jak pisać tego typu zapytania.
Informacje ogólne
Pismo z wnioskiem jest istotne w przypadkach, w których jego autor musi uzyskać od innych osób wszelkie informacje, dokumenty, zawrzeć umowę lub inne czynności rzeczowe. Może być skierowany zarówno do nazwiska konkretnej osoby (dyrektora, dyrektora, dyrektora departamentu itp.), Jak i do organizacji jako całości. Twoja prośba o pomoc musi być zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami w korespondencji handlowej.
List jest twarzą firmy, nawet małe rzeczy mają znaczenie. Wydrukuj na papierze firmowym podpisanym przez upoważnioną osobę i ostempluj (jeśli jest). Odpowiedzialny za wybór czcionki, jej rozmiar i układ tekstu na stronie. Nie zaniedbuj pól, czerwonej linii i akapitów. Często pierwsze wrażenie robi się po prostu patrząc na dokument.
Krok 1: Określ adresata
Jeśli napiszesz bezosobowy list adresowany do konkretnej firmy, najprawdopodobniej skończy się na recepcji lub biurze, a następnie na kierowniku, aw rezultacie na bezpośrednim egzekutorze. Określ w górnej części tekstu poprawne pełne nazwa organizacji najlepiej dodać inny adres prawny.
Jak wspomniano powyżej, najlepszą opcją jest ta z konkretnym adresatem, czyli osobiście skierowanym prośbą o pomoc. Zawsze staraj się kontaktować po imieniu i patronimem. Na przykład "Drogi Aleksandrze Wiktorowiczu!" Lub "Drogi Panie Schwartz!". Tak więc, po pierwsze, wyrażasz swój szacunek wobec osoby, a po drugie, prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na niego określone obowiązki, odpowiedzialność za jej rozpatrzenie i realizację.
W niektórych sytuacjach logiczne będzie użycie jako adresata grupy osób, określonego zespołu lub jej części. Dotyczy to przypadków, w których pismo z wnioskiem jest wysyłane na kilka adresów. Użyj następującego sformułowania: "Drodzy koledzy!", "Drodzy księgowi!", Itd.
Etap 2: komplement
Dobrze, jeśli oficjalne pismo będzie zawierać komplement dla jego adresata. Robiąc to, wydajesz się odpowiadać na jego uzasadnione pytanie: "Dlaczego zwracasz się do mnie z tym pytaniem?". Można zauważyć wcześniejsze osiągnięcia i cechy osobiste osoba, status firmy itp. W szczególności należy użyć następującego sformułowania: "Twoja firma jest wiodącym dostawcą ...", "Pomogłeś wielu osobom w rozwiązywaniu złożonych problemów w tej dziedzinie ...", "Twoja organizacja jest wiodącym ekspertem na rynku w tej dziedzinie ...", itp. Nie zapominaj, że jest to odpowiednie komplement będzie miał miejsce, gdy list z żądaniem (próbki i przykłady w tekście) ma niestandardowy charakter, a adresata musi zostać zaaranżowany dla siebie. Zwróć uwagę na cechy i usługi, które są istotne dla Twojej prośby. Nie zalecamy jednak przekraczania bardzo cienkiej linii między dobrym a poprawnym komplementem i szorstkim pochlebstwem.
Etap 3: uzasadnij żądanie
Wszelkie wnioski muszą być uzasadnione, ponieważ adresat musi wiedzieć, dlaczego się do niego zwracasz. Dlatego warto wprowadzić go w sedno sprawy. Na tym etapie zalecamy, abyś wybrał trzy najbardziej przekonujące argumenty, które powinny zostać zbudowane w tekście listu zgodnie ze schematem: średnia siła, słaba, najpotężniejsza.
Żądanie może mieć inny poziom złożoności i trzeba być przygotowanym na to, że adresat nie zawsze będzie zainteresowany jego wdrożeniem. W związku z tym konieczne jest przekonanie go, że jego realizacja przynosi potencjalne korzyści dla niego. Zainteresuj adresata, aby traktował dokument bardzo poważnie.
List z prośbą może zawierać propozycję stworzenia dla niego atrakcyjnej okazji.
Sformułowanie przykładów
- "Przedsiębiorcy i ludzie biznesu zawsze dążyli nie tylko do materialnego sukcesu, ale także do osobistego rozwoju, aby na zawsze pamiętać ludzi o ich dobrych uczynkach, aby zdobyć ich szacunek."
- "Oczywiście, twoim głównym celem jest podniesienie poziomu życia mieszkańców miasta." W szczególności, sformułowanie to może być stosowane, gdy pismo do składającego wniosek składa się do zastępcy, na przykład w sprawie zapewnienia pomieszczeń dla przedszkola, aranżacji dziecięcego placu zabaw itp.
Możesz również zgłosić problem, który jest istotny dla adresata, pokazać mu, w jaki sposób twoja prośba może mu pomóc w jego rozwiązaniu lub w realizacji pewnych możliwości.
Tak się składa, że nie masz nic do zaoferowania drugiej stronie lub jest to niewłaściwe w tym kontekście. W tym przypadku najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest opowieść o znaczeniu Twojej prośby. Opisz sytuację tak wiernie i całkowicie, jak to tylko możliwe, tak, jak to się mówi, dla duszy. Jeśli sentymentalny moment w twojej opowieści brakuje a priori, przynieś fakty i skoncentruj się na relacjach przyczynowo-skutkowych. Poinformuj nas o tym, co się stanie, jeśli odmówisz lub, wręcz przeciwnie, zgodzisz się pomóc.
Etap 4: Przedstawiliśmy wniosek
Kiedy adresat jest moralnie przygotowany na przyjęcie prośby, można to stwierdzić. Skomponuj krótki tekst, unikając długich i zawiłych zdań, a także niejednoznaczności lub niedopowiedzenia. List z prośbą (przykłady i przykłady sformułowań w tekście) powinien być zwięzły i jasny. Tak więc, jeśli poprosisz o zakup sprzętu dla firmy, wówczas podaj kompletność, cenę i ilość:
"Aby wyposażyć oddział ratunkowy szpitala, potrzebny jest nowy samochód, którego koszt to 3,5 miliona rubli. Prosimy o pomoc w przejęciu. "
Lub, na przykład, należy określić żądanie obniżenia czynszu: "Prosimy o zmniejszenie czynszu za lokal do 500 rubli. za metr kwadratowy, aby ustabilizować sytuację gospodarczą. "
Etap 5: Podsumowujemy
Na końcu listu należy złożyć wniosek. Powtórz to ponownie i skoncentruj się na fakcie, że adresat otrzyma świadczenie w przypadku, gdy udzieli ci żądanej pomocy. Powinno to jednak nieznacznie zmodyfikować tekst żądania. Wracając do tego samego przykładu redukcji czynszu, proponujemy następujące sformułowanie:
"Jeśli zgodzisz się obniżyć czynsz do poziomu 500 rubli. za metr kwadratowy w czasie stabilizacji obecnej sytuacji gospodarczej, będziesz mógł przyczynić się do zachowania ponad 20 miejsc pracy, a nie poniesiesz strat z powodu całkowitego braku płatności. "
Pamiętaj, że ważne jest, aby powtórzyć nie tylko wniosek, ale także korzyści, jakie można uzyskać z jego wdrożenia, i nie musi to być istotne. Wiele dużych firm chętnie działa jako sponsorzy, inwestorzy i angażuje się w działalność charytatywną.
Uważamy, że teraz, po przestudiowaniu tego procesu etapami, nie będziesz mieć pytania o to, jak złożyć list z prośbą. Wystarczy wziąć pod uwagę wszystkie zasady korespondencji biznesowej i niektóre niuanse. Sugerujemy również zapoznanie się z innym przykładem.
Przykład
Drogi Feliksie Pietrowiczu!
Twoja firma organizuje się już od kilku lat. praktyka zawodowa studentów w przedsiębiorstwie, pomagając im w praktycznym wykorzystaniu wiedzy zdobytej na uniwersytecie.
Jako kierownik działu personalnego jesteś osobą zainteresowaną przyciągnięciem nowych pracowników, młodymi i obiecującymi inżynierami oraz wysoko wykwalifikowanymi specjalistami. Dziś ten zawód jest jednym z najbardziej poszukiwanych. Wielu studentów chciałoby poznać jego możliwości, subtelności i znaczenie.
W związku z tym prosimy o zorganizowanie spotkania głównego mechanika z kandydatami i studentami 1-2 kursów w dniu 25 kwietnia o godzinie 17:00 na podstawie twojego przedsiębiorstwa.
Powiedziawszy o zaletach i sekretach dzisiejszego zawodu, kładziecie solidne podstawy do jutrzejszego szkolenia specjalistów i specjalistów. Być może kilka lat później jeden z nich doprowadzi twoją firmę na nowy poziom rozwoju.
Z szacunkiem i wdzięcznością,
Rektor Uniwersytetu I.ZH.Bychkov
Po zapoznaniu się z informacjami na temat wymagań, które powinny spełniać litery, przykłady i przykłady, łatwo poradzisz sobie z jego pisaniem w praktyce.