Obieg dokumentów to ... Elektroniczny system zarządzania dokumentami

20.02.2019

Dokumenty finansowe i księgowe stanowią swoistą podstawę dla całego zestawu procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Obieg dokumentów jest zbiorem takich dokumentów, wśród których lwia część przeznaczona jest na podstawową dokumentację. Dlatego wiele firm pracuje nad usprawnieniem obiegów pracy związanych z dokumentacją finansową, skróceniem czasu, materiałów i finansów w każdym obszarze, wyeliminowaniem czynnika ludzkiego. Istnieje kilka sposobów osiągnięcia pożądanego efektu. Jedną z nich, i najbardziej efektywną, jest organizacja workflow z wykorzystaniem technologii elektronicznych.

Obieg dokumentów to

Taki system pozwala zoptymalizować wszystkie procesy związane z dokumentami finansowymi przedsiębiorstwa, czyniąc taki obieg dokumentów elektronicznym. Na początek warto jednak stwierdzić, że przepływ dokumentów jest złożonym systemem interakcji w każdym przedsiębiorstwie, w którego pracy konieczne jest dobre zrozumienie. Jest to jedyny sposób na zagwarantowanie wysokiej jakości wykonania otrzymanych zadań i poleceń.

Główne cechy

Przepływ dokumentów jest cyklem życia dokumentu finansowego od momentu jego powstania do momentu zakończenia jego celu funkcjonalnego. Termin ten może odnosić się nie tylko do interakcji w rachunkowości, ale także do produkcji, personelu, magazynu, handlu, biura, reklamy.

Zarządzanie dokumentami wiąże się z pewnymi problemami:

- tymczasowa strata;

- utratę dokumentów w drodze;

- składanie raportów w niewłaściwym czasie;

- Archiwa papieru są dalekie od doskonałości.

Rozwiązywanie problemów

Powyższe trudności można rozwiązać na kilka sposobów. Wszystkie one wiążą się z reorganizacją i restrukturyzacją wszystkich procesów, którymi zajmuje się obieg dokumentów. Próbką tego rozwiązania jest gotowy program do użycia w przedsiębiorstwie. W szczególności takie rozwiązania oferuje 1C.

Harmonogram przepływu pracy

Dla firm o dowolnej skali organizacja takiego wydarzenia jest złożonym, wieloetapowym i dość kosztownym procesem. Zajmuje sporo czasu i zasobów. Reorganizacja pracy biurowej i przepływu pracy jest możliwa tylko dzięki wysokiej klasy profesjonalistom. I tutaj jest wiele pytań związanych z tymi, których siły mają wykonywać takie działania w całym przedsiębiorstwie.

Potrzeba dodatkowego personelu

Organizacja obiegu dokumentów może wymagać włączenia do przedsiębiorstwa specjalnego działu, który nie tylko będzie działał z ustanowieniem całego systemu, ale także będzie odpowiedzialny za ostateczny wynik. Naturalnie, jakość pracy z takiego rozwiązania jest korzystna, ale ta metoda sprawdziła się dobrze w rozwiązywaniu indywidualnych problemów, a to nie wystarczy, aby zmienić całą strukturę interakcji w przedsiębiorstwie. A to rozwiązanie ma wady i jest dość znaczące.

Praca biurowa i workflow

Trudno jest znaleźć pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i poziomie kompetencji w tej dziedzinie. W strukturze organizacyjnej i kadrach firma będzie musiała dokonać całego szeregu zmian. Firma poniesie dodatkowe koszty płace i sprzęt do dodatkowych zadań. I najważniejszy punkt dotyczy faktu, że bez wyeliminowania pracy ręcznej, znaczenie w takiej reorganizacji całkowicie zanika. Czynnik ludzki wiąże się z występowaniem błędów mechanicznych, które mogą prowadzić do naruszenia procesów pracy z dokumentami.

Atrakcyjność organizacji zewnętrznej

Aby zorganizować przepływ dokumentów elektronicznych, możesz skorzystać z usług organizacji zewnętrznej, która będzie odpowiedzialna za zbieranie i uzupełnianie wszystkich informacji, ich późniejszą obróbkę, prawidłową archiwizację i przechowywanie całej dokumentacji. Jednak w tym przypadku występują pewne wady. Praca w biurze i zarządzanie dokumentami, organizowane przez takie organizacje, może kosztować dość dużo. Monitorowanie pracy takich firm zewnętrznych będzie niepełne, co czasem wiąże się z nowymi problemami. Nie ma gwarancji całkowitej poufności, tzn. Nie masz gwarancji, że cenne informacje nie zostaną ujawnione. Jeśli proces nie straci pracy ręcznej, wówczas taka reorganizacja będzie podobna do zmiany szydełka na mydło, ponieważ wydatki wzrosną, ale nic się nie zmieni. Niewłaściwie przemyślany harmonogram przepływu pracy może prowadzić do nowych trudności w pracy.

Automatyzacja

Kompromisem i właściwą decyzją będzie wykorzystanie potencjału własnych pracowników przy jednoczesnym zastosowaniu dodatkowego zewnętrznego producenta do wdrożenia zautomatyzowanego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Automatyzacja dowolnego procesu produkcyjnego jest w pełni uzasadniona. Ten przypadek nie jest wyjątkiem. Elektroniczny system zarządzania dokumentami optymalizuje i usprawnia procesy pracy związane z dokumentami finansowymi, księgowymi i innymi, dzięki czemu praca całego przedsiębiorstwa jest bardziej wydajna. Metodę tę należy rozważyć bardziej szczegółowo.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami

Etapy wdrażania

Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest podzielone na kilka etapów. Pierwszym z nich jest kompleksowa ankieta dla firmy zainteresowanej wdrożeniem. Doświadczeni eksperci zazwyczaj analizują, badają drogi przemieszczania się każdego dokumentu, wszystkie cechy tego procesu, mają pewną wiedzę na temat struktury i specjalizacji przedsiębiorstwa. Następnie określa się, czego klient potrzebuje. Klient określa swoje wymagania dotyczące funkcjonalności systemu, liczby miejsc wymagających automatyzacji, celów rozpoczętego procesu i innych. Biorąc pod uwagę wszystkie otrzymane informacje, opracowano plan działania, który może pomóc w usprawnieniu i usprawnieniu przepływu dokumentów w organizacji. W przypadku tego projektu przygotowywane jest zadanie techniczne, wybierany jest niezbędny sprzęt programistyczny, który zostanie wykorzystany do uruchomienia harmonogramu przepływu pracy. Nie wyklucza się konieczności zakupu i korzystania ze specjalnego sprzętu.

Dokument 1C

Po tym wszystkim następuje bezpośrednie wprowadzenie nowego systemu, jego uruchomienie i pierwsze testy, tuning. Taki projekt zakłada, że ​​szkolenie użytkowników zostanie przeprowadzone. Zazwyczaj zarządzanie dokumentami 1C jest wdrażane przez firmy z późniejszą konserwacją systemu, wsparcie techniczne, a także udoskonalanie i aktualizowanie, jeśli to konieczne.

Funkcje automatycznego EDS

Po opisaniu głównych etapów automatyzacji procesów można odkryć coś takiego jak przepływ dokumentów elektronicznych w całości. Przez to rozumie się pełnowartościowy system zarządzania wieloma użytkownikami, który jest dużym archiwum dokumentacji księgowej pod względem fizycznego wdrożenia. Dzięki wdrożeniu systemu możliwa jest optymalizacja procesów pracy z dokumentami na różnych poziomach. Trudno jest organizować dokumenty księgowe w formie archiwum elektronicznego i możliwe jest uzyskanie wiarygodności bazy danych, w której przechowywane są nie tylko dokumenty finansowe, ale także różne operacje niezbędne do pełnego funkcjonowania całego systemu zarządzania księgowością.

Skorzystaj z wdrożenia

Nowy harmonogram workflow rozwiązuje wiele problemów, w szczególności pracownicy zaoszczędzą nawet 80% czasu, który wcześniej spędzili na papierze. Automatyzacja przechowywania dokumentów otwiera szerokie możliwości w zakresie przechowywania kilku wersji tego samego dokumentu, które będą dostępne do pracy i aktualizacji informacji online. Przepływ dokumentów w formacie 1C to świetna okazja do śledzenia i znajdowania interesujących plików w ciągu zaledwie kilku sekund. W elektronicznym archiwum, aby znaleźć pożądany dokument jest znacznie łatwiejsze niż w tradycyjnym papierze.

Zarządzanie dokumentami

Aby wydrukować dokumenty, trzeba wydać znaczne sumy pieniędzy, a po wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami nie ma potrzeby drukowania tak wielu dokumentów. W wyniku tego zostaną odnotowane znaczne oszczędności finansowe. Wynika to z przyspieszenia procesów automatycznego obiegu dokumentów, redukując średni koszt przetwarzania każdego dokumentu, poprawiając wydajność całego systemu.

System rozdziału władzy

Niektóre dokumenty mogą być ograniczone. To ochroni cię przed wyciekiem, kradzieżą i niechcianą utratą ważnych dokumentów. Sam system kontroluje dostępność wszystkich niezbędnych dokumentów, a pracownicy stale mają możliwość śledzenia obecności określonego dokumentu. System workflow pozwala kilku pracownikom jednocześnie pracować z tym samym dokumentem, co eliminuje konieczność tworzenia wielu kopii papierowych.

Łączenie archiwów

Główną cechą archiwum elektronicznego jest to, że wszystkie dokumenty znajdują się w jednym scentralizowanym repozytorium. Za pomocą tego rozwiązania praca z EMS staje się prostsza i bardziej opłacalna, w szczególności dotyczy holdingów, grup spółek, dealerów, oddziałów i innych struktur sieciowych. Środki zaoszczędzone są również na wynajmowaniu odmiennych lokali, biur, w których wcześniej zdecentralizowane archiwa zostały umieszczone na papierze.

Dodatkowe korzyści

Ponieważ wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, zostały odpowiednio przetworzone, przekazane do archiwum na czas, są monitorowane jakościowo i można je znaleźć w dowolnym momencie, wszelkie ryzyka związane z audytami podatkowymi można zredukować do zera.

System zarządzania dokumentami

Co jest preferowane?

Na rosyjskim rynku technologii informacyjnych EDS stają się coraz bardziej popularne, jednak najczęściej jest to wysoce wyspecjalizowane oprogramowanie opracowane do rozwiązywania bardzo konkretnych zadań. Kupując go, klient będzie w stanie rozwiązać tylko typowe zadania wspólne dla większości przedsiębiorstw. Poszczególne zadania będą nierozwiązane, co zmniejsza do zera efekt wprowadzenia takiej technologii. Dlatego pełna automatyzacja jest możliwa tylko w przypadku nabycia systemu zdolnego do rozwiązania wszystkich zadań klienta, biorąc pod uwagę wszystkie indywidualne cechy klienta. Elektroniczne zarządzanie dokumentami to zaawansowana platforma do rozpoznawania, skanowania i przetwarzania dokumentów papierowych. W tym rozwiązaniu wbudowana jest podstawowa funkcjonalność, którą można przetwarzać dla zadań konkretnego przedsiębiorstwa.

Korzyści z wprowadzenia EDS

Czas spędzony w przedsiębiorstwie na przetwarzanie dokumentów jest znacznie ograniczony. Stopniowo cała dokumentacja zostaje przeniesiona do scentralizowanego archiwum elektronicznego, gdzie w razie potrzeby można łatwo znaleźć dokumenty. Każdy ruch dokumentu jest łatwy do śledzenia. Elektroniczne wersje dokumentów finansowych, księgowych i innych mogą być przetwarzane zbiorczo. Dostęp do plików jest ograniczony. Proces jest pod pełną kontrolą. Drukowanie nośników papieru nie jest wymagane, co zapewnia zmniejszenie kosztów finansowych. Średni koszt przetwarzania pojedynczego obiektu spada kilka razy. Ryzyka i ryzyko podatkowe są minimalizowane.

Wnioski

System przepływu pracy musi zostać ulepszony, dlatego każde przedsiębiorstwo prędzej czy później przyjdzie do przeniesienia systemu do formy elektronicznej. Zrobić to na własną rękę jest dość problematyczne, ponieważ wymaga zaangażowania całego zespołu wykwalifikowanych specjalistów w tej dziedzinie: konsultantów, analityków, programistów, programistów. Tylko oni są w stanie wdrożyć system, uzyskując najbardziej efektywny wynik.