Office Manager: wymagane umiejętności i obowiązki

We współczesnym społeczeństwie pojawiło się wiele nowych zawodów, o których nawet kilkadziesiąt lat temu nie słyszano. Ale innowacje stopniowo i prawdziwie wkraczają w nasze życie, a wczorajsze dzieci w wieku szkolnym myślą o odwiecznym pytaniu "kim być". Dziewczyny są szczególnie zainteresowane zawodem "kierownik biura". Jaka jest ta praca i jakie umiejętności musisz mieć, rozważamy w tym artykule.

Jaki to jest menedżer

Z tytułu jasno wynika, że ​​stanowisko "kierownika biura" wiąże się z przebywaniem w biurze i zarządzaniem bieżącymi sprawami przedsiębiorstwa. Pracownik zajmuje się dokumentacją, różnymi informacjami i odwiedzającymi.

Głównie obowiązki kierownika biura związane z dokumentami. Każdy rozumie, że zamówienia, referencje i inne dokumenty muszą być właściwie wykonane, zarejestrowane i właściwie przechowywane.

Ponadto każda firma jest zawsze odwiedzana przez klientów, klientów lub partnerów i musi być prawidłowo dystrybuowana, aby ludzie mogli dotrzeć do osoby, której potrzebują. Wszystkie informacje pochodzące z zewnątrz są również akceptowane przez kierownika biura, którego obowiązkiem jest poprawna dystrybucja danych między jednostkami.

Pracownik danego zawodu komunikuje się również z osobami, które najpierw przychodzą do organizacji. Czasami to właśnie ten kontakt jest wystarczający i nie trzeba odwracać uwagi ludzi wyższych rangą. Kierownik biura może udzielić informacji potrzebnych odwiedzającym lub dokumentu. Jeśli potrzebujesz kontaktu z innymi osobami, ustalamy dogodny czas dla wszystkich.

Natychmiastowe obowiązki

Więc dowiedzieliśmy się, kto jest kierownikiem biura. Obowiązki:

1. Praca z dokumentacją przychodzącą i wychodzącą. Systematyzując wszystkie przychodzące listy (zarówno elektroniczne, jak i zwykłe), może dostarczyć niezbędnych odpowiedzi. Jeżeli leży to w kompetencjach innych osób, przekaż je do odpowiedniej usługi.
2. Jest to połączenie między odwiedzającymi i bossami. Rejestruje odwiedzających, umawia spotkania, pomaga w rozwiązywaniu podstawowych problemów.
3. Wszystkie połączenia telefoniczne i faksy są również kierowane do kierownika biura.
4. Przygotowuje niezbędne dokumenty, takie jak zamówienia, rozporządzenia, wyciągi.
5. Gromadzi niezbędne informacje i sporządza raporty na ich temat, przygotowuje raporty analityczne.
6. Przygotowanie do spotkań i konferencji również należy do jego kompetencji.
7. Odpowiada za sprzęt biurowy ze wszystkimi niezbędnymi akcesoriami. Odpowiednio utrzymuje rutynowy zapis obecności i zapotrzebowania na wartości materialne. Uczestniczy w zakupie i akceptacji bogactwa.

Kierownik biura, którego obowiązki są bardzo zróżnicowane, jest w rzeczywistości "mistrzem" urzędu. Wiele pracy leży na jego barkach, a cała praca instytucji może zakończyć się niepowodzeniem bez odpowiedniego i kompetentnego doradztwa.

Jak zająć wolne miejsce?

Aby uzyskać pracę, pierwszą rzeczą, którą musisz powiedzieć i pokazać pracodawcy, kim jesteś. Do tego wykorzystywane są różne kwestionariusze i życiorysy.

Życiorys kierownika biura, a także innego pracownika biurowego, musi zawierać podstawowe kwestie, na które zwrócono uwagę.

Główne punkty podsumowania

1. Pełna nazwa
2. Dane kontaktowe.
3. Edukacja
4. Doświadczenie i osiągnięcia.
5. Osobowość.

Pożądane jest dodanie czegoś z głównych punktów. Powinieneś starać się zainteresować potencjalnego pracodawcę, aby z całej masy cię wybrał.

Chociaż taka praca może wydawać się nudna sama w sobie, kierownik biura nie ugrzęźnie w rutynie. Kreatywność i samowystarczalność są oczekiwane od osoby na tym stanowisku, dlatego natychmiast zwrócą uwagę na odpowiednie streszczenie.

Przedstawiamy siebie

• Życiorys kierownika biura oczywiście powinien zawierać główne punkty znane wszystkim. Ale monotonna ankieta też jest już zmęczona. Szczególnie niebezpieczne jest stosowanie stereotypów, które zostały przeszkodzone.
• Podsumowanie - to nic innego jak autopromocja. A kierownik biura to cała organizacja. W tym celu przede wszystkim trzeba umieć się zaprezentować.
• Tworzą kwestionariusze, zwykle na komputerze, dlatego powinny być pięknie udekorowane. Zaleca się napisy, każdy pomysł, aby przydzielić oddzielny akapit. Dzięki temu możesz pokazać swoje zdolności do jasnego i logicznego myślenia.
• Nie powinieneś angażować się w długie zdania, z reguły nie czytają do końca i przechodzą na drugą.
• Nie bój się pisać o swoich hobby, ale nie rozciągaj ich na pół strony.
• Niemniej jednak najważniejszą rzeczą dla kierownika biura jest dostępność umiejętności czytania, klarowności i konsekwencji, dlatego pisanie CV, pisanie bez błędów, krótko i na temat.
• Opisywanie swojego cechy osobiste Pamiętaj, że kierownik biura musi być towarzyski, być w stanie znaleźć kontakt z każdą osobą, a jednocześnie być przyjazny.

Jakie wykształcenie jest potrzebne

Aby uzyskać pracę jako kierownik biura, najlepiej mieć wyższą edukację ekonomiczną. Ale nawet jeśli nie masz ekonomicznej uczelni, a pozycja przyciąga, możesz wziąć udział w szkoleniach na specjalnych kursach. W każdym razie wyższe wykształcenie jest zawsze cenione przez pracodawcę bardziej niż wtórne, jeśli nie ekonomiczne.

Ponadto wiele firm ma wymagania dotyczące umiejętności językowych. Jednocześnie ważne jest zarówno swobodne porozumiewanie się, jak i czytanie artykułów.

Oczywiście kierownik biura ma obowiązek rozumieć sprzęt biurowy i doskonale posiadać programy komputerowe potrzebne w pracy.

Ze względu na to, że stanowisko kierownika biura wymaga przygotowania i przygotowania różnych dokumentów, wymagana jest podstawowa wiedza z zakresu jurysprudencji.

A jeśli masz zajęcia z psychologii, zwiększy to tylko szanse na zatrudnienie. W końcu pracownik na tym stanowisku komunikuje się dużo i jest wezwany do rozwiązania wielu spornych sytuacji i konfliktów.

Sekretarz lub kierownik biura: jaka jest różnica

Po pracy jako "sekretarka" kierownik biura może być kontynuacją kariery. Jaka jest różnica i jakie są różnice między pracą tych dwóch osób? Zobaczmy.

Czy jesteś sekretarką, jeśli:

• Odbieranie połączeń telefonicznych.
• Prowadzić rejestr przypadków, spotkań i planów szefa organizacji.
• Zaangażowany w porządek i wydawanie zezwoleń.
• Jesteś odpowiedzialny za bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe itp.
• Przygotuj opiekuna herbaty i kawy oraz odwiedzających.
• Otrzymuj przychodzącą dokumentację i rozpowszechniaj ją.

Dlaczego więc potrzebujesz kierownika biura?

Jest to swego rodzaju krok w górę po drabinie kariery. Z reguły w dużych organizacjach jest kilku menedżerów i odpowiednio sekretarek. Oczekiwano rozległej pracy. Kierownik biura odpowiada za nie i koordynuje ich działania.

Ponadto koordynuje pracę młodszych pracowników, takich jak robotnicy, sprzątaczki. Jeśli firma ma tylko kilka samochodów, to kierowcy są jej podporządkowani.

Na barkach kierownika biura, sprzęt biurowy: zakup, anulowanie i zawieranie umów na dostawy.