Co to jest memo i do czego służy?

Większość osób pełnoletnich to pracownicy w określonej organizacji. Ludzie zwracają się do władz z prośbami lub życzeniami poprzez oświadczenia lub oficjalne notatki. Opisujemy proces sporządzania i przesyłania dokumentów dla głowy.

Co to jest?

Najpierw musisz zrozumieć, co jest pamiątką. Jest to dokument wewnętrzny lub zewnętrzny, w zależności od funkcji i adresata. Takie memo jest najczęściej kierowane do wyższej osoby ze swoich podwładnych i jest rodzajem prośby, komentarza lub sugestii.

W zależności od znaczenia notatki, może to być wykład, wyjaśniający, wyjaśniający lub analityczny.

Ten dokument najczęściej dotyczy problemów technicznych lub biznesowych, opisuje kontrowersyjną sytuację lub zawiera wyjaśnienie, które wymaga od przełożonych. Główną różnicą w notatce jest to, że nie tylko określa istotę problemu, ale także zapewnia jej szczegółowy opis, a czasami - sposoby rozwiązania tego problemu.

Serwis i raport: podobieństwa i różnice

Niektórzy pracownicy mylą notatki z notami służbowymi i nie jest to przypadek. Są podobieństwa, ale są różnice. Rozumiemy to. Tak więc, znaczeniem tego i drugiej noty jest poinformowanie władz o wszelkich niepowodzeniach w pracy. Jednak w raporcie najczęściej zgłaszany jest problem, aw notatce usługi znajduje się również żądanie jego usunięcia, a czasami wskazane są sposoby rozwiązania konkretnego problemu.

Pisanie notatek dla szefów

Najczęściej takie dokumenty są wysyłane do kierownictwa. Wynika to z faktu, że notatka jest dokumentem, w którym zgłaszane są wszelkie problemy wewnętrzne. Przykład notatki nie jest nigdzie zarejestrowany, nie ma przykładowego tekstu, więc są one w dowolnej formie. Najważniejszą rzeczą jest opisanie istoty problemu i proponowanych sposobów jego rozwiązania. Co jeszcze należy zwrócić uwagę na to, że twoje notatki są zarejestrowane w organizacji. W ten sposób możesz upewnić się, że dociera do władz.

Jednak sytuacje są różne. Wyobraź sobie, że nie piszesz noty serwisowej o awarii sprzętu, ale na przykład o pracowniku Twojej firmy, który jest w jakiś sposób winny. Sytuacje są różne. Twoja notatka może być "zagubiona". Aby temu zapobiec, możesz grać bezpiecznie. Utwórz notatkę w dwóch egzemplarzach. Przekaż je sekretarzowi do rejestracji i poproś o kopię, aby napisać, że notatka jest zarejestrowana na taki numer, taką i taką datę i zaakceptowana do rozpatrzenia. Tak więc, nawet jeśli twoja skarga "nie dociera" do władz z jakiegokolwiek powodu, masz potwierdzenie i jego tekst.

Wymiana not między odrębnymi jednostkami

Czasami biurowe notatki są środkiem komunikacji między oddzielnymi oddziałami tej samej firmy. Sporządzenie takiego dokumentu dla innego działu nie różni się od notatki dla kierownictwa. Jedyna różnica polega na tym, że musisz sam określić jednostki, możesz również określić adres. W takim przypadku notatka nadal jest dokumentem wewnętrznym.

Koniec noty powinien zostać sporządzony na modelu wniosku, który jest zapisany w imieniu głowy. Następnie napisany jest sam tekst, który wyjaśnia wszystkie problemy danej jednostki. Pożądane jest opisanie nie tylko istoty problemu, ale także wszystkich szczegółów w szczegółach. Możesz również zasugerować sposoby rozwiązania tego problemu.

Musi być określony szczegóły dokumentu: data i numer. Jest to konieczne, aby stać się oficjalnym.

Notatki do innej organizacji

Czasami jednak zdarza się, że działa on jako zewnętrzny dokument. Dość powszechny przypadek pisania notatek dotyczy innej organizacji. W ten sposób firmy wymieniają niezbędne informacje. Również w tym przypadku notatka jest dokumentem potwierdzającym roszczenie lub wniosek.

Takie notatki są również wydawane w dowolnej formie. Do nich mogą być dołączone kopie niezbędnych dokumentów. Najczęściej takie notatki są wydawane na nazwisko dyrektora jednej firmy od szefa innej firmy. W przypadku negocjacji z kontrahentem należy wydać dwie kopie memo. Drugi egzemplarz z pieczątką, podpisem i numerem rejestracyjnym powinien zostać zabrany, a dokument ten powinien być przechowywany do czasu rozwiązania problemu.

Jeśli piszesz notatkę do innej organizacji, możesz otrzymać tę samą literę w odpowiedzi. Nie ma w tym nic złego. Być może kierownictwo nie do końca rozumiało problem lub prośbę, a może po prostu zdecydowało się zaproponować własną opcję rozwoju dalszych działań. Musisz również zarejestrować się i odpowiedzieć na taką notatkę poprzez działanie lub odpowiedź na wniosek. Dlatego przekazywanie organizacji za pośrednictwem notatek może trwać dość długo.

Jak zrobić notatkę serwisową

Dokument zaczyna się od nazwy organizacji oraz dane osoby, do której jest przeznaczona, a następnie własne dane. Słowa "Memo" są napisane w środku. Następnie tekst zaczyna się od czerwonej linii. Jak wspomniano wcześniej, jest napisane w dowolnej formie. Na końcu wskazano datę, a podpis został odszyfrowany.

Jeśli treść notatki jest duża, jest ona podzielona na kilka akapitów. Pierwszy to opis problemu. Drugi to sama prośba. Jeśli wniosek jest zbiorowy, w trzecim akapicie można określić dział i nazwiska tych pracowników, którzy go napisali. W takim przypadku podpis w notatce jest umieszczany przez kierownika departamentu. Oddzielnie można załączyć arkusz z podpisem wszystkich pracowników.

Notatka jest zapisana na arkuszu A4, jak każde stwierdzenie. Podpis musi być pisany odręcznie, a nie faksem. Pożądane jest również wydawanie notatek z własnym numerem porządkowym i datą jego przygotowania. Można go wydrukować na komputerze, ale nawet w tym przypadku podpis musi być osobisty.

Przesyłanie dokumentu za pośrednictwem komunikacji elektronicznej

Nierzadko zdarza się, że organizacja przeprowadza elektroniczny obieg dokumentów, a wszystkie wnioski i notatki muszą być przesyłane za pośrednictwem Internetu lub sieci wewnętrznej. W tym przypadku nie bój się, to nic strasznego. Jednak do tego pożądane jest posiadanie osobistego podpisu cyfrowego, abyś mógł potwierdzić swoją prośbę.

Możesz też napisać notatkę serwisową na kartce papieru, podpisać ją i zeskanować. Wersja elektroniczna jest wysyłana na wybrany adres i czeka na odpowiedź.

Czy zawsze należy sporządzić wniosek na piśmie

Często powstaje pytanie: czy można odwołać się do kierownictwa firmy ustnie? Odpowiedź jest bardzo prosta: zawsze można odwołać się ustnie, ale nie wiadomo, czy da jakieś wyniki. Pisemna wiadomość jest zawsze oficjalnym dokumentem, niezależnie od treści i adresata. Ale komunikat werbalny to tylko słowa, na które nie można odpowiedzieć.

Dlatego możemy doradzić wszystkim propozycjom, wyjaśnieniom i wyjaśnieniom, które władze mogą wydawać tylko na papierze. W przeciwnym razie po prostu nie można uzyskać odpowiedzi na żądanie lub ofertę.