Rodzaje i klasyfikacja dokumentów. Klasyfikacja dokumentów księgowych

Współczesny człowiek, wykonujący czynności w określonym obszarze, często pracuje z różnymi dokumentami. Jaka jest specyfika ich klasyfikacji? Jaka jest możliwość identyfikacji pewnych niezależnych kategorii źródeł? Jakie są szczegóły podejść do klasyfikacji dokumentów obowiązujących w rosyjskich przedsiębiorstwach?

Przedmiot klasyfikacji

Zanim powiemy o podejściu do podziału źródeł na poszczególne klasy, warto ustalić, jaka jest rzeczywista koncepcja dokumentu. Klasyfikacja dokumentów obejmuje określony proces jej wdrożenia. Co dzisiejsi badacze rozumieją przez to?

Zgodnie z powszechną interpretacją pojęcie dokumentu można interpretować jako odzwierciedlenie w jednej lub innej stabilnej formie - wydrukowanej lub skomputeryzowanej - informacji istotnych z gospodarczego, społecznego, kulturalnego, prawnego lub administracyjnego punktu widzenia. Liczy się to, w jakim stopniu źródło tej informacji spełnia kryteria przyjęte dla danej dziedziny, w której ma być stosowana.

Teraz staje się jasne, że takie kategorie, jak informacja i dokument, klasyfikacja dokumentów, odgrywają najważniejszą rolę w biznesie i administracji, w edukacji i innych obszarach ludzkiej działalności. Zastosowanie pewnych kryteriów klasyfikacji źródeł do określonej klasy zapewnia stabilność systemu zarządzania, programu edukacyjnego, prawnego i parzystego reżim polityczny ułatwia dostęp zainteresowanych obywateli do wymaganych danych.

Kryteria i cechy klasyfikacji dokumentów przyjętych w danym państwie lub sektorze gospodarki mogą być bardzo różne. Zastanów się nad tymi, które pojawiły się we współczesnej rosyjskiej praktyce biznesowej. Na początek zdefiniujemy podstawowy termin, o którym mowa.

Definicja klasyfikacji

Czym jest klasyfikacja dokumentów? Można to uznać za proces i zjawisko. W pierwszym przypadku termin należy rozumieć jako procedurę przypisywania źródeł do określonego typu w oparciu o generalizujące cechy. W drugiej interpretacji klasyfikacja dokumentów jest schematem, w którym proces jest realizowany, co jest omawiane w pierwszym przypadku.

Kryteria klasyfikacji

Wybór cech, za pomocą których poszczególne źródła są uogólniane na klasy, można przeprowadzić z różnych powodów. Wszystko zależy od praktyki, która rozwinęła się w określonej gałęzi przepływu pracy. Podstawą klasyfikacji dokumentów może być charakter informacji w nich zawartych. Tak więc zwyczajowo dzieli się informacje obecne w źródłach na trzy główne odmiany: retrospektywną, aktualną i prospektywną. Klasyfikacja dokumentów może być przeprowadzana na podstawie funkcji, które wykonuje źródło. Zakres takich - najszerszy. Istnieje funkcja komunikacyjna, menedżerska, referencyjna, prawna, kulturowa.

W obrębie każdej klasy dokumentów najczęściej wyróżniane są dodatkowe kategorie źródeł. Na przykład, jeśli podstawą dla ich klasyfikacji jest funkcja, wówczas wśród dokumentów, dla których jest ona charakterystyczna - najczęściej są to prawa - można utworzyć dodatkowe grupy źródeł. W ten sposób powstaje system klasyfikacji dokumentów. Na przykład źródła, które pełnią funkcję prawną, mogą zawierać przepisy, dokumenty księgowe i finansowe. Klasyfikacja dokumentów regulacyjnych może również oznaczać ich podział na dodatkowe kategorie. Na przykład, jeśli chodzi o prawa, mogą one być federalne, regionalne lub miejskie.

Dokumenty w biznesie

W rosyjskiej praktyce biznesowej klasyfikacja dokumentów obejmuje identyfikację dwóch głównych grup źródeł. Jaka jest ich istota? Po pierwsze, istnieją dokumenty odzwierciedlające ogólne problemy działalności organizacji, a także te związane z działaniami zarządczymi oraz te, które odzwierciedlają aspekty zarządzania przedsiębiorstwem. Ich kompilacja zwykle nie implikuje wąskiej specjalizacji z powodu pracy, ale różne ograniczenia mogą być praktykowane w firmie w celu uzyskania dostępu do nich.

Po drugie, istnieją dokumenty odnoszące się do funkcji poszczególnych działów firmy. Mogą odnosić się do działań związanych z księgowaniem, sprzedażą, marketingiem, sprzedażą, rozwojem itp. W tym przypadku ich tworzenie może wymagać tej samej wąskiej specjalizacji: jest mało prawdopodobne, aby specjalista ds. Sprzedaży lub programista był dobrze zorientowany w zawiłościach dokumentacji księgowej.

Oprócz dwóch głównych grup źródeł, rodzaje dokumentów i ich klasyfikacja w biznesie mogą być dostarczane w szerokim zakresie odmian. Zastanów się nad popularnymi interpretacjami poszczególnych podejść.

W rosyjskim środowisku biznesowym takie kryterium klasyfikacji dokumentów jako ich statusu cyfrowego lub papierowego jest powszechne. Chociaż źródło może mieć tę samą treść, zarówno w postaci pliku komputerowego, jak i wydruku, jest ono podzielone na dwa różne typy.

Ta metodologia jest częściowo wspierana przez prawodawcę: na przykład metody uwierzytelniania dokumentów cyfrowych i papierowych mogą się znacznie różnić. Drukowane źródła powinny być podpisane i opieczętowane, natomiast elektroniczne powinny być certyfikowane przy użyciu specjalnych algorytmów szyfrowania, zwanych podpisami elektronicznymi.

Źródła mogą być również klasyfikowane przez adresata. W ramach tego kryterium mogą być one indywidualne lub zbiorowe (typowe). W drugim przypadku mogą nabrać charakteru lokalnego aktu prawnego. Przykładami takich dokumentów są lista pracowników, zbiorowa umowa o pracę. Źródła osobiste mogą obejmować notatka biurowa.

Zrobione w języku rosyjskim klasyfikacja przedsiębiorstwa dokumenty w dokumentacji oznaczają również podział źródeł na różne typy w zależności od ich poziomu autentyczności. Dokument może być oryginalny, przedstawiony jako duplikat, jako kopia. Te ostatnie z kolei mogą być proste lub notarialne - prawna siła źródeł w tym przypadku najprawdopodobniej będzie inna.

Źródła wewnętrzne i zewnętrzne

Klasyfikacja dokumentów w dokumentacji w przedsiębiorstwie może oznaczać ich podział według pochodzenia. Zatem źródła mogą być tworzone wewnętrznie w ramach struktury przedsiębiorstwa lub zewnętrzne. Te pierwsze mogą obejmować, na przykład, kolejność nagłówka, notatki urzędowej, tego lub tego opisu stanowiska. Przykłady dokumentów drugiego rodzaju - list firmowy, oferta handlowa.

Głównym kryterium klasyfikacji dokumentów jako wewnętrznych lub zewnętrznych jest niezależność prawna organizacji. To nie zawsze może korelować z ekonomicznym. Oznacza to, że jeśli źródło jest tworzone przez jedną spółkę LLC lub spółkę JSC i jest przenoszone na adres innej osoby prawnej, zostanie uznane za zewnętrzne dla partnera, nawet jeśli pierwsza firma posiada pakiet kontrolny w drugim.

Zapisy księgowe

Wśród kluczowych typów biznesowych dokumentów - rachunkowości. Jakie źródła odnoszą się do niego? Dokumentacja księgowa to zbiór pisemnych dowodów potwierdzających fakty związane z realizacją określonych operacji biznesowych lub prawo przedsiębiorstwa do uczestniczenia w nich. Klasyfikacja dokumentów księgowych przyjętych przez rosyjskie przedsiębiorstwa obejmuje następujące kryteria.

Po pierwsze, właściwy typ źródeł można sklasyfikować w zależności od miejsca przeznaczenia. Tak więc dokumenty mogą być administracyjne, uniewinniające, projektowane lub łączone - łącząc kilka znaków.

Po drugie, klasyfikacja dokumentów księgowych może obejmować ich podział na pierwotne i skonsolidowane, w zależności od kolejności przygotowania źródeł.

Po trzecie dokumenty związane z czynnościami księgowymi można podzielić na jedną lub drugą kategorię w zależności od treści operacji. Zatem źródła mogą być istotne, związane z transakcjami pieniężnymi, a także obliczone.

Cel dokumentów księgowych

Powyżej zauważyliśmy, że w zależności od celu dokumenty o charakterze księgowym można podzielić na trzy główne typy: administracyjne, wykonawcze i projektowe. Istnieją również źródła, które łączą funkcje, które są charakterystyczne dla kilku typów dokumentów naraz. Rozważ ten schemat bardziej szczegółowo. Faktem jest, że taka klasyfikacja dokumentów prawnych jest bardzo rozpowszechniona w rosyjskich przedsiębiorstwach. Przydatne będzie zbadanie jego funkcji.

Zwyczajem jest odwoływanie się do źródeł administracyjnych: zleceń kierownictwa, zleceń i instrukcji wydawanych przez kierownictwo, a także zleconych przez kompetentnych pracowników pełnomocnictwa. Poprzez te dokumenty struktury przedsiębiorstw odpowiedzialne za tworzenie ważnych decyzje dotyczące zarządzania zatwierdza te lub inne działania podległych jednostek lub pracowników mających na celu wykonywanie działalności gospodarczej. Jednak informacje zawarte w dokumentach administracyjnych, zwykle nie zapisywane w wewnętrznych rejestrach księgowych, jako fakty związane z bezpośrednią realizacją transakcji gospodarczych, nie zawierają.

Do dokumentów wykonawczych mogą należeć takie źródła, jak list przewozowy, akt akceptacji, zamówienie, wymóg. Inną popularną nazwą tego typu źródła jest kupon. Są kompilowane w momencie, gdy transakcja biznesowa jest przeprowadzana bezpośrednio. Informacje zawarte w dokumentach wykonawczych są wprowadzane do rejestrów księgowych przedsiębiorstwa.

Istnieją źródła, które łączą cechy charakterystyczne zarówno dla dokumentów administracyjnych, jak i wykonawczych. Wśród nich - lista płac lub, na przykład, polecenie zapłaty.

Jeśli chodzi o źródła projektowe, ich głównym celem jest przygotowanie kont odzwierciedlających fakty zawarte w dokumentach administracyjnych i wykonawczych. Są one zwykle przypisywane różnym typom oświadczeń - oszczędności, amortyzacja, wydatki, odzwierciedlające obliczenia według standardowego kosztu, a także różne rodzaje referencji.

Istnieją inne powody klasyfikacji dokumentów w branży księgowej. W ten sposób dystrybuowany jest model, w którym określone typy dokumentów i ich klasyfikacja są określane przez księgowych w zależności od jednego lub kilku znaków następującego spektrum: cel, zawartość operacji, kwota środków w transakcjach, liczba ustalonych procedur, sposób wypełniania.

Specyfika dokumentów pierwotnych

Wśród najważniejszych dokumentów typu rachunkowego - podstawowe. Zapisują fakty związane z prowizją niektórych transakcji biznesowych w przedsiębiorstwie. Dokumenty te wskazują, że firma dostarczyła towary lub świadczyła usługi, za które zapłacono. Powyżej zauważyliśmy, że w rosyjskich przedsiębiorstwach podział źródeł na wewnętrzne i zewnętrzne jest powszechny. Można zauważyć, że klasyfikacja dokumentów pierwotnych doskonale koreluje z odpowiednim kryterium. Istnieją podstawowe dokumenty pochodzenia wewnętrznego - akty lub konta tworzone przez specjalistów personelu, a także zewnętrzne źródła kierowane przez inne podmioty prawne. Mogą to być również rachunki, czynności i inne wymagania.

Pierwotne dokumenty są klasyfikowane jako wykonawcze lub kupon. Są podstawą rachunkowości. Ten rodzaj dokumentów jest jednym z podstawowych narzędzi służących utrzymaniu gospodarczej stabilności przedsiębiorstw. Istnieje wiele wymagań dotyczących ich projektu. Rozważ je.

Funkcje pracy z dokumentami podstawowymi

Pierwotne źródła w rosyjskich przedsiębiorstwach powinny być tworzone w języku rosyjskim. Powinny być tworzone w stabilnej formie dokumentacyjnej - na papierze lub w formie pliku umieszczonego na niezawodnym nośniku. Dokumenty podstawowe powinny być sporządzane na podstawie standardowych formularzy przyjętych w branży lub zalecanych przez służby za pośrednictwem tych lub innych aktów prawnych.

Błędne wpisy w dokumentach podstawowych nie mogą zostać poprawione poprzez narysowanie odpowiednich liter lub cyfr na tych, które już znajdują się na papierze. Konieczne jest wykreślenie nieprawidłowych informacji, a następnie wpisanie właściwego tekstu powyżej, a także pozostawienie komentarzy przewidzianych w regułach przepływu pracy. Jednocześnie istnieją dokumenty, których nie można skorygować bez koordynacji z właściwymi urzędnikami lub kierownictwem organizacji.

Jak tylko główne źródło jest dostępne dla księgowego, należy sprawdzić poprawność formy, dokładność liczb, sformułowanie. Wszystkie wymagane szczegóły muszą zostać sprawdzone. Księgowy, badając pierwotny dokument i upewniając się, że jest on poprawny, w przepisowy sposób wprowadza zawarte w nim informacje do rejestrów. Sam dokument jest zwykle oznaczony, aby zapobiec ponownemu wykorzystaniu odpowiednich informacji.

Transakcje biznesowe podlegają fiksacji w odpowiednich rejestrach zgodnie z chronologiczną kolejnością ich wykonywania. Ponadto w większości przypadków księgowy musi rejestrować informacje o procedurach biznesowych na specjalnych kontach.

Pierwotne źródła sklasyfikowane jako pieniężne powinny być oznaczone specjalnymi znaczkami: w zależności od konkretnej procedury odpowiednie elementy graficzne mogą zawierać informacje o otrzymaniu źródeł lub o płatności za towary lub usługi, o których mowa w dokumencie. Źródła pierwotne powinny być przechowywane w dziale księgowości przez okresy ustanowione przez prawo.

Źródła pierwotne i skonsolidowane

Główne klasyfikacje dokumentów, które pojawiły się w rosyjskiej praktyce biznesowej, implikują również wybór skonsolidowanych źródeł w odrębnej kategorii. Jaka jest ich specyfika? Faktem jest, że dokumenty skonsolidowane są tworzone na podstawie dokumentów pierwotnych. Jak dokładnie?

Dokumenty pierwotne zakładają ustalenie każdej niezależnej operacji gospodarczej. Może to być otrzymanie pewnych materiałów w dziale produkcji, wysyłka gotowych produktów do konsumenta, lista płac, inne operacje z w gotówce.

Te podstawowe dokumenty, które są homogeniczne dla określonego atrybutu, są łączone w skonsolidowane źródła. W większości przypadków są one jednym z elementów rejestrów księgowych, o których wspominaliśmy powyżej. Przykład skonsolidowanego źródła: dziennik, wyciąg, raport maszynowy. Rejestry, jeśli rozumieją skonsolidowane źródła, mogą być wykorzystywane do celów późniejszej analizy danych związanych z transakcjami handlowymi.

Różnorodność podejść

Przeanalizowaliśmy cechy klasyfikacji dokumentów, których kryteria ustalono w rosyjskiej praktyce biznesowej. Oczywiście w innych obszarach można przyjąć inne kryteria. Klasyfikacja dokumentów archiwalnych, medycznych, historycznych i innych źródeł może być prowadzona z różnych powodów. Odpowiednie kryteria można określić zarówno na poziomie oficjalnych aktów prawnych, jak i źródeł, które pojawiły się jako element praktyki, który rozwinął się w danej dziedzinie.