Obowiązki sekretarza i wymogi pracy

Na czym polegają

W każdej firmie obowiązki sekretarza są różne. Różnice są podyktowane wieloma czynnikami, które obejmują: kulturę korporacyjną, liczbę pracowników firmy, jej strukturę i wreszcie osobowość menedżera. Ten ostatni czynnik, w większym stopniu niż wszystkie poprzednie, tworzy funkcjonalność tej pozycji, ponieważ od niej zależy cały profil aktywności. Na przykład, jeśli mówimy o wyższej kadrze kierowniczej, wówczas obowiązki sekretarza mogą obejmować organizowanie udziału w międzynarodowych konferencjach, okrągłych stołach itp. W takim przypadku, jeśli mówimy o szefie małego zespołu technicznego, to specjalista najprawdopodobniej będzie musiał poradzić sobie z projektowaniem dokumentacji technicznej i koniecznością badania procesów produkcyjnych.

Wymagania ogólne

Pomimo pewnych różnic, są one wspólne obowiązki funkcjonalne Sekretarz, który musi być w stanie spełnić każdego kandydata na to stanowisko. Zapoznajmy się z nimi bardziej szczegółowo. Należą do nich:

- planowanie pracownika dzień lidera ;

- organizacja spotkań;

- zarządzanie dokumentami;

- wykonanie osobistych spraw dla szefa.

Oczywiście są to tylko ogólne obowiązki sekretarza. Każdy z tych punktów jest dość wieloaspektowy i może obejmować zarówno rutynową pracę, jak i pracę twórczą, która wymaga określonego podejścia. Aby zakwalifikować się do takiej pracy, wnioskodawca musi przede wszystkim być w stanie obsłużyć komputer na poziomie zaawansowanego użytkownika, a także być biegły w następujących aplikacjach wymaganych w pracy: Word, Excel, PowerPoint. Oczywiście nie jest to pełna lista, ale obowiązkowe minimum. Wszakże najprawdopodobniej w każdej organizacji specjalista będzie musiał zapoznać się z konkretnymi bazami danych i wewnętrznymi programami wymiany informacji.

Odpowiedni kandydat

Obowiązki asystenta administracyjnego są często mylone z obowiązkami prostego sekretarza. W większości rosyjskich firm te dwie koncepcje są dość podobne i dlatego ich granice są rozmyte. Zdecydowanie można powiedzieć, że obowiązki sekretarza są bardziej w działalności organizacyjnej, a asystent w pracy z dokumentami. Powszechnie stosowane na obu stanowiskach są wymagania dotyczące tożsamości pracownika zajmującego dane stanowisko. Z pewnością powinien mieć doskonałą komunikację i umiejętności dyplomatyczne, a także zwiększoną odporność na stres. Wszakże często taka osoba jest rodzajem bufora pomiędzy swoim managerem a klientami lub pracownikami firmy. Ważną rolę odgrywa także wygląd, ponieważ sekretarz jest twarzą firmy. Miły uśmiech, schludne ubranie i fryzura - minimum niezbędne dla pracownika. Jeśli zdecydowałeś się mocno budować swoją karierę w tym kierunku, przygotuj się na to, że w pracy musisz zapomnieć o własnych problemach i problemach, promieniować pozytywnie i serdecznie.