Jak poświadczyć kopię dokumentu? Notarialne kopie dokumentów

Recepcjonista każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i formy własności, musi zmierzyć się z kwestią, w jaki sposób poświadczyć kopię dokumentu. Co więcej, artykuł może być inny - licencje, statuty, zamówienia, regulacje wewnętrzne itp. Niektóre są umieszczane na jednym arkuszu, podczas gdy inne są wielostronicowe. Jak być iw rzeczywistości, a także w innym przypadku i ogólnie, który z dokumentów może być certyfikowany przez organizację samodzielnie, a także co należy zrobić z notariuszem? Na wszystkie te pytania odpowie nasz artykuł.

Podstawowe pojęcia

W celu przyswojenia informacji o tym, jak powinna wyglądać uwierzytelniona kopia dowolnego dokumentu, należy podkreślić, że w tym przypadku GOST działa pod nr Р. 51141-98. Wszyscy urzędnicy, a nawet pracownicy organizacji, którzy w praktyce mają do czynienia z tą kwestią, zbadanie szczegółów nie będzie zbędne. Na poziomie legislacyjnym sformułowanie "należycie poświadczona kopia" nie jest nigdzie ujawniane. Jednak wspomniany GOST określa, który dokument można uznać za taki.

Tak więc, zgodnie z punktem 2.1., Prostą kopię należy rozumieć jako dokument, który po prostu odtwarza informacje z oryginału i wszystkich jego zewnętrznych cech lub ich części. To nie jest prawnie wiążące. Ale należycie poświadczone kopie dokumentów mają pewne szczegóły. Dają im siłę prawną.

Co jest kierowane w pracy?

Obecnie nie ma jednego aktu ustawodawczego dotyczącego dokumentów i ich obiegu. Jednak nie rozumiem tego jako całkowitego braku zasad. Kolejność, w jaki sposób zapewnić kopię, jest nadal ustalona, ​​ale nie wszystkie organizacje i przedsiębiorstwa wiedzą o niej lub ją lekceważą. Tymczasem taka postawa może pociągać za sobą pewne negatywne konsekwencje. Na przykład dokument uznaje się za nie posiadający wartości dowodowej w sądzie, prokuraturze itp.

Wielu urzędników korzysta z GOST R 6.30-2003 w swojej pracy, podają pewne zalecenia, jak poprawnie zapewnić kopię dokumentu. Poniżej znajduje się próbka. Pod szczegółami dokumentu głównego z podpisem wpisano wpis "PRAWDA". Poniżej wskaż pozycję osoby, która sporządza kopię i umieść jego podpis w transkrypcji (nazwisko, imię, nazwisko) i datę. Wykorzystanie druku jest dozwolone (według uznania organizacji).

Próbka

Racja

Kierownik działu personalnego (podpis) / A.A. Antonova /

21.03.2015

Zakres

Przed sprawdzeniem w ten sposób kopii dokumentu lub poprawieniem wykonanej już pracy, należy wyjaśnić, w jaki sposób obowiązują one na danym obszarze. Wszakże wymagania normy mają bardziej charakter doradczy.

Wspomniany wcześniej GOST mówi, że zasady te odnoszą się do dokumentów o charakterze organizacyjnym i administracyjnym należących do USDORD, to jest do zamówień, dekretów, zamówień, protokołów, decyzji, aktów itp., Zawartych w OKUD (klasyfikator dokumentacji zarządczej ogólnorosyjskiej).

Zalecenia dla organów wykonawczych

Zasady metodyczne zatwierdzone przez Rosarchiw (numer porządkowy 76 z 23 grudnia 2009 r.). Zakres - w organach wykonawczych (federalnych) w rozwoju instrukcje do pracy biurowej. Jak poświadczać kopie dokumentów? Próbkę pokazano poniżej.

Oryginalny dokument jest przechowywany w pliku.

(nazwa - nazwa) № __ dla ____

Racja

Główny specjalista (podpis) / I. Korovkina /

07/21/2015 DRUKUJ

Należy pamiętać, że wielostronicowe dokumenty (wyciągi z nich) powinny być początkowo ponumerowane, a notka certyfikacji powinna zostać dodana ze wskazaniem liczby arkuszy: "W sumie, w kopii ____ arkuszy". Dopuszczalne jest umieszczanie znaku "Prawda" na każdej stronie, lub powinny być obrębione za pomocą nitek i igieł lub metalowych zszywek.

Jak zapewnić kopię dokumentu "normalnej" organizacji?

Nie zapominajcie, że w aktach zachowuje się nadal Dekret Prezydium Sił Zbrojnych Najwyższego Sowietu, nadal wydany w czasach radzieckich pod numerem 9779-X z 4 sierpnia 1983 r. To on określa rodzaj podpisu świadka na dokumentach wszystkich zwykłych organizacji, które nie należą do dwóch pierwszych omówionych powyżej kategorii. Oficjalnie dekret ten nie został jeszcze anulowany, a ponadto w dniu 8 sierpnia 2003 r. Dokonano w nim pewnych zmian. Te zasady są używane bezbłędnie.

Zgodnie z klauzulą ​​1 dokumentu, poprawność kopii jest potwierdzona podpisem kierownika lub urzędnika upoważnionego do tego oraz pieczęci organizacji. Ponadto należy podać datę wydania i miejsce przechowywania oryginału, tj. Dane przedsiębiorstwo (instytucja itp.). Charakterystyczną cechą jest to, że skład napisu nie jest bezpośrednio przypisany, więc wiele osób nie używa "PRAWDA", ale "KOPIUJ POWRÓT", co jest również dopuszczalne.

Osobno rozważymy kwestię prawa do podpisania takiego dokumentu.

Kto może zapewnić kopię?

Najpierw, oczywiście, szef organizacji. Prawo to przyznaje mu prawo i regulamin. Dlatego warto umieścić swoje podpisy na najważniejszych paczkach dokumentów. Jak pokazuje praktyka, sąd traktuje tę kwestię dość lojalnie, jednak nie jest to konieczne za każdym razem.

Po drugie, urzędnicy, czyli pracownicy organizacji, składający się z niej przez państwo. Należy jednak upewnić się, że są one uprawnione do tych działań. W przeciwnym razie uwierzytelniony odpis (paszporty, dokumenty dotyczące zatrudnienia, zamówienia na główną działalność licencje itp.) nie będą prawnie wiążące. Uprawnienia pracownika, który nie jest menedżerem, można ustalić na kilka sposobów. Możesz użyć:

• Wewnętrzny dokument organizacji, na przykład instrukcja pisarska, zamówienie itp.
• Pełnomocnictwo Wymagane jest głównie reprezentowanie interesów firmy w jej relacjach ze stronami trzecimi.
• Umowa o pracę z określoną osobą lub opisem stanowiska. Sformułowaniem mogą być na przykład: "Zaświadczenie, na podstawie pisemnych oświadczeń pracowników, poprawności kopii dokumentów, których oryginały są przechowywane przez Zamawiającego".

Jakie dokumenty może zapewnić dział personalny organizacji?

Jak już wspomniano powyżej, pomimo faktu, że Dekret Rady Najwyższej ZSRR nadal działa i zgodnie z jego postanowieniami, dział personalny ma prawo do poświadczania kopii:

• dokumenty pochodzące od pracodawcy, tj. zamówienia, czynności, protokoły itp .;
• dokumenty należące do innej organizacji, ale oryginał jest przechowywany przez pracodawcę, w szczególności dyplomy i różne świadectwa rozwoju zawodowego;
• inne dokumenty dostarczone przez pracownika w służbie personelu, jeśli nie są wymagane oryginały lub notarialnie.

Usługi notarialne

Potwierdzenie autentyczności kopii dokumentu jest prawdopodobnie najczęstszym rodzajem aktów notarialnych. Obywatele napotykają na potrzebę częstego stosowania do tej struktury. Notariusz może potwierdzić autentyczność dokumentu (kopia) - zarówno w całości, jak i wyciągi z niego. W drugim przypadku jest jednak warunek - oryginał musi zawierać kilka różnych rozwiązań, które nie są ze sobą powiązane.

Aby poświadczyć kopię dokumentu za pomocą kopii, należy również skontaktować się z notariuszem. Jednak w tym przypadku istnieją niuanse. Pierwsza kopia musi być już poświadczona w ten sam sposób lub wydana przez osobę prawną przechowującą oryginał. I tutaj ważne jest, aby przestrzegać wszystkich zasad rejestracji. Czytelnik już wie, jak poprawnie zapewnić kopię dokumentu. Pamiętaj o podaniu następujących informacji: "True", nazwa organizacji, która wydała (FULL NAME), datę, liczbę arkuszy, jeśli dokument jest wielostronicowy.

Zwracając się do notariusza, przygotuj się na dostarczenie mu paszportu. Jest to konieczne w celu ustalenia tożsamości.

Czego potrzebujesz, by być poświadczonym przez notariusza?

Szereg dokumentów dotyczących nabycia mocy prawnej wymaga obowiązkowej notyfikacji. Lista obejmuje:

• Notarialne tłumaczenie dokumentów.
• Pełnomocnictwo do przeniesienia praw.
• Umowa małżeńska.
• Umowa na utrzymanie i wynajem.
• Akceptacja lub odmowa dziedziczenia.
• Sprzedaż nieruchomości, gdy właściciele są więcej niż jeden.
• Udział w sprzedaży nieruchomości.
• Zezwolenie rodziców na wywóz dziecka za granicę.
• Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
• Inne dokumenty, które zgodnie z umową między stronami, określone w umowie lub dodatkowa umowa musi być poświadczony notarialnie.

Należy pamiętać, że do realizacji każdego z punktów trzeba będzie przekazać notariuszowi pewien zestaw dokumentów. Na przykład, aby zarejestrować spółkę LLC, musisz mieć ze sobą jej Kartę, decyzję o utworzeniu lub protokole. Jeżeli praca jest powierzona przedstawicielowi, to pełnomocnictwo i paszport. Notarialne kopie dokumentów nie mają ograniczonego okresu ważności.

Wymagania dotyczące dokumentu, którego kopia jest poświadczona notarialnie

Notariusz działa wyłącznie w ramach ustawodawstwa, a zatem podlega jednolitemu zestawowi norm. Dokumenty, których kopie muszą być certyfikowane, muszą spełniać szereg wymagań, w przeciwnym razie po prostu nie będą certyfikowane.

• Brak dodatkowych notatek, wymazań, przekreślonych słów, a także nieokreślonych poprawek.
• Odręczny lub maszynowy tekst nie powinien być wykonany za pomocą zwykłego ołówka.
• Dokument powinien być wolny od uszkodzeń, integralności (zerwania, uszkodzenia itp.).
• Tekst powinien być czytelny, wykonany farbą monochromatyczną, bez zrzutu i jasnych obszarów, podpisy urzędników i pieczęć powinny być jasne.
• Dokumenty nie powinny być laminowane lub film musi zostać usunięty.
• Podczas umieszczania podpisu urzędnika nie można korzystać ze środków technicznych (plan, pieczęć faksymile).