Analiza środowiska zewnętrznego organizacji: metody
Praca nad strategią jest złożonym i czasochłonnym procesem. Podstawą do wyboru programu rozwoju każdego przedsiębiorstwa, nie tylko handlowego, ale także publicznego, komunalnego, jest analiza zewnętrznego środowiska organizacji. Skuteczność tego badania determinuje sukces zaawansowanego planowania. W artykule omówiono metody i narzędzia do analizy środowiska zewnętrznego.
Środowisko zewnętrzne
Żadna organizacja nie może istnieć w próżni. Wpływają na nią dziesiątki czynników z zewnątrz. Osobliwością "kameleona" środowiska, które zawsze należy brać pod uwagę, są dynamizm, ciągły ruch i zmiana. Struktura rynku przenosi się do innego państwa, pojawiają się nowe preferencje dla konsumentów, stopy procentowe "przeskakują", wydawane są nowe akty prawne. Jeśli przedsiębiorstwo jest elastyczne, reaguje i radzi sobie ze zmianami, to jest na drodze do sukcesu.
Analizę środowiska zewnętrznego organizacji można podzielić na dwa obszary: badanie środowiska "bliskiego" i "dalekiego".
Czynniki "zbliżone" | Czynniki "dalekie" |
Wpływ na spółkę o charakterze bezpośrednim. Czynniki przyczyniają się do efektywnej pracy lub komplikują jej życie. | Pośredni wpływ na firmę, czyli przez czynniki "bliskiego" środowiska. |
|
|
Analiza zewnętrznego środowiska organizacji
Aby osiągnąć własne cele i rozwijać się, nie wystarczy, że firma po prostu "monitoruje" środowisko zewnętrzne, aby móc "widzieć" i stosować możliwe alternatywy. Na drodze firmy zawsze są niebezpieczeństwa i przeszkody, których należy unikać. Rozwiązaniem tych problemów jest dokładne zbadanie elementów otaczających firmę.
Analiza środowiska zewnętrznego organizacji to analiza czynników wpływających na firmę, która przygotowuje długoterminową listę, która ujawnia wszystkie istniejące i proponowane elementy szans i zagrożeń. Badanie czynników składa się z dwóch etapów.
1 krok | 2 kroki |
Gromadzenie informacji o zmianach w otoczeniu społecznym, gospodarczym, politycznym i technologicznym firmy. | Omówienie danych przygotowanych do przygotowania listy, podkreślając szanse i zagrożenia, na które warto zwrócić uwagę. |
Praca kierownictwa w tym zakresie nie kończy się na definicji listy. Szefowie działów będą musieli ustanowić nowe wskaźniki regulacyjne w oparciu o zidentyfikowane zagrożenia i opracować listę istotnych czynników sukcesu dla działów.
Narzędzia wartości i analizy
Na podstawie analizy otoczenia firmy kierownictwo otrzymuje prognozę nieplanowanych okoliczności, opracowuje środki zapobiegające niebezpiecznym sytuacjom rynkowym i zmienia groźne czynniki w alternatywę dla rozwoju.
Analiza strategiczna środowiska zewnętrznego organizacji obejmuje rozwiązywanie trzech problemów.
Gdzie poszliśmy i jakie jest nasze miejsce wśród zawodników? | Jakie są nasze cele na przyszłość? | Co należy zrobić, aby uzyskać dostęp do obecnej sytuacji w przyszłości? |
Przedmiotem badań są produkty i ich elementy, realizacja zadań produkcyjnych, działania rozwojowe i marketingowe. Celem badania jest identyfikacja niedociągnięć, które zmniejszają skuteczność realizacji funkcji i osiągnięcie planowanych wyników.
Istnieją następujące narzędzia do analizy zewnętrznego środowiska organizacji:
- Macierz SWOT;
- matryca szans i zagrożeń;
- Analiza PEST;
- profil środowiskowy;
- Model 5 Sił Portera w Porter.
Aby zbadać pozycję konkurencyjną obszarów gospodarczych, stosuje się kilka podejść:
- Matrix z Boston Advisory Group;
- system McKinsey od General Electric;
- podejście "Arthur D. Little" i inne.
Metody analizy środowiska zewnętrznego organizacji
W praktyce zarządzania strategicznego istnieją specjalne metody badawcze, które są badane nie tylko przez pojedyncze przedsiębiorstwa, ale także przez kompleksy przemysłowe. Najpopularniejsze to sześć kierunków.
Metoda | Charakterystyczne |
Wartość funkcjonalna | Związany z badaniem produktów i procesów produkcyjnych. Tworzy możliwości obniżenia kosztów. Żąda dostosowanych działań marketingowych i finansowych oraz analitycznych na firmę. |
Benchmarking | Pomiar i porównanie wszystkich etapów opracowywania i wdrażania produktów światowej klasy. |
Badania biznesowe | Ankieta przepływów pieniężnych działalność inwestycyjna. Prowadzone dla całej organizacji, według aktywności, według obszarów pracy. Określa, w jaki sposób strategie rynkowe wpływają na zyski. |
Klasyczny porównawczy | Ucz się w określonym czasie lub statycznie. |
Przemysł porównawczy. | Analizowane są różne wskaźniki ekonomiczne jednej konkretnej branży. |
Opiera się na bezwzględnych, względnych wskaźnikach, indeksach, które są przedstawione w formie tabelarycznej lub graficznej. |
Przedsiębiorstwa łączą kilka metod. Opcje rozwoju wynikające z badań pozwalają tworzyć bardziej dokładne prognozy.
Swot
Dobrze znane i uznane podejście to analiza SWOT środowiska zewnętrznego organizacji. Jego wielką zaletą są kompleksowe badania, czyli równoległe badanie zewnętrznych i wewnętrznych elementów środowiska. Termin SWOT jest odszyfrowywany za pomocą początkowych liter angielskich słów: siła, słabość, możliwość i zagrożenie.
Zastosowanie tej metody pozwala zidentyfikować zależności między zaletami i wadami wizerunku firmy, aby znaleźć związek między czynnikami, które się rozwijają a hamowaniem ruchu w kierunku celu. Zgodnie z podejściem SWOT, po pierwsze, określają mocne i słabe strony, a następnie szanse i zagrożenia. Lista opracowywana jest na podstawie sytuacji, w której znajduje się firma.
Drugi etap to wybór relacji między elementami. Znalezione linki zostaną wykorzystane przy opracowywaniu strategii. Połączenia są ustanawiane równolegle z wypełnianiem tabeli.
Macierz SWOT | Środowisko zewnętrzne | ||
Możliwości | Zagrożenia | ||
Środowisko wewnętrzne | Siły | Środki, które należy wdrożyć, aby zrealizować możliwości przy wdrażaniu sił organizacyjnych | Środki oparte na elementach siły i stosowane w celu uniknięcia zagrożeń |
Słabość | Środki potrzebne do przezwyciężenia słabości w oparciu o możliwości otwarcia | Środki zmniejszające słabości do minimum w celu uniknięcia zagrożeń | |
PEST
Analiza PEST środowiska zewnętrznego organizacji jest przeprowadzana w celu zbadania zewnętrznych czynników wpływu pośredniego. Treść tej metody jest łatwa do zapamiętania, ponieważ PEST zawiera elementy środowiskowe ze sfery polityki, ekonomii, społeczeństwa i technologii.
Polityka i zakres prawa | Ekonomia | Społeczeństwo i kultura | Technologia |
Czynniki legislacyjne i stanowe: formacja polityka pieniężna ; przepisy podatkowe, antymonopol i inne; równowaga sił w polityce; komunikacja rządowa i świat przedsiębiorczości. | Aspekty dotyczące wydajności biznesowej firm: inflacja; stopa procentowa; kursy wymiany; wskaźniki wzrostu gospodarczego lub recesji. | Czynniki determinujące warunki życia, preferencje ludności kraju i regionów: współczynnik dzietności; migracja; mentalność; dochody ludności; warunki życia; edukacja; stosunek do zawodu; preferencje i nawyki zakupowe. | Czy siła napędowa postępu (R & D): odkrycia; know-how; rewolucja w technologii produkcji i przetwarzanie informacji ; rozwój komunikacji i transportu; komputeryzacja. |
Wszystkie cztery typy czynników nakładają się, więc kierunek analizy jest ważny do poprawienia. Zmiany w jednym kierunku prowadzą do zmian w innym: nowych szans lub niebezpieczeństw.
Jak oceniać informacje o środowisku?
Ostatnim etapem badań jest opracowanie informacji zebranych podczas jego przebiegu. Wyniki są wykorzystywane jako podstawa do przyszłego opracowywania planów. Ocena jest przeprowadzana w celu wykrycia postrzeganych wyniszczających i potencjalnych skutków na firmę.
Metody analizy środowiska zewnętrznego organizacji pozwalają na wiele różnych sposobów oceny. Rozważmy metodę "5 na 5", zaproponowaną przez A. Meskona. Znaczenie techniki polega na rozwiązaniu 5 zadań na około 5 czynników:
- Jakie są pięć elementów środowiska zewnętrznego, które wywołujesz, posiadających informacje o aktualnym stanie przedsiębiorstwa?
- Jakie pięć czynników jest najbardziej niebezpiecznych dla firmy?
- Jakie są pięć czynników, które są ważne dla konkurencyjnych firm w oparciu o posiadane informacje o ich planach?
- Jakie są pięć czynników, które są istotne dla realizacji wybranych przez Państwa programów strategicznych?
- Które pięć obszarów z możliwościami zmiany jest korzystne dla organizacji?
Aby rozsądnie odpowiedzieć na każde pytanie, konieczne jest zgromadzenie informacji o otoczeniu firmy i dokonanie prognozy stanu. Druga metodologia oceny obejmuje 4 pytania, zawierające kolejność wyboru czynników ważnych dla przyszłości.
- W jaki sposób czynnik może wpływać na firmę (osłabiać lub wzmacniać)?
- Czy czynnik jest w stanie zintensyfikować i jak go obserwować?
- Ile to wpłynie na przedsiębiorstwo?
- Czy wpływ może osłabnąć i kiedy?
Przykład analizy STEP
Przeanalizujmy środowisko organizacji na przykładzie przedsiębiorstwa. "Firma budowlana" TOT "działa od 02.09.2010 na terytorium permskim. Powstał w formie LLC. Główne obszary prac to budowa, remonty budynków i budowli, dodatkowo - realizacja obiektów handlowych, lakierów i innych materiałów.
Analiza STEP środowiska zewnętrznego organizacji budowlanej | |
Na czynniki gospodarki, które wpływają na firmę, przypiszemy:
| Wśród czynników technologicznych zwracamy uwagę na:
|
Czynniki społeczne obejmują:
| Wśród czynników politycznych wyróżniamy:
|
Trzeba więc zwrócić szczególną uwagę na istotne czynniki związane ze stanem gospodarki i technologii.
Przykład badania SWOT
Celem analizy środowiska zewnętrznego organizacji jest przygotowanie alternatyw, kierunków rozwoju biznesu i alokacji zasobów. Przed wypełnieniem tabeli SWOT przygotowujemy listę elementów środowiska wewnętrznego w czterech segmentach (marketingowych, finansowych, produkcyjnych i organizacyjnych), z oceną podkreślającą mocne strony. Ponadto będziesz potrzebować listy możliwości, zagrożeń z konsekwencjami i sposobów uniknięcia zagrożeń. Konieczne jest odnotowanie zagrożenia nieużywania szans.
Analiza czynników środowiskowych organizacji w oparciu o macierz SWOT | Środowisko zewnętrzne | ||
Możliwości: rozbudowa bazy klientów; rozszerzenie zasięgu. | Zagrożenia: obsługa klienta; siła konkurencyjnych firm; utrata dostawców. | ||
Środowisko wewnętrzne | Siły: reputacja i znaczenie w regionie; stabilność finansowa; nowoczesny sprzęt; znaczny udział w rynku. | Dziedzina władzy i możliwości. W jaki sposób siły mogą wykorzystać możliwości? | Pole siły i zagrożenia. Jak uciec lub zminimalizować zagrożenia przy pomocy przedsiębiorstwa? |
Słabe strony: niewielki personel i duża rotacja personelu; lokalizacja biura i sklepu na obrzeżach miasta; poziom kwalifikacji personelu. | Pole słabości i możliwości. Jak wykorzystać szanse na przezwyciężenie słabości biznesu? | Pole słabości i zagrożenia. Jak pozbyć się słabości i wyeliminować zagrożenia? | |
We wszystkich 4 polach konieczne jest zbadanie kombinacji par ze środowiska zewnętrznego i wewnętrznego, wybierz pole niezbędne do przygotowania rozwiązań alternatywnych. Analiza środowiska zewnętrznego organizacji, na przykładzie przedsiębiorstwa TOT, pozwala stwierdzić, że siły i zagrożenia przeważają w macierzy, co oznacza, że strategia wymaga wykorzystania konkretnych atutów firmy, aby przezwyciężyć zagrożenia.
Wybór pola siły i zagrożenia w wyniku przeprowadzonych badań nie anuluje obowiązkowej pracy w celu wyeliminowania słabości: zmniejszenia obrotów, podniesienia poziomu umiejętności pracowników.
Wniosek
Analiza środowiska jest podstawą planowania strategicznego, definiowania misji i celów korporacyjnych. Tworzenie planów nie jest możliwe bez takiego narzędzia, jak analiza zewnętrznego środowiska organizacji. Przykład badania firmy budowlanej pokazuje, w jaki sposób twórcy strategii mogą przejąć kontrolę nad biznesem.
Badanie środowiska pozwala wygrać w konkursie bezcenny czas na prognozy, planowanie, opracowywanie działań mających na celu zapobieganie zagrożeniom i realizację szans.