Jak zorganizować protokół spotkania?

Protokół spotkania jest dokumentem informacyjnym i regulacyjnym, który rejestruje cały proces omawiania podniesionych kwestii, a także decyzje podjęte podczas tego spotkania. Utrzymanie tego dokumentu jest ważną i obowiązkową częścią każdego spotkania, na którym w dużej mierze zależy sposób skutecznego podejmowania decyzji w danej sprawie.

Rejestracja protokołów posiedzeń ustanowionych przez Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej. Artykuł 181. 2 określa podstawowe wymagania obowiązkowe oraz kolejność, w jakiej rejestrowane jest posiedzenie. Jak poprawnie ułożyć protokół? Jakie informacje muszą zawierać protokoły z posiedzenia?

Kto bierze minuty?

Odpowiedzialność za rejestrację spotkania i dalszą poprawną rejestrację dokumentu należy do sekretarza zgromadzenia. Może to być osoba pełniąca funkcję sekretarza w organizacji lub każdy inny pracownik upoważniony do wykonywania tego obowiązku. Najlepiej, jeśli osoba wyznaczona przez sekretarza rozumie kwestie poruszane na spotkaniu. Jednakże, jeśli sekretarz jest zaangażowany w działania w innej dziedzinie, ma on prawo zadawać podczas spotkania pytania wyjaśniające, które pozwolą na niezwykle dokładną rejestrację całego procesu spotkania.

Oprócz zapisania przebiegu spotkania sekretarz jest odpowiedzialny za przygotowanie do spotkania. Może to być zestawienie listy obecnych, schemat procesu deliberatywnego, pracujący z protokołami z poprzednich posiedzeń. Jest to konieczne, aby umieścić w porządku obrad listę zagadnień, które wymagają ponownego omówienia.

Puste, wymagane sekcje

Aby sporządzić protokół instrukcje dotyczące dokumentacji Zaleca się użycie specjalnego formularza. To, czy skorzystać z tej rekomendacji, zależy od decyzji właściciela (menedżera) organizacji. Najczęściej formularze drukarskie są wykorzystywane do logowania w urzędach państwowych, gminnych i miejskich. Większość prywatnych organizacji używa zwykłego szablonu wydrukowanego na komputerze i ozdobionego na papierze A4.

Bez względu na rodzaj formularza, dokument musi zawierać obowiązkowe sekcje (patrz przykład poniższego protokołu spotkania w artykule):

• Imię struktury (organizacje) w którym działa zarząd.
• Nagłówek
• Data i numer protokołu rejestracji.
• Miejsce (miasto), w którym odbywa się spotkanie.
• Pytania (agenda).
• Główna część.
• Podpisy przewodniczącego, sekretarza i uczestników spotkania.

Protokół z posiedzenia sporządza się na podstawie nagrań, w tym audio lub wideo, sporządzonych przez sekretarza w trakcie dyskusji. Dokument wydaje się do pięciu dni roboczych, z wyjątkiem pewnych przypadków, gdy inne warunki są ustalane na podstawie kolejności zarządzającego lub przepisów dotyczących niektórych rodzajów spotkań.

Nagłówek protokołu

Tytuł dokumentu zawiera imię i nazwisko, słowo "Minuty", a także nazwę spotkania (w tym przypadku tego spotkania) i (lub) organ kolegialny sprawujący posiedzenie. Na przykład: "Protokół ze spotkania produkcyjnego".

Numer, data, miejsce

Każdy protokół ze spotkania musi mieć indeks, czyli numer seryjny. Określa go numer porządkowy spotkania, które odbyło się od początku roku kalendarzowego (w organizacjach edukacyjnych możliwe jest prowadzenie rejestrów numeracji od początku roku szkolnego). Jeżeli protokół posiedzenia tymczasowo działającej rady jest zarejestrowany, numeracja jest zachowywana na czas urzędowania.

Data dokumentu będzie dniem posiedzenia. Jeżeli kwestie były omawiane przez więcej niż jeden dzień roboczy, wszystkie daty od początku do końca dyskusji powinny być zapisane w protokole z posiedzenia. Przykład: "26.06.2016 r. - 24 czerwca 2016 r." Lub "22-24 czerwca 2016 r."

Miejscem sporządzenia protokołu jest nazwa geograficzna osady, w której działa ten organ kolegialny. Ta sekcja może nie być wymieniona w dokumencie, ale tylko wtedy, gdy nazwa organizacji zawiera już nazwę osady. Na przykład: "drukarnia miejska Samara", "fabryka Iwanowo" i tak dalej.

Zwróć uwagę, jak powinna się rozpocząć minuta spotkania (przykład powyżej).

Prolog

Początkową część protokołu należy zestawić z nazwiskiem i inicjałami przewodniczącego spotkania oraz sekretarza. Pierwszy to pracownik organizacji upoważnionej do prowadzenia spotkania. Stanowisko przewodniczącego w organizacji (zgodnie z listą personelu) nie jest określone w protokole. Ta osoba nie musi być szefem firmy. Wyjątkiem jest protokół z spotkania z reżyserem, w którym kierownik osobiście spotyka się.

W sekcji "Obecny" należy wskazać wszystkich pozostałych uczestników spotkania. Możesz to zrobić, kierując się następującymi zaleceniami:

• Sekcja w kolejności alfabetycznej wskazuje nazwiska i inicjały pracowników uczestniczących w rozpatrywaniu spraw wprowadzonych do porządku obrad i podejmowaniu decyzji w ich sprawie. Posty nie są wskazane.
• Jeżeli na spotkaniu obecnych jest więcej niż piętnastu uczestników, ich inicjały i nazwiska są wyszczególnione w załączniku do protokołu na odrębnej liście.
• Jeśli w spotkaniu biorą udział inni pracownicy tej organizacji lub osoby zaproszone z innych organizacji, do protokołu wprowadzana jest sekcja "Zaproszeni". Tutaj nazwiska i inicjały podane są w porządku alfabetycznym, a dla uczestników z innych organizacji dodatkowo określona jest ich pozycja i nazwa miejsca pracy.
• Każdy z obecnych bierze udział w spotkaniu z osobistym podpisem.

Po pustym wierszu po sekcji "Obecny" do protokołu zostaje wprowadzony "porządek obrad". Ta sekcja odnosi się do listy spraw zgłoszonych do spotkania. Każda pozycja w Sekcji Protokołu "Porządek obrad" jest ponumerowana cyframi arabskimi. Do sformułowania pytania używa się przyimków "Na ..." lub "Na ..." (patrz przykład protokołu z posiedzenia w porządku obrad w poniższym artykule) Każda pozycja powinna wskazywać osobę uprawnioną do wypowiadania się w tej sprawie: "Sprawozdawca: nazwisko, inicjały".

Jaka jest różnica między pełnym protokołem a krótkim protokołem?

Podczas opracowywania głównej części dokumentu ważne jest, aby rozważyć, czy w trakcie spotkania odbywa się krótki lub pełny protokół z procesu deliberatywnego. W przypadku krótkiej formy (najczęściej protokół z posiedzenia operacyjnego) w części głównej należy wskazać następujące informacje:

• Pytanie przesłane na posiedzenie.
• Sprawozdawca w tej sprawie.
• Decyzja przyjęta i zatwierdzona przez posiedzenie.

Stworzenie pełnego protokołu oznacza ustalenie nie tylko powyższych informacji, ale także szczegółów prezentacji przez mówców, informacji i debat powstałych podczas spotkania, opinii wyrażonych przez uczestników, dostępnych komentarzy i zastrzeżeń, a także innych szczegółów.

Główna część

Główna część protokołu składa się z sekcji dotyczących liczby spraw w porządku obrad. W pełnej formie dokumentu każda sekcja składa się z trzech części, odzwierciedlających proces rozpatrzenia sprawy i podjęcia decyzji w jej sprawie.

Nazwy części są oznaczone dużymi literami z nowej linii:

• "SŁUCHAJ". W tej części, pod tytułem należy wskazać nazwisko sprawozdawcy w rozważanej sprawie (w przypadku mianownika), myślnik jest oświadczeniem sprawozdania (od trzeciej osoby liczby pojedynczej). Jeżeli z jakiegokolwiek powodu niemożliwe jest złożenie oświadczenia w protokole, tekst raportu jest określony na oddzielnej karcie jako załącznik do protokołu, aw sekcji "POSŁANY" uwaga "Tekst sprawozdania (przemówienie, przemówienie) jest załączony".
• "Przemówiłem". W tej części nagrywane są prezentacje innych uczestników spotkania na rozpatrywanym przedmiocie lub pytania zadawane podczas dyskusji. W takim przypadku powinieneś wskazać nazwisko mówcy (w mianowniku), a myślnik zawiera tekst pytania (wyciąg).
• "ROZWIĄZANE" lub "DECIDED". Decyzja podjęta na posiedzeniu w tej sprawie jest stała. Treść decyzji musi być w pełni wydrukowana, niezależnie od tego, czy prowadzona jest pełna, czy krótka forma protokołu. Podczas głosowania wskazana jest liczba głosów "za", "przeciw" i "wstrzymujących się".

W krótkiej formie protokołu krótka dyskusja na temat każdego problemu jest przedstawiona w częściach "LISTEN" i "DECIDED". Po podpisaniu dokumentu przez sekretarza i przewodniczącego, uzyskuje oficjalny status i jest zarejestrowany.

Decyzje podjęte podczas spotkania są przekazywane wyznaczonym wykonawcom:

• Dostarczenie kopii protokołu lub oświadczenia, poświadczonego przez sekretarza.
• Publikacja dokumentów administracyjnych (zleceń, uchwał, zamówień) w organizacji na podstawie zarejestrowanych decyzji.

Jak przechowywać protokoły?

Dla archiwalnych protokołów przechowywania tworzone są w przypadku podziału na typy spotkań. Miejsce przechowywania takich dokumentów określa albo sekretariat organizacji (jednostka organizacyjna), albo wydział urzędniczy. Czasy magazynowania ustalane są zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą spraw w przedsiębiorstwie.