Nomenklatura organizacji. Rodzaje nomenklatury. Typowa nomenklatura spraw

Nomenklatura spraw organizacji będzie zazwyczaj dostosowywana w czwartym kwartale każdego roku. Co do zasady, jeśli przedsiębiorstwo jest stabilne, to wynikiem takiego procesu jest niewielkie udoskonalenie i, być może, pewne drobne dodatki, których potrzeba stała się jasna w bieżącym okresie. Ten rodzaj dokumentu ma charakter planowy, ponieważ zakłada, że ​​jego twórca przynajmniej z grubsza wyobraża sobie kolejny okres działalności firmy, kierunek jej rozwoju i inne elementy, które mogą wymagać wyjaśnienia. W wielu przypadkach nomenklatura jest kompilowana raz i wymaga drobnych poprawek nawet co roku, ale co 5 lub 10 lat. Dokument ten jest uważany za poprawnie napisany i uwzględnia wszystkie możliwe cechy rozwoju. Niestety nie wszystkie organizacje mają takie pole działalności pozwalając na wykonanie tak długoterminowych prognoz z absolutną dokładnością.

Cel nomenklatury

Kompilacja nomenklatury spraw ma na celu wyraźne scalenie pewnej struktury dokumentów firmowych i grupowanie ich według określonych cech. Idą do konkretnych przypadków, które są również znane jako "kompleksy podstawowe". Głównym czynnikiem w tym stowarzyszeniu są nagłówki, które muszą być tak jasne dla wszystkich zainteresowanych stron, jak to możliwe. Cały kompleks miar nazywa się "formacją przypadku". Następnie możliwe staje się rejestrowanie dokumentów, usystematyzowanie ich, przyspieszenie wyszukiwania niezbędnych dokumentów i zapewnienie ich bezpieczeństwa przez określony czas. Nomenklatura spraw instytucji, organizacji lub innego podmiotu prawnego jest często punktem wyjścia dla rozwoju innych rodzajów klasyfikatorów, które mogą być potrzebne do wysokiej jakości przyszłych prac. Między innymi to typ dokumentu może stać się podstawą do wysyłania dokumentów do archiwum, ich niszczenia i innych rodzajów przetwarzania, które mogą być konieczne tylko w toku działalności firmy. Jeśli w prywatnej firmie lub firmie nomenklatura nie może być skompilowana w ogóle lub bardzo przypadkowo zestawiona, to w przypadku przedsiębiorstw państwowych lub instytucji jest to bardzo ważny dokument, który musi być obowiązkowy, aby uczestniczyć w procesie urzędniczym.

Widok strukturalny

Nomenklatura spraw - dokument podzielony na kilka głównych typów. Jednym z nich jest po prostu widok strukturalny. Oznacza to, że cała separacja dokumentacji nastąpi wyłącznie na podstawie tego, z którego działu lub organizacji pochodzi. Główną cechą rejestracji w tym przypadku jest konieczność uwzględnienia specyfiki organizacji. Oznacza to, że musisz zrozumieć znaczenie niektórych działów. Taka nomenklatura spraw organizacji, której próbka jest przedstawiona w poniższej tabeli, zwykle rozpoczyna się od jednostki, która jest odpowiedzialna za przygotowanie tego dokumentu. Powód jest bardzo prosty - ten pozornie dość zwykły papier może stać się podstawą wszystkich procesów zachodzących w firmie. Oczywiście jest to bardzo ważne. A jeśli tak jest, to jego departament składowy jest znany ze swojego wysokiego znaczenia. Następnie pozostałe działy, o ile są ważne, kończą na najbardziej nieistotnych strukturach, które nie odgrywają szczególnej roli w działaniach firmy, takich jak organizacje publiczne lub związki zawodowe.

Przykład poprawnych i niepoprawnych opcji kompilacji:

Jak widać, w lewej kolumnie wbudowany jest dość przejrzysty system. To w sekretariacie powstaje większość dokumentów. Zawarte tutaj i nomenklatura organizacji. W ramach kadry dokonuje się selekcji wszystkich innych osób, które będą pracować w firmie, więc jej znaczenia nie można też pominąć. Rachunkowość jest bardzo ważna, ponieważ to ona jest odpowiedzialna za pracę z pieniędzmi. Wtedy wszystkie działy, które zarabiają pieniądze lub pomagają w zarabianiu pieniędzy, mogą pójść dalej. Na samym końcu znajduje się struktura, która z punktu widzenia firmy wcale nie jest potrzebna (chociaż pracownicy mogą się z tym nie zgodzić). Ona nie zarabia pieniędzy i tylko wkłada firmę w wydatki, domaga się wyższych płac, zapewnia lepsze warunki pracy i tak dalej. Prawa kolumna jest ułożona alfabetycznie, co jest niewygodne i niewłaściwe.

Widok produkcji i przemysłu

Ten typ oznacza, że ​​kompilator skupi się przede wszystkim na rodzaju aktywności, do której należy ten papier. Jest to jeden z najbardziej zrozumiałych rodzajów, jakie może zająć nomenklatura spraw organizacji. Przykład może wyglądać jak lista zadań rozwiązanych przez firmę podzielona przez kolumny. Na pierwszym miejscu może być "Organizacja działalności", a następnie "Zarządzanie personelem i personelem" i tak dalej. Dzięki nazwom można od razu zrozumieć, które dokumenty można znaleźć w konkretnym przypadku, co jest jednym z zadań tworzenia nomenklatury. Należy zauważyć, że właśnie ta opcja jest jedną z najtrudniejszych na drodze, ponieważ nie każdy ma tak rozwiniętą wyobraźnię i zrozumienie absolutnie wszystkich, nawet najmniejszych niuansów pracy firmy. Przy takim systemie, w pierwszych kilku latach, nomenklatura jest bardzo rozdrobnionym dokumentem, który stopniowo jest wbudowywany w elegancką strukturę, która jest zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych stron.

Widok funkcjonalny

Ten widok jest najprostszy. Nomenklatura spraw szkolnych jest często tworzona właśnie w ten sposób. Jego istotą jest to, do czego odnosi się ten dokument i kto go stworzył. Oznacza to, że jeśli w poprzednim przypadku większy nacisk położono na to, do którego obszaru działania należy ten lub który papier, w tym przypadku liczy się bardziej to, co robi lub kto go stworzył. Na przykład "Przechowywanie zapisów" może być na pierwszym miejscu, "Wytyczne" mogą trwać i tak dalej. Główną wadą tego podejścia jest jego mała wygoda. W przeciwieństwie do dwóch poprzednich opcji, przy takim rozwiązaniu problemu, nie zawsze jest możliwe znalezienie potrzebnych dokumentów dokładnie tam, gdzie z punktu widzenia konkretnej osoby muszą być.

Indywidualna nomenklatura

Pod tym typem pojawia się nomenklatura spraw działu, działu lub innej struktury istniejącej w organizacji. Oznacza to, że jest to szczególna lista dokumentów, z którymi pracują tutaj i nigdzie indziej. Jest to tak szczegółowe, jak to tylko możliwe i często się zmienia, ponieważ nazwy i typy dokumentów, z którymi ludzie pracują, również stale się zmieniają w tym czy innym kierunku. Kompilacja nazewnictwa spraw takiej odmiany w przeważającej części jest przypisywana bezpośrednio pracownikom tego konkretnego działu, ponieważ tylko oni mają możliwość oceny, co iw jakiej kolejności powinno się znaleźć. Jest tworzony na podstawie standardowego formularza, obowiązkowego dla wszystkich działów lub niektórych z nich.

Typowa nomenklatura spraw

To jest podstawa podstaw. Zawiera podstawowe podsekcje i sekcje, na podstawie których inne działy stworzą własne, bardziej rozbudowane, podobne dokumenty. Nomenklatura ta jest obowiązkowa dla wszystkich osób pracujących w ten czy inny sposób wraz z dokumentacją. Ale aby go stworzyć, potrzebny jest pewien punkt wyjścia, na podstawie którego reszta się rozwinie. Ten dokument jest przybliżoną nomenklaturą przypadków.

Przybliżona nomenklatura

Zasadniczo ten dokument jest projektem używanym przez personel sekretariatu (lub jakikolwiek inny podobny dział) w celu stworzenia własnego podobnego papieru. Najczęściej stosuje się pewne uśrednione, wspólne dla wszystkich przykładów, które są warunkowo dostosowane do potrzeb obecnej organizacji. Następnie, biorąc pod uwagę istniejące, osoba odpowiedzialna otrzymuje niezbędne informacje z odpowiednich działów strukturalnych, bada je i na podstawie tego wszystkiego tworzy taki dokument, jak typowy nomenklatura przypadków. Natychmiast i od zera, aby było prawie niemożliwe. Często w wielu nowo powstałych przedsiębiorstwach struktura i inne cechy tego dokumentu zmieniają się kilkakrotnie, dopóki nie zostanie wybrany optymalny i najwygodniejszy, nie tylko dla jednej konkretnej osoby, ale dla wszystkich pracowników jako całości.

Dane do opracowania

Cała procedura tworzenia nomenklatury może zostać stworzona na podstawie trzech podstawowych dokumentów, które w takim czy innym stopniu są z nią powiązane. Pierwszą jest lista standardowych dokumentów archiwalnych dotyczących zarządzania, która została zatwierdzona przez Ministerstwo Kultury w sierpniu 2010 r. Pod numerem 558. Drugi dokument to lista typowych NTD w archiwach zatwierdzonych przez to samo ciało w lipcu 2007 r. Ma numer 1182. Ostatni przydatny dokument - podstawowe zasady archiwów organizacji. Zostało zatwierdzone w dniu 06.02.2002. Dzięki informacjom przedstawionym w wyżej wymienionych normach stanowych można uzyskać przybliżoną lub typową nomenklaturę. Co więcej, na ich podstawie każdy departament tworzy swój własny podobny dokument. Na przykład dla głównego księgowego będzie to nomenklatura działu księgowości i tak dalej. Urzędnik, zbierając wszystkie przygotowane papiery, zaczyna je analizować. Na tej podstawie generalna nomenklatura jest tworzona dla organizacji jako całości.

Sekwencja rozwoju nomenklatury

Cały proces tworzenia dokumentu można podzielić na cztery główne etapy. Wybór optymalnego schematu i typu, pisanie nagłówków wraz z terminami, ułożenie nagłówków we właściwy sposób, który jest opisany powyżej, a ostatnim jest ostateczna formacja i zatwierdzenie. Na przykład potrzebujemy nomenklatury spraw dotyczących działu personalnego. Najpierw określimy dokładnie, jak będzie wyglądać. Załóżmy, że wybrałeś widok funkcjonalny. Na tej podstawie tworzy nagłówki. Nie trzeba ich od razu umieszczać we właściwej kolejności, ale zaleca się, aby okresy przechowywania były wprowadzane natychmiast (w niektórych przypadkach mogą być również zorientowane). Kiedy to zrobimy, przyjmujemy utworzone informacje i logicznie aranżujemy je jako ważne. W rezultacie otrzymujemy spójny schemat, który pozostaje tylko do prawidłowego wykonania i podpisania z kierownictwem. Lepiej wyjaśnić wszelkie spory z zainteresowanymi osobami, tak że pozornie identyczne dokumenty nie mieszczą się w jednej linii, w rzeczywistości są zupełnie inne pod względem celu, formy, przygotowania, a tym bardziej - pod względem okresu użytkowania.

Funkcje konstrukcyjne

Zasadniczo sam projekt jest niczym skomplikowanym. Niektóre zmiany lub dodatki są dozwolone, ale wygodnie jest użyć podstawowego formularza, który nie jest trudny do znalezienia. Nomenklatura spraw organizacji musi zawierać nazwę samego dokumentu, organizację, numer rejestracji i datę, rok, na który jest zatwierdzony, oraz pole dla kierownictwa, w którym może podpisać podpis "Zatwierdzić". Wszystko wskazuje na to ograniczenie. Następnie pojawia się lista pasujących pól i innych podobnych informacji.

Przykładowa tabela nomenklatury:

Na samym końcu przymocowanego podpisu osoby odpowiedzialnej za stworzenie dokumentu i jego przywódcy. Jak widać, nie ma tu nic skomplikowanego. Najważniejsze jest prawidłowe zapisanie nagłówków i prawidłowe określenie okresu przechowywania. Jak stwierdzono powyżej, zmiany są dozwolone. Na przykład w niektórych przypadkach pole "Oznaczenia" może nie wystarczyć. Twórca nomenklatury może uważać, że kilka innych kolumn może być koniecznych dla skuteczności jego użycia. Zasadniczo mogą one być podobne do tych samych "Znaków", ale informacje tam wskazane będą bardziej szczegółowe, takie jak osoba odpowiedzialna, okres zastąpienia kopii oryginałami lub czymś podobnym. Tutaj jest całkowicie i całkowicie zależny zarówno od samego przedsiębiorstwa, jak i od twórcy nazewnictwa, jego wiedzy, cech i umiejętności.

Wynik

Nomenklatura spraw organizacji jest ważnym dokumentem niezbędnym do jej wysokiej jakości i wydajnej pracy. Zwłaszcza w zakresie obiegu dokumentów. Można go podzielić na kilka typów i typów, z których każdy ma swoją własną charakterystykę i może być zarówno wygodny, jak i niewygodny w danej sytuacji. Tworzenie nomenklatury nie jest szczególnie skomplikowane, ale wymaga ostrożnego i przemyślanego podejścia, niezależnie od wybranej formy lub typu. Proces tworzenia jest przede wszystkim związany z formułowaniem nagłówków i definiowaniem okresu przechowywania dokumentacji. Wszystkie rodzaje przedmiotów muszą być uzgodnione na piśmie z kierownictwem, aby uniknąć ewentualnych problemów w przyszłości. Wszystkie osoby, które w ten czy inny sposób pracują z dokumentami, muszą wziąć pod uwagę specyfikę tworzenia spraw i informacje określone w odpowiedniej nomenklaturze. Prawidłowe, dokładne i uważne podejście do tworzenia tego dokumentu znacznie ułatwia dalszą pracę każdego działu i całej organizacji, co z kolei ma pozytywny wpływ na wyniki gospodarcze i wydajność pracy.