Rodzaje i funkcje dokumentów

Każda firma, przedsiębiorstwo, organizacja tworzy dość dużą liczbę różnego rodzaju i rodzajów dokumentacji. Niektóre z nich zostały zaprojektowane w celu zapewnienia komunikacji zewnętrznej, podczas gdy inne mogą bezpośrednio zapewnić wewnętrzne struktury organizacyjne z różnych powodów. Jakie są funkcje dokumentów w organizacji?

Podczas tworzenia całego systemu obsługi dokumentacji (DL) formułowano różne systemy dokumentów, w tym dokumenty administracyjne, księgowość i sprawozdawczość, personel itp. Dlatego pracując z tym nie powinniśmy zapominać o połączeniu z systemem własności dokumentu. Istnieją pewne wymagania w zakresie struktury, projektu i jego zawartości. Ponadto ważne jest, aby zrozumieć, do jakiego typu należy dokument i jaką funkcję pełni. W tym artykule skupiono się na pojęciach i funkcjach dokumentów.

Czym jest dokument?

Ogólnie więc główną działalnością organizacji jest tworzenie dokumentów. Funkcje wykonywane przez dokument są różne. Należą do nich na przykład zarówno logistyczne, jak i organizacyjno-administracyjne. Dokument jest namacalnym przedmiotem, który potwierdza pewne prawo osoby lub jakiegoś faktu.

W tym samym czasie może udowodnić tożsamość osoby lub być dowodem czegoś. Ponadto dokument jest uważany za sposób na zawieranie informacji, w których umysłowe działalność człowieka jak również każdy fakt życia. W Rosji termin ten pojawił się od czasów Piotra I. Potem był tak wyraźny dowód na piśmie. Następnie zaczęły pojawiać się inne definicje, takie jak "akt", "oficjalny dokument" itp.

Niejednoznaczny termin pojęcie

Wszystkie działania społeczne wykorzystują powyższy termin. Jednocześnie w każdym kierunku działania instytucji, organizacji lub przemysłu istnieje bezpośrednia definicja tej koncepcji. Jednak dziś jest tak wiele opinii na ten temat, że nie jest możliwe jednoznaczne określenie terminu "dokument". Funkcje dokumentów interesują wiele osób.

Każdy specjalista, który wykonuje swoją działalność w zakresie dokumentacji lub pracy biurowej, ma własne rozumienie tego aspektu, nawet jeśli formalna definicja jest przewidziana przez prawo.

Najnowocześniejszy w tej chwili jest uważany za informacyjny sposób zapisywania dokumentów niż na nośnikach materialnych. Każda organizacja ma swój własny zakres prac w dziedzinie dokumentacji, w związku z którą dokumenty mogą być klasyfikowane z różnych powodów. Następnie rozważamy funkcje dokumentów regulacyjnych, w zależności od ich przeznaczenia i innych znaków.

Klasyfikacja dokumentów po wcześniejszym ustaleniu

Po wyznaczeniu dokumenty to: dokumenty organizacyjne, administracyjne, sprawozdawcze, statystyczne, edukacyjne, metodyczne, naukowe, techniczne, osobowe i wiele innych.

W zależności od wykonywanej funkcji rozróżnia się następujące typy dokumentów:

• zamówienia;
• zamówienia;
• wszelkiego rodzaju raporty;
• instrukcje;
• akty;
• protokoły;
• Pomoc;
• puste miejsca itp.

Klasyfikacja dokumentu za pomocą informacji o nagrywaniu

Z kolei dzieli je metoda ustalania informacji. Obejmują one dokumenty pisemne, graficzne, fotograficzne i wideo. Mogą być zawarte zarówno na materialnym nośniku informacji, jak iw formie informacyjnej (na komputerze, w Internecie itp.).

Są dokumenty przeznaczone do pracy zewnętrznej i wewnętrznej. Wygląd obejmuje dokumentację przychodzącą i wychodzącą. I zgodnie z poziomem trudności (złożoności) przeważa następująca klasyfikacja: prosta i złożona. Proste dokumenty to dokumentacja, która zakłada obecność pojedynczego pytania, a skomplikowane zawierają pewną liczbę pytań.

Stopień klasyfikacji reklamy

W zależności od stopnia rozpowszechnienia informacji, dokumenty są otwarte i ograniczone w dostępie, to znaczy w różnym stopniu tajności: całkowicie tajne, poufne itp.

Na temat siły prawnej należy podkreślić:

• prawdziwy;
• duplikaty;
• false (fałszywy).

Pierwszy typ zawiera dane, które potwierdzają ich niezawodność i są poprawnie skompilowane i wykonane. Dokumenty te mogą być ważne i nieważne, jeżeli okres ważności wygasł lub został anulowany przez zastąpienie innym aktem. Pełne informacje dostarczone przez tego typu nie są prawnie wiążące.

Duplikaty są kopiami dokumentów. Fałsz zawiera fałszywe informacje o kimś, skompilowane w niewłaściwej formie i sprzeczne z prawem.

Klasyfikacja według terminów i obowiązkowa

Pod względem wykonania są:

• pilne, które wymagają wykonania dokumentu w wyznaczonym terminie;
• nie pilne.

Pod względem przechowywania należy odnotować stały i tymczasowy. Ostateczny okres trwałości wynosi do dziesięciu lat i więcej.

Zgodnie ze stopniem zaangażowania mogą to być:

• obowiązkowe, to znaczy, że muszą być wykonane bez zawijania i mieć charakter jurysdykcyjny;
• informacyjne, które zawierałyby informacje o działaniach firmy.

Klasyfikacja według stopnia ujednolicenia

W zależności od stopnia ujednolicenia dokumenty są również podzielone na pewne typy. Wśród nich są:

• specyficzne - dokumenty jednorazowe;
• typowy - połączenie jednorodnej informacji;
• szablon - z wcześniej przygotowanym tekstem drukowanym, który należy wypełnić w wyniku ostatecznej rejestracji w danej sytuacji;
• ujednolicony.

W tym drugim przypadku położenie tekstu powinno znajdować się po lewej stronie arkusza, a po prawej stronie - linie. Istotne informacje są wprowadzane w formie cyfrowej lub tekstowej w części, w której znajduje się wiersz lub tabela (na przykład studia przypadków).

Historia dokumentacji

Jak widać, nie istnieje ogólna klasyfikacja dokumentów, pomimo faktu, że w analizie obserwujemy ich liczne rodzaje. Powrót w XV-XVII wieku. struktura pracy biurowej była dość pojemna, chociaż wśród dokumentów dominowały tylko dokumenty, kary i zdania. Ale każdy z tych typów miał wiele typów, na przykład zlecał dorozumianą dokumentację pochodzącą od gubernatora, a listy były dokumentami wysyłanymi z rozkazów do bojarów, ludzi uporządkowanych itd. Było coś takiego jak "list", co oznaczało osobistą korespondencję.

Funkcje

Główne funkcje dokumentów są podzielone na ogólne i specjalne. I każdy dokument może wykonać wiele z nich na raz, co w pewnym stopniu przyczynia się do zmniejszenia liczby dokumentów wymaganych do pracy.

Wspólne funkcje dokumentu obejmują:

• informacyjny - kiedy jakikolwiek dokument ma na celu zachowanie informacji;
• społeczny - dokument jest ważnym społecznie obiektem, dla jego stworzenia potrzebna jest potrzeba społeczna;
• komunikatywny - dokument jest środkiem komunikacji między organizacjami, przedsiębiorstwami, firmami itp .;
• kulturowy - działa jako sposób na zachowanie obyczajów kulturowych.

Ta metoda konserwacji jest dobrze stosowana w obszernych dokumentach, w tym dokumentacji o charakterze naukowym i technicznym, w których wyraźnie ujawnia się stopień rozwoju społeczeństwa.

Specjalne funkcje dokumentów obejmują:

• zarządzanie - dokument to metoda zarządzania, która ma zastosowanie do dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej;
• legalne - zachowuje i zmienia przepisy prawne oraz stosunki prawne w zakresie prawa socjalnego (w tym dokumentację legislacyjną i prawną, w tym dokumenty o tymczasowej funkcji prawnej).

Ponadto dokumenty mogą być źródłem historycznym z treścią przeszłych danych, na przykład o wystąpieniu pracy biurowej, dokumentacji, w ogólnej dokumentacji.

Funkcja zarządzania dokumentami jest przypisywana do kilku prac, które powstają w ramach publicznej działalności.

Elementy dokumentu

Ważne jest podkreślenie, że dokument zawiera wiele części. Te elementy są określane jako szczegóły. Rozważ koncepcję rekwizytów.

Jest to integralna część podczas formalizowania oficjalnych dokumentów. Prawo przewiduje tylko trzydzieści szczegółów z ich bezpośrednią rejestracją w formie dokumentów. Zawierają różnego rodzaju zestawy tych elementów. Ich numer w dokumencie zakłada cel jego utworzenia, a także cel, wymagania dotyczące rejestracji.

Dokumentacja zapewnia ograniczony zestaw tych części. Jeśli nie zostaną wprowadzone lub wprowadzone niepoprawnie, dokument traci ważność, a zatem traci moc prawną. W związku z tym, bez umieszczania wymaganych danych na formularzu dokumentu, dalsza interakcja z innymi organizacjami jest niemożliwa. Dlatego wymagane dane są ściśle związane z dokumentacją, ponieważ mają bezpośredni wpływ na dokładność projektu dowolnego dokumentu instytucji.

Wnioski

Zatem analizowanie typów i funkcji dokumentów i Po rozważeniu ważnej kwestii w zakresie dokumentacji i pracy biurowej, należy zauważyć, że obecnie dokument jest integralną częścią każdej działalności. Bez niego nie jest to możliwe, w tym produkcja i działanie każdego przedsiębiorstwa lub organizacji. Ponieważ główne funkcje dokumentu obejmują treść informacji, jest to ważny aspekt zarówno w zewnętrznej, jak i wewnętrznej strukturze firmy, instytucji itp.

W związku z tym w zapewnieniu interakcji jednostek strukturalnych każdej instytucji wykorzystywana jest dokumentacja. Jest to również ważne w jakości raportowania dla agencji rządowych, które przeprowadzają kontrole organizacji. Informacje określone w dokumencie są przede wszystkim dowodem na to, że te informacje są wykonywane.

Proces dokumentowania jest w dużej mierze obowiązkowy, dlatego jest przepisany przez prawo i przepisy, co zapewnia legalność i legitymację. Szybkość, z jaką kierownictwo (przywództwo) podejmuje właściwą decyzję, zależy od tego, jak poprawnie i szybko dokument zostanie przetworzony i wykonany. Jest to właściwa organizacja działań przedsiębiorstwa, w tym zarządzanie rekordami, praca biurowa, która pomaga zapewnić porządek wewnątrz instytucji. Ten rodzaj systemu gwarantuje harmonijną interakcję pomiędzy strukturalnymi częściami organizacji.