Lista zapasów: podstawowe zasady projektowania i typowe błędy

W każdym przedsiębiorstwie należy okresowo przeprowadzać inwentaryzację, czyli weryfikację faktycznie istniejącego sprzętu w magazynie w odniesieniu do danych określonych w dokumentacji. W tym celu sporządzane są całe prowizje, których członkowie odpowiadają za przestrzeganie ustalonych zasad. Podczas wydarzenia tworzy się inwentarz. Służy jako podstawa do porównania z podstawową dokumentacją.

Lista zapasów tworzona jest ręcznie

Tak więc, tuż przed procedurą uzgadniania, konieczne jest przygotowanie raportów w określonym dniu. Wszystkie dokumenty negocjacyjne, pokwitowania i nakazy wydawania / faktury powinny być dostarczone członkom komisji. Często dostępność towarów w magazynach jest sprawdzana zgodnie z dostępnymi danymi na temat bilansów wartości materiałowych. Co do zasady w każdej oddzielnej jednostce terytorialnej wyznacza się osobę odpowiedzialną finansowo. Powinna udokumentować znalezione rozbieżności. Zaleca się prowadzenie rejestru każdego produktu według partii i numerów seryjnych, ponieważ pozwoli to uniknąć ponownej klasyfikacji i zaoszczędzić czas w celu zidentyfikowania rozbieżności. Formy zapasów inwentaryzacyjnych są opracowywane przez specjalistów przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę wymagania obowiązującego prawodawstwa. Oczywiście, ręczne wypełnianie jest dość trudne i niewygodne. Jednak zaoszczędzony czas został poświęcony na przesłanie danych do komputera. Po sprawdzeniu faktycznej dostępności sprzętu w magazynie następuje zestawienie, które umożliwia wykrycie rozbieżności. Wykonywanie takiej pracy ręcznie wiąże się z jedną poważną wadą: prawdopodobieństwo błędu jest zbyt wysokie, ponieważ czynnikiem ludzkim jest zawsze to, gdzie być.

Inwentaryzacja zapasów w formie elektronicznej

Obecnie uważa się, że jest to doskonalsze i mniej pracochłonne w wykonywaniu prac weryfikacyjnych przy pomocy specjalistycznych programów i sprzętu. Tak więc towary w magazynie przechodzą specjalny skan, a uzyskane dane są automatycznie wprowadzane do ustalonych formularzy. Po pełnym wypełnieniu wszystkich arkuszy tworzona jest lista zapasów. Jego forma może pozostać standardowa lub być dostosowana przez klienta. Również w trybie automatycznym fakt jest porównywany z danymi księgowymi. Ostatecznie specjalista otrzymuje wynik w postaci listy niespójności, którą można dostosować według własnego uznania. Nadwyżka lub niedobór towarów jest wykazywana w postaci czynności związanych z odpisem lub oddaniem towaru.

Lista zapasów: typowe błędy

Przede wszystkim chciałbym zauważyć, że weryfikacja faktycznej dostępności towarów powinna być przeprowadzana regularnie. Nieodpowiedzialne podejście do takich kwestii prowadzi do obniżenia poziomu rentowności przedsiębiorstwa, a co za tym idzie do zmniejszenia wielkości płac. Zapasy powinny być wykonywane jakościowo, unikając odpustów i nieuwagi. Dzięki odpowiedniemu podejściu w okresie takich procedur, możliwe jest wykrycie wadliwych lub przeterminowanych produktów, natychmiastowe odpisanie bezużytecznych towarów, a tym samym znaczne zwiększenie prestiżu firmy.