Praca biurowa w przedsiębiorstwie. Czy to jest nomenklatura?

W swojej pracy każde przedsiębiorstwo zajmuje się masą dokumentów i dokumentów. Ich klarowna klasyfikacja jest konieczna do usystematyzowania, kontroli, a także do efektywnego podejmowania decyzji. W końcu, jeśli dział księgowości lub dział personalny po prostu skompilował dokumenty bez przypisywania im numeru i daty, byłoby po prostu niemożliwe, aby uporządkować zamówienia i raporty. A żeby szybko znaleźć w archiwum konkretnej sprawy, potrzebujemy jednego katalogu, który jest nomenklaturą przypadków. Nomenklatura jest skompilowaną listą wszystkich ponumerowanych przypadków.

Cel nomenklatury w przedsiębiorstwie

Bez jasnej systematyzacji w archiwach powstałby chaos. Ponieważ nomenklatura jest ważnym elementem pracy każdego przedsiębiorstwa, ważne jest, aby określić jego wartość.

1. Przede wszystkim możliwe jest szybkie wyszukanie wymaganego przypadku przy użyciu jego numeru seryjnego lub daty rejestracji. Wszystkie informacje na temat miejsca, w którym znajduje się ten dokument, można znaleźć w katalogu, w którym wszystko jest pogrupowane według określonego atrybutu.
2. Nomenklatura służy do przypisania konkretnej tablicy rejestracyjnej do dokumentu, zgodnie z jej atrybutem. Na przykład wszystko zamówienia na zwolnienie można rozpocząć od liter PU, a raporty do podatku - WŁ.
3. Nomenklatura jest głównym kryterium wyboru dokumentów, które muszą być archiwizowane. Ponadto informacje nomenklatury można wykorzystać do zniszczenia dokumentacji, jeśli wygasła.
4. Bez tej systematyzacji niemożliwe byłoby przechowywanie plików tymczasowych. Będą musieli stale opisywać, co zajmuje dużo czasu.
5. Niezbędny w archiwach.

Rodzaje nomenklatury

Nomenklaturę przypadków można przedstawić w trzech formach: typowej, przykładowej i indywidualnej.

Typowe wykorzystanie tego samego rodzaju przedsiębiorstwa, na przykład z tej samej branży. Jednak nie dotyczy wszystkich tych przedsiębiorstw i jest dokumentem regulacyjnym.

Approximate to zalecenie dla organizacji prowadzących działalność w jednym przemyśle.

Te dwa typy są opracowywane. usługi publiczne praca biurowa i są wymagane do użytku. Najczęściej dotyczy to pozycji, nagłówków dokumentów. Tylko rzadko można dokonać pewnych dostosowań do specyfiki przedsiębiorstwa.

Indywidualna nomenklatura spraw rozwija się wyłącznie w ramach organizacji. Jest używany tylko do dokumentacji celów wewnętrznych.

Sporządzenie listy klasyfikacji

Jeśli nowo utworzone przedsiębiorstwo nie ma nomenklatury instytucji, zaleca się jak najszybciej rozpocząć tworzenie książki i listy klasyfikacyjnej. Można to zrobić na dwa główne sposoby: powierzyć wdrożenie obsługi personelu lub zewnętrznej organizacji specjalizującej się w prowadzeniu dokumentacji.

W pierwszym przypadku istotną zaletą jest to, że można opracować nomenklaturę wyłącznie dla przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę specyfikę produkcji i indywidualne cechy. Ale wielką wadą jest to, że nie wszyscy specjaliści HR wiedzą, jak prawidłowo zorganizować tę pracę. W trakcie tego procesu możesz popełnić wiele błędów, które doprowadzą do utraty ważnych dokumentów.

Drugą opcją jest zaproszenie profesjonalnych urzędników i zapłacenie im opłaty za sporządzenie nomenklatury. Minus - musisz wydawać pieniądze. Plus - praca zostanie wykonana sprawnie i szybko.

Etapy tworzenia

W procesie budowania listy dokumentów konieczne jest przejście przez kilka głównych etapów, bez których nomenklatura organizacji nie będzie jakościowo wykonana i nie będzie mogła być wykorzystana.

1. Na pierwszym etapie nomenklatura jest podpisywana przez pracownika odpowiedzialnego za archiwum.

2. Ponadto kierownik działu ewidencji powinien zapoznać się z przygotowanymi materiałami i, jeśli wszystko jest zgodne z normami, podpisać.

3. Następnie komisja ekspercka przedsiębiorstwa uzgodni nomenklaturę. Po spotkaniu sporządzany jest protokół.

4. Następnie gotowa nomenklatura jest wysyłana do przeglądu przez komisję weryfikacyjną eksperta odpowiedniej organizacji archiwizującej. Należy to robić raz na 5 lat (ten etap nie dotyczy organizacji, które nie przekazują do państwa do składowania).

5. I ostatni akcent - podpis szefa organizacji na szyi zatwierdzenia.

Po pomyślnym zakończeniu wszystkich pięciu punktów, nomenklatura jest gotowa do użycia.

Przykład sporządzenia nazewnictwa

Ponieważ nomenklatura jest listą dokumentów skompilowanych w określony sposób, ma ona typową strukturę. Rozważmy przykład, jak klasyfikacja powinna wyglądać w formie papierowej lub elektronicznej:

Ogólny widok nomenklatury przedstawiono na rysunku:

Pod koniec roku wypełnia się osobną kolumnę, w której zapisano całkowitą liczbę wniesionych spraw przekazanych do archiwum, które zostały zniszczone.