List biznesowy: zasady kompilacji, pisanie przykładowe

Dziś prawie wszystkie aktywnie korzystają z Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie przestała być istotna i ważna. Został on po prostu przeniesiony na innych przewoźników. Jak zrobić i zorganizować list firmowy, poinformuj o tym publikację.

Co może zawierać wiadomość firmowa?

Przede wszystkim korespondencja biznesowa daje możliwość wymiany wszelkich opinii i sugestii z pracownikami i partnerami biznesowymi. List może przedstawiać wnioski, roszczenia i inne przemyślenia, aby wyeliminować nieporozumienia między firmami. Ogólnie rzecz biorąc korespondencja biznesowa jest rodzajem oficjalnej korespondencji.

Różnice od innych liter

Główne różnice można podsumować następująco.

• Styl prezentacji.
• Obecność oficjalnego podporządkowania.
• Słownictwo bez silnej ekspresji emocji.
• Z reguły litera nie zajmuje więcej niż jedną stronę.
• Czcionka w tekście jest taka sama (nie mała i nie duża).
• Zazwyczaj opracowywane na oficjalnym papierze firmowym organizacji.

Rodzaje listów biznesowych

Treść tekstu będzie zależeć od rodzaju litery, którą musisz napisać. Można je podzielić na kilka grup.

Listy do odpowiedzi:

• Żądanie.
• Petycja.
• Wymagania.
• Oferta
• Odwołanie.

Listy, na które nie musisz udzielać odpowiedzi:

• Informacyjny.
• Zauważalne.
• Towarzyszenie.
• Gwarancja.
• Ostrzeżenie
• Przypomnienie.

Listy o charakterze komercyjnym. Są one zazwyczaj potrzebne w czasie trwania umowy lub zawarcia umowy:

• Proszę.
• Odpowiedź na wniosek.
• Przypomnienie.
• Roszczenie
• Oferta Jest to oferta zawarcia umowy lub zawarcia umowy.
• Ostrzeżenie o konieczności wypełnienia zobowiązań, wypowiedzeniu umów i tak dalej.

Listy non-profit:

• Zaproszenie.
• Informowanie o czymś.
• Podziękowania.
• Zalecenia.
• Proszę.
• Instrukcje.
• List motywacyjny
• Wyrażanie kondolencji.
• Gratulacje na każdą okazję.
• List gwarancyjny.
• Potwierdzenie odbioru towarów, świadczenie usług i tak dalej.

Klasyfikacja listów biznesowych według struktury:

• Skompilowany według ścisłego schematu.
• Napisane w formie wolnej.

Rodzaje w zależności od adresata:

• Zwykle. Wysłano do jednego miejsca docelowego.
• Zbiorowy. Wysłane do jednej osoby, ale od kilku osób.
• Circular. Wysłane do wielu odbiorców.

Forma listu jest następująca:

• Wysyłane w zwykłych kopertach pocztowych.
• Prezentowane osobiście.
• Wysłane jako faks.
• Wysłane przez e-mail.

Jak widać, wiadomość biznesowa może być ułożona na różne sposoby iz różnymi intencjami. Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach, ze względów etycznych, należy pisać ręcznie, zamiast pisać na komputerze. Dotyczy to gratulacji i kondolencji.

Części listu

Prawidłowe pismo biznesowe jest zawsze podzielone na kilka części. To jest wstępne, główne i końcowe. I są ze sobą logicznie powiązane.

Z reguły część wprowadzająca zawiera informacje o okolicznościach, które doprowadziły do ​​napisania listu. Tekst główny to sama treść, istota wiadomości. Ostatnia część podsumowuje wyniki, które mogą wyrażać odmowę, zgodę, prośbę i tak dalej.

Pisanie zasad

Każda wiadomość biznesowa powinna być napisana w następujący sposób.

1. W całości.
2. Adresowalne (czyli przeznaczone dla konkretnej osoby).
3. Argumentował.
4. Autentyczne
5. Najbardziej kompletny.
6. Wszystkie informacje w tekście powinny być aktualne w chwili pisania.

Cechy stylistyki

Zasady projektowania pisma biznesowego wskazują, że konieczne jest przestrzeganie surowego stylu. Konieczne jest stosowanie tylko tych środków wyrazu, które są charakterystyczne dla oficjalnych dokumentów. Oznacza to, że oficjalny styl biznesowy byłby odpowiedni. Język powinien mieć następujące funkcje.

• Oficjalnie.
• Dokładność informacji.
• Obiektywność.
• Strukturalny.
• Merytoryczna, ale krótka prezentacja.

Istotę sprawy należy podać w prostych krótkich zdaniach, koncentrując się na czasownikach. Nie ma potrzeby przeładowywania tekstu przymiotnikami, stosowania mało znanych i wysoce specjalistycznych terminów, których adresat może nie rozumieć. Spowoduje to tylko negatywne i odrzucenie. Lepiej jest próbować wyjaśniać za pomocą prostych, zrozumiałych słów, więcej faktów i szczegółów. Obecność nieinformatywnych i "wodnistych" tekstów nie pozwala na styl biznesowy.

Do ostatniej części nie należy podsumowywać niepotrzebnymi i długimi zwrotami. Również nielogiczne i nieskoordynowane zdania nie będą działać. Dlatego lepiej wykluczyć rewolucje odosobnicze i partycypacyjne. W każdym akapicie powinna znaleźć odzwierciedlenie tylko jedna konkretna myśl. Po ukończeniu tekstu lepiej sprawdzić kilka razy błędy, czytając na głos.

Wymagania dotyczące formularza

Zgodnie z zasadami pisma biznesowego lepiej jest wydać je na papierze firmowym firmy. Przedstawiono następujące podstawowe wymagania.

• W środku formularza trzeba włożyć herb Federacji Rosyjskiej, jeśli przedsiębiorstwo jest państwowe.
• Litera jest umieszczona na arkuszu A4.
• Po lewej stronie pozostaw puste pole (co najmniej 3 centymetry). Jest to konieczne, ponieważ po pewnym czasie materiały zostaną przesłane do pozostałych dokumentów.
• Najbardziej optymalną czcionką jest standard "Times New Roman", rozmiar 12 i odstęp między wierszami 1,5-2. Najlepiej jest to postrzegane podczas czytania.
• W nagłówku listu należy podać nazwę organizacji, jej faktyczny i legalny adres, numer telefonu i adres e-mail.

Funkcje konstrukcyjne

Jeśli projekt listu biznesowego zabrał kilka stron, musisz numerować, zaczynając od drugiego. W tym celu zaleca się użycie Cyfry arabskie. Nie ma potrzeby umieszczania punktów w pobliżu liczb.

List należy podzielić na akapity i, jeśli to konieczne, na podpozycje. Tekst nie powinien mieć formy ciągłego strumienia, ponieważ będzie źle odbierany. Punkty pokażą, gdzie kończą się i zaczynają inne myśli.

Należy zauważyć, że błędy typograficzne, skreślenia i korekty są niedopuszczalne w korespondencji handlowej. Będą świadkami analfabetyzmu i braku powagi przeciwnika.

Używane szczegóły

W liście z reguły podaje się następujące informacje.

1. Pełna nazwa firmy, a nie tylko skrót.
2. Numer telefonu, faks, konto bankowe i adres e-mail.
3. Adresat. A nazwa firmy powinna być używana w przypadku celownika. Jeśli chcesz określić nazwę i położenie, zaleca się użycie sprawa przypadku. Jeśli odbiorca ma tytuł lub stopień naukowy, musi być wskazany przed nazwiskiem osoby.

Ważne jest, aby pamiętać, że każdy wniosek musi być napisany wielką literą i nową linią.

Odwołania w liście firmowym

Oficjalna komunikacja powinna zawsze odbywać się w neutralnym tonie. Ten sam typ powinien być adresowany do adresata. Zwroty typu "dzień dobry" będą nieodpowiednie. Jeśli chcesz się przywitać, lepiej użyć formalnego "Cześć". Ale najbardziej piśmienna opcja jest traktowana z nazwiskiem i patronimem. I bez względu na to, jak długo trwa znajomość z adresatem. W liście nie można użyć krótkiej nazwy imienia (na przykład Peter, Anya itd.).

Odwołanie się do "ciebie" pomoże utrzymać dystans międzyludzki, okazywać szacunek osobie starszej lub wyższej. Warto jednak zauważyć, że w niektórych firmach użycie "ty" jest używane w komunikacji, nawet w liście.

Warto zauważyć, że odwołanie "Szanowny Panie" nie może być użyte bez późniejszego wskazania imienia tej osoby. Należy również unikać skrótów "Pan", "Pani". Jeśli chcesz skontaktować się z grupą osób, nie wolno im podawać nazw. Następnie możesz napisać krótko: "Szanowni Państwo!" Zgodnie z regulaminem, po zadzwonieniu zawsze należy umieścić wykrzyknik. Na przykład podobne zdanie w liście firmowym będzie miało następującą formę. "Drogi Aleksandrowi Siergiejewiczu!"

W końcowej części możesz użyć różnych opcji. "Z najlepszymi życzeniami", "Pozdrawiam", "Z nadzieją na współpracę" i tak dalej. Tutaj odwołania powinny być oficjalne, ale przyjazne.

Wykonanie ostatniej części

Prawidłowe wypełnienie listu jest również bardzo ważne. W końcowej części musisz podsumować to, co wspomniano wcześniej. Nie wyciągaj jednak wniosków z 10 zdań. Należy pamiętać, że zwięzłość i zwięzłość są cenione w stylu biznesowym. Lepiej ograniczyć proste zwroty. Na przykład kilka konstrukcji zostanie podanych w końcowej części korespondencji biznesowej. Listy biznesowe należy wypełniać tak poprawnie i grzecznie, jak to możliwe.

• Dzięki za pomoc lub uwagę. "Pozwól mi podziękować za ..." "Dziękuję!"
• Pewność adresata w czymkolwiek. "Chętnie współpracujemy z Tobą."
• Nadzieja na przyszłość. "Mamy nadzieję, że wkrótce otrzymasz odpowiedź".
• Prośba o cokolwiek. "Będziemy wdzięczni za zgłoszenie wyników."
• Przepraszamy za niedogodności. "Przepraszamy za opóźnienie w płatnościach."

Jak pożegnać adresata

Pomimo faktu, że korespondencja biznesowa, w liście biznesowym, możesz pożegnać się na różne sposoby. Aby to zrobić, użyj tzw. Fraz zamykających.

Jako przykład można podać następujące opcje:

1. Z poważaniem.
2. Pozdrawiam
3. Pozdrawiam.
4. Życzę ci powodzenia w swojej pracy.
5. Mamy nadzieję na dalszą współpracę.
6. Cieszę się, że mogę służyć.

Mogą istnieć inne opcje. Tutaj wybór ostatniej frazy to tylko kwestia gustu.

Podpisywanie

Na samym dole arkusza nadawca musi umieścić swój podpis. Ale niezwykle ważne jest, aby zrobić to poprawnie, aby dokument miał oficjalny wygląd.

Konieczne jest wskazanie pozycji, inicjałów, nazwiska i odwrotności podpisu. Dodatkowo możesz podać informacje kontaktowe (osobisty adres e-mail lub numer telefonu). To zademonstruje odbiorcy chęć komunikacji i współpracy.

Zawiera błąd

Ważne jest również, aby wiedzieć, jak zrobić list biznesowy, jeśli chcesz odmówić czegoś. W końcu nawet zawoalowany negatyw lub odmowa nie pozostaną niezauważone i pociągną za sobą nieprzyjemne konsekwencje. Po tym czasie nie będzie można liczyć na pozytywne, a nawet neutralne nastawienie do siebie. Pisząc list, nie musisz poddawać się emocjom. Lepiej trzymać się w granicach, nawet jeśli adresat jest bardzo irytujący. Listy odmów powinny być zawsze ponownie czytane kilka razy, zwracając szczególną uwagę na ton wiadomości.

Wiadomość nie powinna zaczynać się od ostatecznego "nie" w jakiejkolwiek formie, w jakiej jest wyrażana. W przeciwnym razie adresat będzie miał wrażenie, że jest nieinteresujący i nie ma żadnego znaczenia. Na początku lepiej jest przedstawić nie przemyślane przekonujące wyjaśnienia. Gdy powody odmowy zostaną krótko wymienione, możesz płynnie przejść do oświadczenia o fakcie. W tym samym czasie, zgodnie z etykieta biznesowa litery, zaleca się stosowanie sformułowania następującego typu.

• Niestety nie jesteśmy w stanie spełnić Twojej prośby.
• Bardzo nam przykro, ale jesteśmy zmuszeni odrzucić ofertę.
• Głęboko żałujemy, ale nie możemy spełnić twoich żądań z następujących powodów.

Najlepiej byłoby, gdyby początek listu zawierał krótki opis wniosku adresata. Więc zrozumie, że naprawdę zapoznał się z jego propozycją i na pewno to doceni.

Funkcje pisania wiadomości e-mail

Dzisiaj ludzie są coraz bardziej zainteresowani tym, jak napisać list biznesowy, jeśli chcesz wysłać go pocztą e-mail. Do takiej korespondencji należą te same zasady, co opisane wcześniej. Jednak elektroniczne wiadomości biznesowe mają swoje własne cechy.

• Logowanie musi być solidne i adekwatne. Na przykład, [email protected] to zła opcja, a [email protected] jest dobra.

• Pole "przedmiot" jest zawsze ważne do wypełnienia. To wyjaśni, co zostanie omówione w komunikacie. Jeśli list jest przeznaczony dla nieznanej osoby, tytuł powinien być interesujący. Ale ważne jest, aby nie przesadzić. Tematy w duchu "Unikalna oferta tylko teraz", "Pilne" spowodują tylko odrzucenie. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów, umieszczając w nich istotę wiadomości.

• Jeśli korespondencja prowadzona jest z nieznajomym, najpierw musisz mu powiedzieć, jak się o nim dowiedzieli i co robi firma. Bez takiego wpisu wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiast usunięta.

• Ważne punkty w tekście najlepiej wyróżnione pogrubioną czcionką. W takim przypadku niedopuszczalne jest używanie różnych kolorów.

• W e-biznesie nie można używać liter "czapek". Nawet w podtytułach i tytule tematu nie powinno być ciągłych wielkich liter. To samo dotyczy podwójnej interpunkcji.

• Lepiej jest dzielić tekst na akapity, pozostawiając między nimi pustą linię.

• Im krótsza wiadomość, tym szybciej zareaguje.

• Podpis musi być ustawiony. W wiadomościach e-mail zazwyczaj składa się z kilku linii, w tym nazwa i pozycja nadawcy, nazwa firmy, numer telefonu i adres strony internetowej.

• Możesz dołączyć pliki tekstowe i obrazy do listu. Jest to bardzo wygodne, ponieważ dodatkowe materiały, komentarze, wyjaśnienia i szczegółowe opisy odwracają uwagę od istoty. Dlatego lepiej umieścić je nie w tekście litery, ale w załączonych plikach.

• Jeśli korespondencja biznesowa trwa od dłuższego czasu i nawiązano ciepłą, opartą na zaufaniu relację, wówczas użycie emotikonów jest dozwolone w wiadomości e-mail. Pomogą trochę "ożywić" i rozładować komunikację. Ale nie powinny być nadużywane, a w papierowych listach są ogólnie niedopuszczalne.

Pisanie instrukcji

Sporządzenie listu biznesowego można podzielić na kilka etapów.

1. Najpierw musisz określić odbiorcę. Aby to zrobić, w prawym górnym rogu formularza należy wpisać inicjały, nazwisko i stanowisko odbiorcy. Jeśli adresatem jest organizacja, należy podać jej adres prawny.

2. Odwołanie się do odbiorcy. Powinien być umieszczony poniżej środka formularza. Zostało już powiedziane, które zwroty mogą być użyte. Zwykle apel wygląda jak: "Drogi Igor Pietrowicz!"

3. Stwierdzenie celu. Poniżej nowej linii należy napisać główne myśli, cały punkt, z podaniem przyczyn odwołania. Jeśli mówimy o pewnych problemach, warto zaproponować rozwiązania. Jeśli jest to propozycja współpracy, musisz wyjaśnić, jak to nastąpi. Jeśli list odzwierciedla skargę, warto poprosić o konkretne środki. Jednym słowem, odbiorca z tekstu powinien zrozumieć, czego dokładnie od niego chcą.

4. Ostatnia część. I wreszcie, z nowej linii musisz wstawić ostatnią frazę i podpis.

Co więcej, kilka próbek listów biznesowych zostanie rozważonych, aby jeszcze lepiej wyjaśnić, jak je skomponować.

List z podziękowaniami

Ta próbka pokazuje, jaki rodzaj listu wdzięczności może mieć. Jednak w tym przykładzie jest jedna wada. Zamiast linii "Do flagowej firmy" można wstawić frazę powitalną i nazwiska osób, do których list był przeznaczony.

Poproś o list

To jest przykładowy list z zapytaniem biznesowym. Nie ma w tym żadnych wad. Wszystkie zasady dotyczące pisania oficjalnego listu były przestrzegane. Z tekstu staje się jasne, jaki problem powstał i co należy zrobić, aby go rozwiązać. Wiadomość zawiera również wszystkie dane kontaktowe, wiadomość powitalną, frazę zamykającą i podpis.

Publikacja wykazała więc, jak pisać listy przeznaczone dla partnerów biznesowych. Należy to zrobić poprawnie i poprawnie, aby nie stracić twarzy. W końcu od tego zależy przyszłość firmy. Ważne jest również, aby na czas odpowiedzieć na przesłanie biznesowe. Dozwolone jest to w ciągu trzech do siedmiu dni od daty otrzymania listu.