Zamówienia na główną działalność - obowiązkowy element przepływu dokumentów organizacji

Każda organizacja jest zobowiązana do utrzymywania zamówień na personel, wyjazdy wakacyjne, wyjazdy służbowe, a także zamówienia na podstawowe czynności. Wszystkie mają zatwierdzoną jednolitą formę i są obowiązkowe w ogólnym obiegu dokumentów.

Cel zamówień

Zlecenia dotyczące głównych działań mają na celu usprawnienie pracy organizacji poprzez wdrożenie kontroli dokumentacji nad realizacją zadań. Ich sformułowania mogą być bardzo różne. Związane jest na przykład z nałożeniem pewnych obowiązków na pracownika, otwarciem dostępu do zasobu informacyjnego, utworzeniem prowizji za inwentaryzację itp. W niektórych organizacjach nakazy dyscyplinarne przypisuje się nie pracownikom, lecz kluczowym działaniom.

Główne etapy wydawania zamówień

Istnieje standardowy algorytm wydawania tych zamówień:

- Pierwszym etapem jest przygotowanie projektu dekretu. Co do zasady odpowiedzialność ta jest przypisana szefowi jednostki strukturalnej (wydziałowi, sektorowi). Takie podejście jest najbardziej odpowiednie ze względu na to, że jest to kierownik, na przykład, departamentu, który posiada maksymalną ilość informacji na temat podległej jednostki. Jest to szczególnie ważne w przypadku organizacji z dużym personelem, gdzie zamówienia na główne działania przedsiębiorstwa są niezastąpione.

- Drugi etap - koordynacja projektu dekretu. Idealnie dokument jest omawiany, korygowany lub uzupełniany przez kuratora działań, którym może być zastępca dyrektora. I dopiero po tym ostateczna wersja jest prezentowana bezpośrednio szefowi organizacji.

- Trzeci etap - druk zatwierdzonej wersji dokumentu na papierze firmowym. Standardowy formularz musi zawierać następujące elementy:

- "Cap" z logo i pełne nazwa organizacji.

- Numer i data publikacji zamówienia.

- "Ciało" dokumentu składa się z nazwy zamówienia, preambuły, słowa "zamawiam" oraz klauzul odzwierciedlających istotę dokumentu, a także ustalania kontroli nad wykonaniem. W prawym dolnym rogu podaj nazwę wykonawcy i telefon kontaktowy.

Blankiety firmowe

Są to dokumenty o ścisłej odpowiedzialności, każdy ma swój własny numer rejestracyjny. W przypadku ich uszkodzenia powstaje prowizja potwierdzająca fakt ich zniszczenia. Zlecenia dotyczące głównej działalności muszą być rejestrowane w specjalnym dzienniku, który wcześniej był zszyty, ponumerowany i zapieczętowany pieczęcią i podpisem dyrektora przedsiębiorstwa.

Ponadto, wraz z zamówieniem, podpisanym przez szefa, wszyscy pracownicy, których nazwiska i stanowiska pojawiają się w nim, zapoznają się pod obrazem. Jeżeli pracownik z tego czy innego powodu odmawia pisemnego zapoznania się z procesem zapoznawczym, wówczas zostaje sporządzony odpowiedni akt.

Oczywiste znaczenie zamówień

Zlecenia dotyczące głównej działalności są składane do folderu ogólnego przez osobę odpowiedzialną (z reguły jest to sekretarz), a ich kopie są przekazywane do odpowiednich jednostek do wykonania. Okres przechowywania danych o zamówieniach jest ustalany przez wewnętrzne dokumenty regulacyjne organizacji i waha się od 3 do 10 lat. W organizacjach z niewielką liczbą pracowników algorytm do pracy z tego typu zamówieniami może być nieco uproszczony. Z pewnością zamówienia na główne działania DOU mają swoje własne subtelności. Jednak funkcja monitorowania osiągania celów pozostaje fundamentalna. Właściwa organizacja przedsiębiorstwa zależy od właściwego sformułowania zadań, terminu ich wykonania i terminowego monitorowania.