Negocjacje biznesowe. Prowadzenie negocjacji handlowych. Przygotowanie negocjacji biznesowych

Negocjacje biznesowe są najważniejszym elementem przedsiębiorczość. Umiejętność budowanie konstruktywnej komunikacji w biznesie to jedna z istotnych przewag konkurencyjnych. Jakie są tajemnice udanych negocjacji biznesowych? Jaka jest ich struktura i cechy przygotowania do nich?

Definicja negocjacji handlowych

Negocjacje biznesowe, zgodnie ze wspólną definicją rosyjskich ekspertów, to procedura obejmująca dwie lub więcej stron, które mają status organizacji komercyjnych, przedsiębiorców lub urzędników, których celem jest rozwiązanie obecnych lub przyszłych problemów współpracy w aspekcie partnerstwa lub znalezienie kompromisu w sporze. Komunikowanie się, firmy lub biznesmeni starają się podjąć wspólną decyzję. Zakłada się, że dla każdej ze stron powinna być optymalna.

Negocjacje handlowe odbywają się w przypadku, gdy kontrowersyjny problem nie może zostać rozwiązany za pomocą dostępnych środków. Z kolei potrzeba ich organizacji nie powstaje, jeśli przywódcy podejmują się z wyprzedzeniem, aby rozwiązać niespójną sytuację, badając na przykład źródła legislacyjne lub już podpisane umowy.

Klasyfikacja negocjacji

Rosyjscy eksperci identyfikują następujące główne rodzaje negocjacji handlowych.

• Po pierwsze są to komunikaty, w których omawiane są niuanse związane z przedłużeniem istniejących umów w obecnych warunkach.
• Po drugie, są to negocjacje, podczas których omawiane są warunki kontynuacji współpracy w nowych warunkach.
• Po trzecie, chodzi o komunikację między stronami, które wcześniej nie zawarły żadnych umów.
• Po czwarte, negocjacje biznesowe mogą implikować odnowienie już istniejących umów.
• Po piąte, przedmiot odpowiednich komunikatów może być związany z rozwiązaniem istniejących umów na warunkach akceptowanych przez obie strony.

Oczywiście rodzaje negocjacji biznesowych można klasyfikować z innych powodów. Niektórzy eksperci uważają na przykład, że ten rodzaj komunikacji można podzielić w zależności od stopnia ważności kluczowego tematu. Na przykład negocjacje są klasyfikowane jako strategiczne, w których rozwiązuje się kwestie determinujące dalszy rozwój całego przedsiębiorstwa oraz sytuacyjne, w których omawiane są poszczególne niuanse przyjętego wspólnego kursu. Niektórzy eksperci identyfikują indywidualne i zbiorowe negocjacje. W ramach tej pierwszej zakłada się komunikację pomiędzy poszczególnymi urzędnikami (na przykład dyrektorami generalnymi), w ramach tych ostatnich komunikacja z udziałem kolegialnych organów zarządzających firmy lub z udziałem pracowników.

Funkcje negocjacji

Eksperci identyfikują kilka funkcji, które przeprowadzają negocjacje biznesowe. W szczególności informacje, które wymagają wzajemnego badania opinii stron w danej sprawie. Podkreśla również funkcję komunikacyjną, w której przedsiębiorcy znajdują nowe punkty zbieżności interesów lub, jeśli jest to ich pierwsze spotkanie, ujawniają najbardziej oczywiste perspektywy interakcji. Istnieje funkcja koordynacyjna polegająca na przyjmowaniu decyzji wspierających w aspekcie podstawowej strategii współpracy. Istnieje partia kontrolująca, w ramach której strony dowiadują się, jak sprawy idą z wypełnieniem przez partnerów ich zobowiązań od pewnego momentu.

Etapy negocjacji

Wielu ekspertów są skłonni uwierzyć, że negocjacje biznesowe są procesem, który składa się z dużej liczby elementów składowych. Zakłada się, że odpowiedni rodzaj komunikacji w biznesie odbywa się w kilku etapach. Rosyjscy eksperci określają następujące etapy.

• Po pierwsze, jest to etap przygotowawczy. W jego ramach partnerzy uzgadniają nadchodzące spotkanie, są ustalane z miejscem, z uwzględnieniem składu uczestników. Kluczowy temat jest określony i uzgodniony. Negocjacje powinny być skoncentrowane.
• Po drugie, jest to etap protokołu. Rozpoczyna się w momencie spotkania partnerów w miejscu, które wcześniej uzgodnili. Z reguły etap protokolarny obejmuje wzajemne powitanie stron, procedury znajomości (jeżeli partnerzy spotkali się po raz pierwszy). Może się wydawać, że ten etap jest formalnością. Jednak w praktyce, jak zauważa wielu ekspertów, wyniki komunikacji w dużej mierze zależą od tego, jak wygodne są niuanse protokołu dla stron negocjacji.
• Po trzecie, jest to etap wymiany informacji lub, jak niektórzy eksperci to nazywają, "kwestionariusz". Strony z kolei przedstawiają kluczowe tezy dotyczące tematu. Osiągane jest pożądane stanowisko partnerów dotyczące perspektyw zawarcia umowy, zmiany warunków obecnej umowy itp.
• Po czwarte, jest to w rzeczywistości decyzja. Wynik negocjacji jest ujawniony. Jak to możliwe, rozważymy trochę później. Możliwe jest podpisywanie dokumentów związanych ze współpracą.

W wyniku negocjacji biznesowych można organizować nieformalne imprezy - bankiety, spacery. W niektórych przypadkach oczekuje się konferencji prasowej.

Powyższy schemat, w którym negocjacje biznesowe są podzielone na etapy, jest dość ogólny. W zależności od specyfiki branży, na zlecenie komunikacji może być ich kilka, są również dodatkowe zdarzenia.

Wyniki negocjacji

Negocjowanie w taki czy inny sposób prowadzi do pewnego wyniku. Jak on może być? Eksperci wskazują trzy główne typy rezultatów negocjacji:

• znalezienie kompromisu;
• zawarcie asymetrycznych ustaleń;
• brak zgody.

W pierwszym scenariuszu zakłada się, że prowadzenie negocjacji handlowych doprowadziło do zdefiniowania warunków współpracy, co odpowiadało obu stronom. Istnieje opinia, że ​​kompromis można również przypisać sytuacji, w której decyzja nie pasowała do żadnej ze stron w tym samym stopniu, ale ze względu na konieczność zawarcia co najmniej jakiegoś rodzaju umowy negocjatorzy zgodzili się na wzajemnie niewygodne warunki. Jest to możliwe na przykład w przypadku, gdy dostawca danego produktu chce wykupić pewną kwotę, za którą przedsiębiorstwo będzie jednoznacznie zyskowne, ale kupujący może zapłacić tylko o połowę mniej.

Negocjacje biznesowe mogą prowadzić do decyzji, które niektórzy eksperci odnoszą do asymetrii. Co to znaczy? Fakt, że jedna strona, z jakiegoś powodu, zdołała przekonać drugiego do podpisania porozumienia dotyczącego mniej dogodnych warunków dla niego. Jeżeli w omawianym przykładzie sprzedawca i nabywca stwierdzili, że nie jest to rozwiązanie doskonałe, ale nadal stanowi kompromis, scenariusz w ramach rozwiązania asymetrycznego może sugerować na przykład, że dostawca towarów zasadniczo odmówi sprzedaży kontrahentowi po niższej cenie, a następnie Ten produkt jest bardzo potrzebny i zgadza się na umowę, decydując, powiedzmy, o pożyczkę.

Innym możliwym scenariuszem jest brak decyzji podjętej na podstawie komunikatów. Niektórzy eksperci nie są skłonni do zaliczania go do wyników negocjacji. Jednak ich przeciwnicy uważają, że nadal tam jest - choćby dlatego, że partnerzy wiedzą już, czego oczekiwać od następnych negocjacji, i rozumieją, czy powinni się odbyć później. Tego rodzaju wyniki, jak mówią eksperci, mogą przenosić wartość informacyjną. Na przykład nabywca towarów będzie wiedział, za jaką minimalną cenę może kupić konkretny produkt, zna mocne i słabe strony dostawcy. W biznesie często zdarza się, że odmowa transakcji podczas negocjacji pośrednio przyczynia się do znalezienia przez przedsiębiorcę bardziej komfortowych warunków współpracy po tej dacie. Tak więc formalny brak wyniku komunikacji może być całkowicie pozytywnym scenariuszem dla firmy.

Zasady negocjacji: wymiar kulturowy

Jakie są zasady negocjacji handlowych? Istnieje wiele koncepcji teoretycznych na ten temat. Ich specyficzność może być określona przez ogromną liczbę czynników. Wiele zależy na przykład od mentalności negocjatorów podyktowanych przynależnością państwową lub cywilną. Oznacza to, że rozmowy biznesowe i negocjacje biznesowe zgodnie z zasadami przyjętymi w krajach zachodnich nie zawsze są zgodne z cechami, na przykład azjatyckiej kultury komunikacji w biznesie. Rosyjscy biznesmeni, zdaniem niektórych ekspertów, są nieco bliżsi mentalnej postawie Zachodu niż mentalność Wschodu, jednak ich mentalność można prześledzić do obu modeli.

Zdarza się, że ludzie, którzy są przyzwyczajeni do tego czy innego modelu zachowania, z powodzeniem dostosowują się do mentalności partnera. Weźmy na przykład niedawne rozmowy gazowe między szefami Rosji i Turcji - stronom udało się zawrzeć ważną umowę, choć istniała szansa na rozbieżności w znalezieniu wspólnych punktów kontaktowych. Według niektórych ekspertów, ze względu na różnicę w mentalności biznesowej obu krajów. Chociaż nie ma zgody co do tego wyniku, wielu analityków z kolei uważa, że ​​kultura komunikacji w biznesie, charakterystyczna dla Rosjan, jest ogólnie zgodna z turecką, a może nawet bardziej niż z zachodnią.

Tak więc etykieta biznesowa negocjacje, aspekty, które charakteryzują przygotowanie do nich i warunki ich działania, pod wieloma względami mogą być podyktowane specyfiką kulturową stron, tych lub innych tradycji komunikacji biznesowej. Jednocześnie, jak zauważają niektórzy badacze, biznes, zwłaszcza w dziedzinach o strategicznym znaczeniu dla krajów świata, staje się coraz bardziej globalny i pod wieloma względami można to przypisać do wymazania różnic kulturowych między partnerami z różnych państw. Może się zdarzyć, że w niektórych momentach japoński przedsiębiorca nie jest w stanie przyjąć "zachodniego" modelu zachowania w negocjacjach ze swoimi amerykańskimi kolegami, ale robi to, aby utrzymać konstruktywny dialog. Z kolei jego partner, przedsiębiorca ze Stanów Zjednoczonych, z pewnością będzie starał się zachować ostrożność w komunikowaniu się ze swoim japońskim odpowiednikiem i, jeśli to możliwe, przestrzegać tradycyjnych zasad komunikacji biznesowej przyjętych w Japonii.

Zasady negocjacji: scenariusz kompromisowy

Niektórzy rosyjscy eksperci sugerują następujący scenariusz, w którym negocjacje handlowe są możliwe, pod warunkiem przyjęcia odpowiednich zasad większości współczesnych kultur. Jeśli są śledzone, istnieje możliwość, że komfort partnera biznesowego pochodzenia niemieckiego lub koreańskiego nie zostanie zakłócony.

Pierwszą rzeczą, na którą zwracają uwagę eksperci, jest zawsze słuchanie rozmówcy. Jest to mile widziane zarówno w Korei, jak iw Rosji, USA i Niemczech. Nie powinieneś przerywać mowy swojego partnera, protestować, komentować, nawet jeśli masz pewność, że mówca coś pomylił.

Kolejną zasadą jest poszanowanie zasady równości. W żadnym z nowoczesnych krajów nie przyjmuje się, że jeden negocjator w jakikolwiek sposób stawia się ponad drugim. Nawet jeśli chodzi o jasną perspektywę zawarcia tej bardzo asymetrycznej umowy, w której jedna ze stron nie może mieć wyboru, partner nie powinien na nią patrzeć.

Negocjacje w biznesie powinny być prowadzone, unikając prac ocennych skierowanych do osoby rozmówcy. Przestrzeganie tej zasady zapewni taką samą wygodę partnerowi z dowolnego kraju, z którego reprezentatywnymi negocjacjami biznesowymi są prowadzone. Przykład: niepożądane jest powiedzieć: "Nie jesteś kompetentny w tej sprawie."

Błędy w negocjacjach biznesowych

Po zapoznaniu się z niektórymi głównymi zaleceniami ekspertów dotyczącymi prowadzenia negocjacji biznesowych, warto przyjrzeć się typowym błędom, na które zwracają uwagę badacze, które przedsiębiorcy często robią w procesie komunikacji. Przede wszystkim należy zauważyć, że takie działania będą odwrotnością zaleceń opisanych powyżej. Jednakże, rozumiejąc istotę błędów związanych z kluczowymi niuansami komunikacyjnymi zauważonymi przez nas, warto zwrócić uwagę także na następujące punkty.

Negocjacje biznesowe, jak uważają eksperci, nie powinny być narzędziem identyfikacji strony, która może być nosicielem wyraźnie poprawnego punktu widzenia. Jeśli tak rzeczywiście jest, w naturalny sposób wyjdzie na jaw. Błędem wielu przedsiębiorców jest pozycjonowanie się jako podmiot, którego opinia nie może być alternatywą.

Kolejnym błędem, który eksperci podkreślają, jest upór. Zawsze istnieje możliwość znalezienia kompromisu. metody perswazji ale bardzo trudno jest zastosować tak prostą taktykę.

Nieważni, mówią eksperci, autorytarny styl komunikacja biznesowa. Zwłaszcza jeśli chodzi o transakcje, które mogą być asymetryczne. Rzadko zdarza się, że dostawca pozostaje wyjątkowy przez długi czas. Na wolnym rynku zwykle można znaleźć alternatywne kanały uzyskiwania pożądanego produktu. A jeśli w pewnym momencie kupujący musiał przejść do mniej komfortowych warunków i jednocześnie musiał stawić czoła autorytarności partnera, po raz drugi nie chciał niczego od niego nabywać.

Do typowych błędów charakterystycznych dla negocjacji biznesowych należy odejście od głównego tematu dyskusji. Nawet jeśli dzieje się to przez przypadek, na przykład, jeden z partnerów zdecydował się zapytać drugiego, gdzie lubi podróżować, w wyniku czego temat dialogu zmienił się w kierunku turystyki. W takim przypadku istnieje szansa, że ​​jedna ze stron podejrzewa drugą o intencję zmieszania, wprowadzenia w błąd, skłonności do zaufania. Tak czy inaczej zostanie wykorzystany czas. Odstępstwa od tematu mogą odgrywać szczególnie negatywną rolę, gdy prowadzone są negocjacje zbiorowe. W takich przypadkach każdy z uczestników komunikacji, aby nie czuć się zbędny w dyskusji, będzie chciał wypowiedzieć się na temat, który nie jest związany z głównym tematem.

Jakie są tajemnice udanych negocjacji?

Przeanalizowaliśmy cechy negocjacji biznesowych pod kątem zgodności wzorców zachowań stron. Przydatne będzie również zaznajomienie się z niektórymi zasadami, które pomogą osiągnąć pożądany rezultat na podstawie wyników odpowiednich komunikatów. Jakie są tajemnice udanych negocjacji biznesowych, które są znane rosyjskim ekspertom?

Wielu badaczy zaleca położenie nacisku na długoterminowe relacje z partnerem w budowaniu komunikacji. Natychmiastowy wynik w biznesie często oznacza absolutnie nic. I ewentualne ustępstwa, na które jedna strona idzie, mogą być interpretowane przez partnera, przede wszystkim, jako chęć budowania relacji strategicznych.

Kolejnym czynnikiem udanych negocjacji, które wyróżniają eksperci, jest otwartość w komunikacji. Dotyczy to nie tylko sposobu mówienia i formułowania. Oznacza to przede wszystkim otwartość w stosunku do sprawy, do rozmówcy, brak lęku, aby nie polubić partnera lub wyrazić niezadowolenie z obiektywnie niewygodnych warunków transakcji. O wiele bardziej konstruktywne podejście polega na tym, że chwile, które nie są satysfakcjonujące dla partii, zostaną wyrażone natychmiast po ich wypowiedzi w dialogu, zanim temat rozmowy się zmieni lub negocjacje się zakończą.

Eksperci zalecają, gdy to możliwe, skupienie się nie tyle na własnym stanowisku, co na interesie partnera. Przydaje się, gdy jeden partner pokazuje innemu, że interesuje go nie tylko korzyść dla jego firmy, co jest oczywiste, ale także to, że zyskuje na tym biznes drugiej strony.

Badacze zalecają negocjującym stronom, przy formułowaniu propozycji i tez dla partnerów, przemyśleć ich treść z wyprzedzeniem, aby partner mógł wybrać jedną z kilku opcji. Zwiększy to prawdopodobieństwo znalezienia kompromisu. Możliwe, że niektóre opcje bardziej pasują do partnera. Może to być podstawą do podjęcia ostatecznej decyzji.

Przygotowanie do negocjacji

Zbadamy aspekt, w jaki sposób przygotować negocjacje handlowe. Czego powinienem szukać w procesie jego wdrażania? Niektórzy eksperci zalecają trzymać się poniższego scenariusza.

W ramach tego programu naukowcy zalecają wzięcie pod uwagę zasady - czas spędzony na przygotowaniach do negocjacji powinien być współmierny do ich przewidywanego czasu trwania. Faktem jest, że kluczowym aspektem tego scenariusza jest wstępny plan komunikacji. Musi on zostać "przećwiczony", a zatem będzie wymagał czasu porównywalnego z tym, podczas którego faktycznie będą miały miejsce negocjacje.

• Pierwszym punktem omawianego planu jest określenie celu komunikacji. Bez względu na to, w jakim scenariuszu przygotowania do negocjacji druga strona działa, najpierw odpowiemy na pytanie, dlaczego zamierzamy komunikować się z partnerami w ramach planowanego spotkania.
• Następną pozycją w naszym scenariuszu jest definicja pożądanego wyniku.
• Ponadto, zgodnie z planem - określenie zasobów, które pomogą w osiągnięciu tego samego wyniku. Może to być na przykład ta lub ta wiedza, kompetencje niektórych specjalistów firmy. W pierwszym przypadku nasze działania będą polegały na znalezieniu niezbędnych źródeł informacji i zapoznaniu się z odpowiednimi faktami. W drugim, zapraszamy kompetentnych specjalistów z nami, koordynując z nimi kluczowe niuanse nadchodzących rozmów z góry.
• Kolejnym komponentem przygotowania do komunikacji z partnerami, o którym należy zadecydować przed spotkaniem, jest sposób przekazywania mu informacji. Może to być w większości ustne lub obejmować, na przykład, prezentacje na projektorze, znajomość partnerów z drukowanymi tekstami, materiałami wideo itd. Konieczne jest, aby z góry upewnić się, że organizacja negocjacji handlowych przez odpowiedzialną stronę będzie zawierała odpowiednią podaż techniczną.