Asystent menedżera: obowiązki i wymagania

Asystent menedżera to pozycja obecna w strukturze kadrowej niemal każdego rosyjskiego dużego lub średniego przedsiębiorstwa. Często specjaliści o odpowiedniej pozycji są uważani za sekretarzy z bardzo ograniczonym zakresem funkcji i obowiązków. Jest to jednak całkowicie niepoprawne podejście do zrozumienia specyfiki danego posta. Asystent menedżera może być wyposażony w najszerszy zakres uprawnień. Wymagania dotyczące jego kwalifikacji i kompetencji mogą być bardzo wysokie. Jaka jest specyfika danego stanowiska? Jakie są typowe prawa i obowiązki asystenta menedżera w rosyjskiej firmie?

Specyfika stanowiska

Jakie jest to stanowisko - "asystent menedżera"? Obowiązki takiego pracownika - czym one są? W większości przypadków stanowisko "asystent menedżera" odnosi się do sekretarza. W rzadkich przypadkach fraza ta określa stanowisko zastępcy dyrektora, ale zazwyczaj jest to typowe dla małych firm. W mniej lub bardziej dużych firmach obowiązki osobistego asystenta menedżera zmniejszają się głównie do funkcji sekretarskich. Co dokładnie? Przede wszystkim jest to praca biurowa, praca z korespondencją, rozwiązywanie zadań związanych z organizacją różnych spotkań i innych wydarzeń, w które bezpośrednio angażuje się szef firmy. Obowiązki sekretarza (Asystent) Menedżer prawie zawsze obejmuje odbiór połączeń telefonicznych w biurze.

W niektórych przypadkach odpowiednia pozycja jest podzielona na kilka odmian. W związku z tym sekretarze wykonujący głównie prace techniczne - odbieranie połączeń telefonicznych, przetwarzanie korespondencji itp. Są określani mianem referentów. Z kolei ci profesjonaliści, którzy są odpowiedzialni za organizację wydarzeń i pracę biurową, nazywani są kierownikami biur. Istnieje pogląd, że na takie stanowisko jako asystent menedżera zakłada się, że obowiązki i uprawnienia są szersze w porównaniu z typowymi sekretarskimi. W szczególności można to wyrazić potrzebą osobistego uczestnictwa w wydarzeniach, w których uczestniczy szef stron korporacyjnych, negocjacje biznesowe wakacje. Asystent w tym przypadku może być odpowiedzialny za prezentacje przygotowane przez kierownika lub za obrazowy element uczestnictwa w przypadku przełożonego. Można zauważyć, że w skoroszyty, stanowisko asystenta menedżera jest najczęściej określane jako "sekretarz".

Wymagania dla asystenta menedżera

Rozważmy taki aspekt jako typowe wymagania dla kandydatów na stanowisko "asystenta menedżera". Obowiązki, jakie pracownik powinien wykonywać na danym stanowisku, wymagają pewnych umiejętności i kwalifikacji. Ich szczegółowa lista jest w dużej mierze zdeterminowana specyfiką pracy sekretarza. Tak więc, jeśli aktywność asystenta menedżera będzie odpowiadała głównie pozycji asystenta, wówczas wymagania w tym przypadku nie będą tak surowe: wykształcenie średnie, minimalne doświadczenie zawodowe, podstawowe umiejętności w pracy z komputerami osobistymi i sprzętem biurowym. Z kolei jeśli niektóre funkcje kierownicze wchodzą w zakres kompetencji asystenta kierownika, lista wymagań w tym przypadku będzie większa, a obowiązki zawodowe będą oznaczały wyższy poziom kwalifikacji kandydata na stanowisko sekretarza.

Typowy zestaw umiejętności, które powinien posiadać asystent menedżera w większości przypadków to: znajomość powszechnych języków obcych, znajomość popularnych programów komputerowych do pracy z dokumentami, obrazami i prezentacjami. Ważnym aspektem wymagań kwalifikacyjnych dla asystentów menedżerów są cechy osobowe. Są to zwykle przypisywane uprzejmości, uważności, dobrej woli, odpowiedzialności, gotowości do rozwiązywania nowych problemów. Preferowany przedział wiekowy kandydata na stanowisko asystenta menedżera w wielu organizacjach wynosi 18-35 lat. Ale oczywiście są przedsiębiorstwa, które szczególnie doceniają doświadczenie pracownika, a zatem chętnie podejmują ludzi znacznie starszych.

Wiele firm woli jednak rekrutować do pracy, która zakłada wykonywanie funkcji charakterystycznych dla asystenta menedżera, specjalistów bez dużego doświadczenia. Może to wynikać ze specyfiki segmentu biznesowego, w którym działa firma. W niektórych przypadkach lepiej wyszkolić pracownika do pracy w firmie, która stosunkowo otwarcie otworzyła pierwszą produkcję mikroprocesorów dla smartfonów i tabletów od podstaw, zanurzając się we wszystkich niezbędnych niuansach tak zaawansowanego technologicznie segmentu biznesowego, niż próbując wytłumaczyć doświadczonej osobie, że stare metody rozwiązywania zadania w niektórych przypadkach nie działają.

Główne obowiązki

Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo opisując takie stanowisko jako asystent menedżera, obowiązki. Powyżej zauważyliśmy, że są one w dużej mierze ograniczone do funkcji sekretariatu. Ale nie zawsze tak jest. Często zdarza się, że asystent menedżera firmy, szczególnie jeśli chodzi o dużą organizację, jest zaangażowany w przyjęcie klucza decyzje dotyczące zarządzania. Może towarzyszyć rozmowom, w które zaangażowany jest szef - i to nie tylko w aspekcie technicznym, ale także łączą się z odpowiednimi dialogami, udzielają opinii i porad.

W wielu przypadkach menedżer może przekazać część swoich funkcji swojemu asystentowi, na przykład w zakresie informowania personelu przedsiębiorstwa o wszelkich istotnych decyzjach dotyczących zarządzania. Oczywiście pracownik na danym stanowisku często wykonuje pracę związaną z zapewnieniem komfortu pracy swojego przełożonego - pod względem zapewnienia optymalnego mikroklimatu w jego biurze, zawsze jest, relatywnie rzecz biorąc, świeża herbata, tak że główny sprzęt używany przez głowę jest stabilny funkcjonował.

Tryb pracy

Teraz wiemy, co charakteryzuje takie stanowisko jako asystent menedżera, obowiązki zawodowe. Naszym kolejnym zadaniem jest zbadanie specyfiki pracy pracownika na odpowiednim stanowisku. Ogólnie rzecz biorąc, asystent wykonuje swoje obowiązki zgodnie z harmonogramem ustalonym przez TC, tj. W ciągu 8-godzinnego dnia pracy, 5 dni w tygodniu. Ale w praktyce możliwe są znaczne odchylenia od odpowiedniego systemu. Takie scenariusze mogą być charakterystyczne dla takiego stanowiska, jako asystent menedżera z dodatkowymi obowiązkami.

Faktem jest, że specjalista pracujący na tym stanowisku może zajmować się nie tylko sprawami swojej firmy, ale także rozwiązywaniem problemów, które nie są bezpośrednio związane z wewnętrzną działalnością firmy. W ten sposób asystent posiadający odpowiednią władzę może zostać wysłany na wyjazdy służbowe, seminaria i konferencje. Pracownik może również wykonywać pewne pośrednie obowiązki między swoim menedżerem a menedżerami pracującymi w innych organizacjach, na przykład w zakresie obiegu dokumentów lub realizacji wspólnych projektów. Oczywiście harmonogram prac związanych z rozwiązywaniem takich problemów może być daleki od przewidzianego w Kodeksie pracy. W rzeczywistości staje się nienormalizowany, często bardziej wydłużony w porównaniu ze standardowymi 8 godzinami.

Opis stanowiska

Zastanów się, jak opis stanowiska może wyglądać jak asystent menedżera. Struktura odnośnego dokumentu z reguły zaczyna się od przepisów ogólnych. Mogą one wskazywać, że asystent menedżera należy do kategorii zawodowej. Zatem już na poziomie lokalnego źródła prawa firma może naprawić fakt, że osoba na danym stanowisku nie jest menedżerem (a nie zastępcą dyrektora). Z dużym prawdopodobieństwem - sekretarzem lub, na przykład, osobistym asystentem menedżera z dodatkowymi obowiązkami.

Asystent opisu pracy: przepisy ogólne

W "Ogólnych przepisach" opisu stanowiska może również być obecny język, który odzwierciedla wymagania kwalifikacyjne dla specjalisty. Na przykład, że asystent menedżera musi mieć wykształcenie zawodowe i trochę doświadczenia zawodowego. Czasami w tej samej części opisu stanowiska ustalany jest zakres działalności, w którym dana osoba jest pożądana, aby mieć doświadczenie w prowadzeniu działalności gospodarczej.

"Postanowienia ogólne" określają kluczowe kompetencje pracownika. Można je wyrazić w wymaganiach dotyczących znajomości struktury zarządzania firmą, wewnętrznych i zewnętrznych polityk firmy-pracodawcy, zasad komunikacji firmy z władzami i innymi organizacjami, standardów charakteryzujących pracę biurową, zasad komunikacji biznesowej, a także norm wewnętrznych przepisów pracy w firmie.

Obowiązki asystenta

Następną kluczową częścią podręcznika jest "Obowiązki zawodowe". Jaka jest jego specyfika? Ta sekcja głównie rejestruje obowiązki funkcjonalne asystent menedżera. Mogą to być: planowanie dnia roboczego szefa (w aspekcie spotkań, rozmów, wywiadów), organizowanie wsparcia technicznego pracy szefa (w zakresie zamawiania transportu, organizowanie spotkań biznesowych), uczestnictwo w delegacjach, negocjacje biznesowe, sporządzanie protokołów i innych dokumentów, zapewnienie interakcji menedżerów przedsiębiorstwa z innymi strukturami firmy, komunikacja z agencjami rządowymi.

Prawa asystenta

Opis stanowiska zawiera zawsze prawa posiadane przez asystenta kierownika. Obowiązki określone przez specyfikację stanowiska zawsze są uzupełniane odpowiednimi preferencjami. Jakie prawa ma pracownik na tym stanowisku? Co ciekawe, obowiązki asystenta szefa przedsiębiorstwa korelują z nimi. Na przykład prawo do podpisywania i popierania określonych dokumentów powstaje w związku z koniecznością okresowej pracy z takimi źródłami. Przykładem innego prawa pracownika na odpowiednim stanowisku jest żądanie informacji niezbędnych do uwzględnienia w dokumentach bezpośrednio od kierownictwa, a także od innych specjalistów firmy. Asystent menedżera ma również prawo domagać się, aby głowa zapewniała komfortowe warunki pracy. Oficjalne obowiązki osoby zajmującej odpowiednie stanowisko mogą być związane z okresowym wysyłaniem i otrzymywaniem dokumentów - a procedury te muszą być wykonywane przy użyciu różnych środków technicznych. Sekretarz ma prawo oczekiwać pełnego dostępu do nich.

Odpowiedzialność asystenta

Zbadaliśmy więc, na czym spoczywa odpowiedzialność asystenta menedżera, a także jaki może być zakres jego praw. Jednak w większości opisów stanowisk dla specjalistów danego profilu istnieje jeszcze jedna sekcja - "Odpowiedzialność". Jakie formuły mogą być w nim obecne? Asystent menedżera jest najczęściej odpowiedzialny za: niewłaściwe wypełnienie obowiązków przewidzianych w danej instrukcji, ale w zakresie określonym w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej; przestępstwa popełnione przez niego w toku działalności - ponownie, w granicach rosyjskiego ustawodawstwa; za spowodowanie szkody firmie - w zakresie określonym w Kodeksie pracy, Kodeksie cywilnym Federacji Rosyjskiej i innych źródłach prawa.

Podsumowanie

Zbadaliśmy więc specyfikę takiej pozycji, jak asystent menedżera, obowiązki i wymagania, które charakteryzują tę pozycję w strukturze personelu przedsiębiorstwa. Specjalista, który wykonuje odpowiednią pracę, najczęściej wykonuje funkcje sekretarskie, ale może mieć znacznie szersze uprawnienia. W rzadkich przypadkach pojęcie "asystent menedżera" odpowiada stanowisku zastępcy dyrektora, ale jest to typowe głównie dla małych przedsiębiorstw.

W "klasycznej" interpretacji wyrażenia "asystent menedżera" praca osoby na odpowiednim stanowisku może być zbliżona do funkcji referenta, urzędnika lub na przykład kierownika biura. W skoroszycie asystenta menedżera najprawdopodobniej pojawi się wpis "sekretarka" lub "asystent", choć oczywiście zależy to oczywiście od standardów korporacyjnych przyjętych w danej organizacji.

Konieczność zapraszania specjalistów z danego profilu do pracy opisuje działania liderów większości rosyjskich przedsiębiorstw. Skuteczna praca najwyższego kierownika zależy od tego, jak dobrze jego asystent rozwiązuje swoje zadania - pozornie drugorzędne z punktu widzenia praktycznego zarządzania przedsiębiorstwem, ale w rzeczywistości wyjątkowo ważne dla organizacji. Praca sekretarki jest najważniejsza w strukturze komunikacji zespołu, którym kieruje szef firmy.

Należy pamiętać, że w wielu firmach praktykuje się mianowanie kilku asystentów. W takim przypadku status i uprawnienia każdego z nich mogą się różnić. Jeden specjalista może być odpowiedzialny za funkcje sekretarskie, drugi - kierownik biura, trzeci - towarzyszyć szefowi podczas wydarzeń. Jednocześnie zarządzający zasobami ludzkimi mogą ćwiczyć zamienność pracowników w odpowiednich obszarach działalności.