Sekretarz-Asystent: opis stanowiska, obowiązki i odpowiedzialność

Sekretarz-referent - jedno z najczęstszych wolnych miejsc pracy. Każda firma wymaga osoby, która wie, jak wysłać faks, poprawić raporty, zorganizować spotkania i harmonogram władz. W związku z licznymi obowiązkami, przed ubieganiem się o pracę, należy dowiedzieć się, jaki jest opis stanowiska asystenta sekretarza.

Kto jest sekretarzem recepcji?

Sekretarz - niezastąpiony asystent w każdym biurze. Ten post obejmuje sekretarza, osobistego asystenta i recepcjonistę. Sekretarz-doradca zajmuje się zarządzaniem dokumentami firmy, monitoruje przechowywanie i wykorzystanie dokumentów. Jak wyglądał ten zawód?

Powstał podczas aktywnej reformy Piotra Wielkiego, który wprowadził takie pojęcie jako "sekretariat". Początkowo to właśnie urzędnicy zajmowali się liczeniem i numerowaniem przychodzących listów. Na początku XX wieku zawód sekretarza stał się powszechny, a do 1875 roku można było zdobyć specjalne kursy dla maszynistek w wielu dużych miastach w Europie i Ameryce. Wraz z wynalezieniem maszyny do pisania w 1880 roku, zawód stopniowo zyskał kobiecą twarz. Pod koniec pierwszej wojny światowej znalezienie męskiego sekretarza było prawie niemożliwe. W tamtym czasie był to jeden z nielicznych zawodów dostępnych dla kobiet. Najbardziej ambitni z nich ukończyli kursy i podjęli pracę w firmach i biurach na całym świecie. Byli szanowani, a ich praca dobrze płatna. Pozycja asystenta sekretarza była jednym z pierwszych kroków w kierunku emancypacji kobiet.

W dzisiejszych czasach zawód już stracił swój dawny prestiż, ale popyt na pracowników biurowych jest nadal wysoki. Najnowszymi są zdalni sekretarze, których obecność niekoniecznie musi być w biurze. Usługi asystentów online są wykorzystywane przez wiele platform internetowych, które muszą wspierać komunikację z klientami.

Obowiązki asystenta sekretarza

Jest wiele żartów i powiedzeń o sekretarzach wśród ludzi. Ale pomimo złej reputacji, obowiązki służbowe Sekretarz-Asystent bardzo. Jeśli chcesz pracować w tej specjalności, nie obejdziesz się bez dyscypliny, odpowiedzialności i pewnej wiedzy. Jaka jest odpowiedzialność takiego pracownika?

• Prowadzenie dokumentacji: na barkach kobiet zapada trudne zadanie polegające na skrupulatnym sprawdzaniu wszystkich dokumentów i utrzymywaniu ich w porządku. Pomoc może być potrzebna dla wszystkich pracowników firmy, a z reguły w dużych firmach rekrutuje się kilka osób na stanowisko asystenta sekretarza.
• Organizacja spotkań, wyjazdów, spotkań: sekretarz zawsze musi być świadomy wszystkich wiadomości i być na bieżąco. Nie tylko koordynuje zwykle harmonogram prac zarządu, ale także przygotowuje wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe.
• Odbieranie połączeń telefonicznych: bezpośrednie obowiązki pracownika obejmują komunikację z klientami, partnerami i innymi osobami.
• Przyjmowanie gości: reprezentatywny wygląd jest bardzo ważny dla tego zawodu, ponieważ często pierwszą osobą w firmie jest sekretarz.
• Zamów materiały biurowe i inne środki do życia w biurze.
• Realizacja wniosków kierownictwa. W niektórych firmach ten artykuł zajmuje większość czasu. Dlatego, otrzymując pracę, musisz natychmiast omówić z przyszłym szefem zakres swoich obowiązków.

Jak widać, odpowiedzialność asystenta sekretarza jest dość wysoka. A lista wymagań budzi również podziw. Jakie cechy powinien mieć sekretarz, aby zostać zatrudnionym?

Wymagania dotyczące tej pracy

• Dobra znajomość komputera i duża szybkość drukowania. Nowoczesne systemy zastąpiły stare maszyny do pisania, ale podstawowe postanowienia opisu stanowiska asystenta sekretarza pozostały takie same: umiejętność obsługi sprzętu biurowego i szybkości pisania.
• Reprezentatywny wygląd: prawo Federacji Rosyjskiej zakazuje wszelkiej dyskryminacji ze względu na rasę, płeć lub wiek podczas rekrutacji pracowników. Ale czysty i schludny wygląd, grzeczna mowa i umiejętność wspierania rozmowy będą niewątpliwymi zaletami.
• Punktualność i organizacja: te cechy nie będą kolidować z innymi specjalistami, ale dla sekretarza są szczególnie ważne.
• Wtórna edukacja specjalna lub wyżej.
• Niektóre prace mogą wymagać znajomości języka angielskiego. Zwracając szczególną uwagę na ten problem w dużych firmach.

Prawa pracownicze

Praca na stanowisku sekretarza wiąże się z dużą odpowiedzialnością, ale istnieją pracownicy i prawa, które mogą chronić w przypadku naruszenia przez przełożonych.

• Sekretarz ma prawo żądać i otrzymywać informacje niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków.
• Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki do pracy i przechowywania dokumentów.
• Asystent sekretarza może przedstawić pomysły usprawnienia procesu pracy. Może również podejmować niezależne decyzje w swoich opisach stanowisk.
• Sekretarz-referent może pominąć pracę z przyczyn zdrowotnych i pogorszenia stanu zdrowia.

Zawód urzędnika, według statystyk, jest jednym z najdłuższych na rynku: pracownicy są często pozostawiani po godzinach. Znając swoje prawa i obowiązki, pracownik może działać we własnym interesie z korzyścią dla firmy.

Jakiego rodzaju edukacja jest potrzebna, aby uzyskać tę pracę?

Opis stanowiska asystenta sekretarza wskazuje, że wnioskodawca musi mieć wyższe lub średnie wykształcenie specjalne i doświadczenie zawodowe co najmniej jednego roku. Jeśli nie masz jeszcze doświadczenia, nie znasz programów biurowych i nie masz pewności w pisaniu na klawiaturze, możesz ukończyć specjalne kursy asystenta sekretarza, w których nauczysz się prowadzenia korespondencji biznesowej i korzystania z komputera na poziomie pewnego użytkownika. Możesz zdobyć całą tę wiedzę samodzielnie, znajdując informacje w książkach lub w Internecie. Trochę praktyki - a na pewno zostaniesz zabrany do firmy, która potrzebuje takiego specjalisty.

Gdzie znaleźć pracę?

Stanowisko asystenta sekretarza jest w prawie każdej firmie. Rynek pracy jest pełen różnych ofert, wśród których można znaleźć opcję z odpowiednią dostępnością i płacami. Należy jednak pamiętać, że konkurencja w tym obszarze również jest wysoka. Aby zdobyć miejsce, musisz wyróżnić się spośród kilkudziesięciu innych kandydatów. Ponadto w małych firmach obowiązki asystenta administracyjnego często nie są jasno uregulowane, a pracownik musi wykonywać wiele różnorodnych zadań. Aby tego uniknąć, wybierz dużą firmę, zazwyczaj są to jasno określone ramy twoich obowiązków. Jeśli nie masz takiej możliwości, po prostu omów szczegółowo wszystkie obowiązki, które musisz wykonać w nowym miejscu pracy.

Ile dostają urzędnicy?

Przeciętne wynagrodzenie profesjonalnych sekretarzy wynosi od 25 do 45 tysięcy rubli. Asystenci wykonawczy zwykle otrzymują niewiele więcej niż urzędnicy. Ponadto sekretarki-asystenci mogą w trakcie pracy przyjąć wyjątkowe doświadczenie pracy ze swoimi przełożonymi. Początkujący pracownik najprawdopodobniej nie otrzyma wynagrodzenia wyższego niż 25 000 rubli, nawet w tak dużych miastach jak Petersburg i Moskwa. Ale wraz ze wzrostem doświadczenia i wiedzy, stopa płac również wzrośnie.

Porady ekspertów

O wiele łatwiej jest dostać pracę jako sekretarka, jeśli wiesz, o co pyta się podczas wywiadów. Możliwość pracy z programami Word i Excel ma decydujące znaczenie dla ubiegania się o pracę. Wymagać będzie szybkiego drukowania. W Internecie można znaleźć specjalne programy do nauki pisania na ślepo, co znacznie skraca czas pisania. Aby przyspieszyć rekrutację, warto zaktualizować swoje CV na stronach z ofertami pracy, a także na wywiady, aby przygotować małe portfolio z opisem swoich umiejętności i umiejętności.

Przebieranie się na spotkanie z potencjalnym pracodawcą jest konieczne w surowym garniturze ciemnych odcieni. On natychmiast nadadzą ton spotkaniu i pokażą cię jako odpowiedzialnego i profesjonalnego pracownika. Jeśli ubiegasz się o stanowisko asystenta menedżera, pamiętaj, że w tym przypadku powinieneś zachowywać się bardzo ostrożnie. Przed rozmową zapoznaj się z historią firmy. Pracodawca zobaczy, że jesteś dokładnie przygotowany na spotkanie, a unikniesz wielu irytujących zrazów.

Wyniki

Pomimo długiej listy obowiązków i wymagań dla sekretarzy-asystentów, każdy może sobie z tym poradzić. Przy odpowiednim przygotowaniu do przejścia wywiad nie jest również trudny. A nawet jeśli nie masz doświadczenia, nie rozpaczaj, spróbuj zacząć w małej firmie. Zgodnie z prostymi zasadami, możesz zrobić karierę w dziedzinie pracy biurowej.