Najczęściej stosowanym sposobem przesyłania informacji jest list. Szczególne miejsce zajmuje korespondencja biznesowa, z reguły jest wykorzystywana do bliższych kontaktów informacyjnych między stronami.
Przedsiębiorstwa handlowe w procesie prowadzenia produkcji i działalności gospodarczej mają na celu osiąganie zysków, komunikację dość blisko z odpowiednimi organizacjami. Jest to konieczne, aby osiągnąć optymalne wyniki we współpracy. Im bardziej precyzyjnie określone są warunki umów, tym wyższy wynik wspólnej pracy. Organizacje, które od kilku lat aktywnie współdziałają w obszarze relacji biznesowych, są w stałej korespondencji i mają wyższy współczynnik zaufania partnerów. Jednocześnie mile widziane jest pojawienie się przyjaznych stosunków między organizacjami, ale etyka biznesu korespondencji nie należy łamać.
Wszelką korespondencję biznesową można podzielić na grupy z kilku powodów. Na przykład w formie listów wysyłkowych są elektroniczne, faksy i listy wysyłane w kopertach. Najważniejszy, najważniejszy, traktowany jest jako tematyczny znak listu, w tym przypadku podział dzieli się na dwie duże grupy:
1. Non-profit. Należą do nich:
Ten rodzaj korespondencji stosowany jest w przypadku istniejących zobowiązań umownych i zawiera informacje o charakterze organizacyjnym lub uzupełnienia i życzenia dotyczące istniejących dokumentów.
2. Listy handlowe są podzielone na:
Listy handlowe zawierają propozycje zawarcia umów, a ten typ jest również stosowany po podpisaniu umów na pracę operacyjną i jako dodatkowe umowy.
Pismo gwarancyjne doręcza adresatowi dokumenty potwierdzające działania i zamiary, które wpływają na interesy obu stron. Najczęściej jest on przekazywany dostawcy i potwierdza fakt gotówka na swoim koncie bankowym na dostawę produktów, rodzajów pracy, usług. W przypadku nieprzewidzianych okoliczności siły wyższej, zarówno w ramach umowy, jak i nieprzewidzianych, można zastosować list gwarancyjny. Kupujący może opóźnić płatność w wyniku tymczasowego niedoboru kapitału obrotowego, po otrzymaniu dodatkowej ilości dostarczonych towarów, przy zwrocie i wymianie otrzymanych towarów itp. W każdym razie list gwarancyjny zawiera zobowiązania, które nie zawsze są uzasadnione z prawnego punktu widzenia.
Organizacja może dostarczyć list gwarancyjny nie tylko kontrahentom (osobom prawnym), ale także obywatelom (osobom fizycznym), w zależności od obowiązków określonych w tym dokumencie. W tym samym czasie słowo "gwarancja" nie może być wymienione w tekście listu, ważne jest, aby zawierało potwierdzenie intencji organizacji, która je wydała. Istnieją następujące rodzaje listów gwarancyjnych.
Ten dokument jest przeznaczony do rejestracji osoby prawnej, która nie ma adresu w momencie rejestracji własnej siedziby, a także powierzchni wynajmu. Właściciel dzierżawionej nieruchomości sporządza dokument na żądanie najemcy. Brak tego dokumentu nie jest powodem do odmowy rejestracji, ponieważ właściciele domów niechętnie go podają.
Zawiera potwierdzenie zobowiązań dostawcy w zakresie terminów, ilości, jakości sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, wykonanych prac. Może zostać wydane w obecności ważnej umowy na dostawę lub jako początek partnerstwa między organizacjami.
Pismo z wezwaniem do zapłaty jest najbardziej pożądanym dokumentem. Nie ma mocy prawnej, ale po jej otrzymaniu termin umorzenia długów jest odroczony. Po 3 latach należności i zobowiązania do zapłaty obciążone przez spółkę z własnych strat lub zysków. Po otrzymaniu listu gwarancyjnego od kontrahenta lub, odpowiednio, wysłaniu takiego dokumentu dostawcy, termin spłaty długu jest zwiększany o 3 lata, w ciągu którego może zostać spłacony.
Wszelkie pisma wysyłane na adres kontrahenta wystawiane są zgodnie ze standardami korespondencji handlowej. Przede wszystkim nie powinien zawierać niepotrzebnych informacji, a jedynie główny temat, który jest krótko i jasno określony w treści. Zwracamy uwagę na zwięzłość zwrotów i zdrowy formalizm. Wszystkie wnioski powinny być proste i jasne, bez dużej liczby dodatków, implikacji i imiesłowy rewolucji. Ton listu gwarancyjnego ma charakter oficjalny, zgodnie z którym stosuje się odwołanie do urzędników przedsiębiorstwa. Obowiązki są sformułowane jednoznacznie, procedura stopniowa (na przykład rozrachunek długów w kilku płatnościach) może być wyjaśniona.
Większość dużych firm używa firmowego papieru firmowego do korespondencji biznesowej, czasem z logo i specjalnym papierem. W przypadku pisma gwarancyjnego bez jego wniosku należy wziąć pod uwagę, że oprócz tekstu informacyjnego pismo musi zawierać następujące obowiązkowe dane:
Podczas sporządzania listu gwarancyjnego przez osobę fizyczną podaje się jego dane paszportowe i rejestrację. Często tego rodzaju dokument jest dodatkowo poświadczany przez notariusza.